Obowiązki informacyjne pracodawcy oraz uprawnienia pracowników do szkoleń

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie w 2023 roku zawierała wiele zmian w dotychczasowych przepisach, a ponadto obejmowała także wprowadzenie nowych rozwiązań. Wśród tych drugich warto zwrócić uwagę na regulacje rozszerzające obowiązki informacyjne pracodawcy oraz określenia zasad finansowania szkoleń pracowników – co przewidują te unormowania? Piszemy na ten temat poniżej w artykule.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy oraz uprawnienia pracowników do szkoleń – podstawa prawna oraz termin obowiązywania

Przepisy określające obowiązki informacyjne pracodawców oraz uprawnienia pracowników do szkoleń zostały ujęte w unormowaniach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwanej dalej „kp”.

Nowe rozwiązania w zakresie obowiązków informacyjnych pracodawcy oraz finansowania szkoleń pracowników wynikają z Ustawy z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 641). Weszły w życie w tym samym dniu, co nowelizacja, czyli 26 kwietnia 2023 roku.

Implementacja prawa unijnego jako podstawa ustanowienia nowych obowiązków w zakresie informowania i szkolenia pracowników

Nowelizacja kp wdrażała do krajowego porządku prawnego postanowienia prawa Unii Europejskiej (UE), które zawarto w:

• dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L 188 z 12.07.2019, s. 79), określanej w dalszej części niniejszego tekstu jako „dyrektywa 2019/1158”. Cele stanowiące przesłankę nowelizacji zostały sformułowane w motywie 25. dyrektywy 2019/1158;

• dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 roku w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L 186 z 11.07.2019, s. 105), w dalszej części określanej mianem „dyrektywy 2019/1152”.

Druga zmiana polega natomiast na wdrożeniu art. 13 dyrektywy 2019/1152. Zgodnie z tym zapisem państwa członkowskie zapewniają, aby w przypadku gdy na mocy prawa UE lub prawa krajowego albo umów zbiorowych pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi szkolenia dla celów wykonywania pracy, do której został zatrudniony – szkolenie takie zagwarantowane było pracownikowi nieodpłatnie, liczyło się jako czas pracy i w miarę możliwości odbywało się w godzinach pracy.

W razie przyznania pracownikowi prawa do nieodpłatnego szkolenia niezbędnego do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku również wówczas, gdy na mocy umowy o pracę pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi takiego szkolenia oraz w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego – szkolenia te zalicza się do czasu pracy i realizuje, w miarę możliwości, w godzinach pracy.

Informowanie o możliwości awansu oraz wolnych stanowiskach pracy

W ramach nowelizacji dokonano zmiany brzmienia art. 94(2) kp, bowiem do obecnej regulacji nakładającej na pracodawcę obowiązek informowania pracowników – w sposób przyjęty w danej firmie – o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy dodano nowe zobowiązania o charakterze informacyjnym.

Zgodnie z art. 94(2) kp pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
• możliwości awansu;
• wolnych stanowiskach pracy.

Powyższa zmiana stanowi więc realizację postulatu przewidzianego w przywołanym powyżej motywie 25. dyrektywy 2019/1158.

Wspomnieliśmy już, że dotychczas pracodawca był również zobligowany do informowania pracowników w przedmiocie możliwości zatrudnienia (w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy), omawiana modyfikacja oznacza zatem rozszerzenie zakresu przedmiotowego informacji dla pracownika. Nie ulega natomiast zmianie sposób przekazywania pracownikom informacji wymaganych przepisami kp – następuje to bowiem w sposób przyjęty u danego pracodawcy (poprzez udostępnienie w ogólnie dostępnym miejscu, np. na tablicy ogłoszeń lub w sekretariacie danego przedsiębiorstwa).

Przykład 1.

Pan Jacek prowadzi firmę świadczącą usługi informatyczne oraz obsługę biurową. Dotychczas przedsiębiorca był obowiązany do informowania o możliwości zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze czasu. Pan Jacek zlecił w dziale kadrowym opracowanie dokumentu obejmującego powyższe informacje, który jest dostępny do swobodnego wglądu dla pracowników. Po zmianach, które weszły w życie 26 kwietnia 2023 roku, pracodawca jest także zobowiązany do przekazania pracownikom informacji dotyczących możliwości awansu oraz wolnych stanowiskach pracy w przedsiębiorstwie. W takiej sytuacji pan Jacek wydał polecenie rozbudowania dokumentu dotąd udostępnianego zatrudnionym o dane wymagane na podstawie znowelizowanego Kodeksu pracy. Uwzględnienie tych informacji wywołuje konieczność przeprowadzenia dodatkowych analiz w zakresie wakatów w zakładzie pracy oraz ścieżki awansu zawodowego.

Oczywiście pracodawcy, którzy dotychczas realizowali obowiązki informacyjne w minimalnym zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy, będą mieli więcej czynności do wykonania. W odniesieniu do przedsiębiorców, którzy z własnej inicjatywy wdrożyli w firmie politykę informacyjną w bardziej całościowym ujęciu, nowelizacja kp nie będzie już stanowiła większego wyzwania.

Przykład 2.

Pan Artur jest właścicielem firmy handlowo-usługowej, w której jednym z elementów motywacyjnych dla pracowników jest określona w przejrzysty sposób ścieżka awansu zawodowego. W zakładowym biuletynie wskazano konkretne szczeble awansu zawodowego oraz przypisane im korzyści – zarówno o charakterze materialnym, jak również rzeczowym. Informacja dotycząca powyższych aspektów jest na bieżąco (kwartalnie) aktualizowana. W takim przypadku pan Artur będzie zobowiązany, po zmianach w Kodeksie pracy, uzupełnić biuletyn firmowy jedynie o informację o wolnych stanowiskach pracy. Już wcześniej bowiem zakład pracy był zobligowany do informowania o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

Szkolenia zapewniane przez pracodawcę – pokrycie kosztów oraz wliczenie do czasu pracy

Kolejną istotną zmianą wynikającą z nowelizacji kp jest nowy przepis dotyczący charakteru szkoleń pracownika niezbędnych do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku pracy. Nowo wprowadzony w kp art. 94(13) realizuje zatem postulat prawa unijnego zapewnienia pracownikowi nieodpłatnych szkoleń niezbędnych do wykonywania pracy danego rodzaju. Zaliczanie tych szkoleń do czasu pracy oraz organizowanie ich w miarę możliwości w godzinach pracy to kolejne uwarunkowania konieczne do spełnienia przez pracodawcę.

Obligatoryjne szkolenia (wymagane na podstawie przepisów prawnych, porozumień zbiorowych, umowy o pracę oraz polecenia przełożonego) są zatem finansowane przez pracodawcę i powinny odbywać się w godzinach pracy. Jeżeli szkolenie przypadało poza normalnymi godzinami pracy, okres jego trwania należy wliczyć do czasu pracy.

W przypadku gdy wskazane szkolenia będą spełniały warunki ustalone w przepisach kp dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dodatkowo zastosowanie będą miały właśnie te unormowania.

Przykład 3.

Pracodawca skierował pracowników na szkolenia wymagane na podstawie art. 94(13) kp. Ich specyfika powoduje, że spełniają one jednocześnie warunki zastrzeżone w kp dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. W związku z tym pracownikom przysługują określone uprawnienia przewidziane w kp. Dotyczy to w szczególności prawa do urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z części lub całości dnia pracy na czas niezbędny, by pracownik mógł punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnień od pracy pracownicy zachowują prawo do wynagrodzenia.

Informowanie pracowników o możliwości awansu, wolnych stanowiskach pracy oraz szkolenia – obowiązki informacyjne pracodawcy. Podsumowanie

Nowelizacja przepisów kp rozszerzyła obowiązki informacyjne pracodawców wobec pracowników – przełożony będzie zobligowany do przekazania informacji o możliwości awansu i wolnych stanowiskach pracy. Postępowanie dotyczące realizacji tych działań będzie się odbywać na zasadach ustalonych w danej firmie. Kolejna zmiana odnosi się do obowiązkowych szkoleń pracowników. Nowe rozwiązania jednoznacznie wskazują, że takie szkolenia podlegają finansowaniu przez pracodawcę i powinny być wliczone do czasu pracy.