Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć firmę szkoleniową - praktyczne wskazówki

Wykwalifikowany personel to fundament dobrze prosperującego, profesjonalnego przedsiębiorstwa. Każdy szanujący się pracodawca dokształca swoich pracowników. Ale to nie wszystko, ponieważ osoba, której zależy na własnym rozwoju również inwestuje w szkolenia motywujące czy samorozwojowe. Te czynniki sprawiają, że zapotrzebowanie na szkolenia stale wzrasta, a branża szkoleniowa wciąż się rozwija. Zdobywając praktyczną wiedzę i poznając drogę formalności w szybki sposób można założyć niezwykle opłacalny biznes. W artykule opisujemy jak założyć firmę szkoleniową.

Jak założyć firmę szkoleniową - charakterystyka firmy

Firma szkoleniowa świadczy wszelkiego rodzaju szkolenia, stanowiące jedną z form pozaszkolnego uzupełniania, poszerzania lub zmiany profilu posiadanego wykształcenia zawodowego przez osoby dorosłe, pracujące lub poszukujące pracy. Zaliczane są one do pozostałej działalności oświatowej.

Rodzaje szkoleń

Szkolenia można podzielić na:

  • miękkie,
  • twarde.

Szkolenia miękkie pozwalają na zdobycie takich umiejętności jak umiejętności poszukiwania pracy czy umiejętność radzenia sobie ze stresem albo trudnym klientem. Szkolenia twarde dotyczą zaś zagadnień, które powinny dawać już konkretną umiejętność zawodową. Często też wiążą się z wejściem w życie nowych regulacji mających istotne znaczenie dla działalności innych firm. 

Coraz większą popularnością stają się też szkolenia on-line za pośrednictwem platformy e-learningowej zamieszczonej na stronie internetowej firmy szkoleniowej. Uczestnik szkolenia wykupuje dostęp do bazy i wówczas ma możliwość odsłuchania wykładu lub wykonania ćwiczeń oraz pobranie materiałów dydaktycznych. Szkolenie e-learningowe kończy się zazwyczaj testem dającym możliwość oceny zrozumienia i opanowania wyłożonego zagadnienia.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem firmy szkoleniowej

W wachlarzu usług szkoleniowych występują nieliczne wyjątki, które są szczególnie regulowane. Przykładem może być tutaj organizacja szkoleń w zakresie środków ochrony roślin, która wymaga wpisu do rejestru prowadzonego przez wojewódzkiego inspektora ochrony roślin i nasiennictwa oraz kształcenie podyplomowe pielęgniarek i położnych czy prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców.

Niektóre firmy szkoleniowe powinny też być wpisane do rejestru wojewódzkich urzędów pracy. Taki wpis jest obowiązkowy dla firm szkoleniowych ubiegających się o zlecenia na szkolenie osób bezrobotnych i poszukujących pracy, finansowane z następujących środków publicznych:

  • Funduszu Pracy,

  • Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

  • funduszy pomocowych Unii Europejskiej. 

Większość usług szkoleniowych nie jest uznawanych jako działalność regulowana w związku z tym nie ma potrzeby zdobywania odpowiednich koncesji, zezwoleń czy licencji. 

Chcąc świadczyć usługi szkoleniowe na publicznym rynku (np. kursy zawodowe) konieczna może się okazać akredytacja kuratora oświaty właściwego dla lokalizacji usługi. O przyznanie takiej akredytacji może się ubiegać placówka, która prowadzi minimum rok kształcenie w zakresie objętym wnioskiem. 

Firma szkoleniowa a certyfikaty ukończenia szkolenia

Wydanie uczestnikowi szkolenia certyfikatu jego ukończenia nie jest tak prostą sprawą, bowiem niektóre z nich, szczególnie te, które dają kursantowi konkretny zakres uprawnień, wymagają zatwierdzenia przez stowarzyszenia zrzeszające przedstawicieli danej branży.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy szkoleniowej

Prowadząc firmę szkoleniową, przedsiębiorca może to robić w dowolnej formie, poza spółką partnerską (która jest zarezerwowana dla wolnych zawodów). Możliwe jest również świadczenie usług szkoleniowych w formie działalności nierejestrowanej.

Jak założyć firmę szkoleniową?

Decydując się na jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną rejestracji dokonuje się na formularzu CEIDG-1, spółkę prawa handlowego (spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) rejestruje się składając wniosek do KRS.

Określenie PKD dla firmy szkoleniowej

Podstawowy numer PKD dla firmy szkoleniowej to 85.59B Pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy szkoleniowej

Przedsiębiorca zakładając firmę szkoleniową ma do wyboru dwie formy opodatkowania:

Przy opodatkowaniu działalności na zasadach ogólnych należy zwrócić uwagę na zmiany dotyczące kwoty zmniejszającej podatek. Od 2017 roku kwota zmniejszająca podatek zależna jest od osiągniętego przez podatnika dochodu. W związku z czym jeśli dochody nie przekroczą kwoty 85 528 zł to przy wyliczaniu zaliczki na podatek uwzględniona zostanie kwota zmniejszająca podatek w wysokości 556,02 zł w skali roku. Natomiast, gdy dochody podatnika przekroczą kwotę 85 528 zł (drugi próg podatkowy) to zaliczek na podatek dochodowy nie należy pomniejszać o kwotę zmniejszającą podatek. Przy czym ostateczna wysokość kwoty zmniejszającej podatek będzie ustalana dopiero przy sporządzaniu zeznania rocznego.

Dokonując wyboru odpowiedniej formy opodatkowania przedsiębiorca powinien oszacować planowany przychód oraz koszty.Świadcząc usługi  edukacji pozaszkolnej nie ma możliwości wyboru opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego i rozliczanie się za pomocą karty podatkowej. Wyjątkiem dla karty podatkowej jest udzielanie lekcji na godziny, czyli korepetycji.

Firma szkoleniowa z VAT czy bez VAT?

Usługi edukacji pozaszkolnej w tym kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego podlegają zwolnieniu od podatku VAT w przypadku gdy są świadczone przez podmioty, które uzyskały akredytację w rozumieniu przepisów o systemie oświaty i to wyłącznie w zakresie usług objętych akredytacją oraz gdy są finansowane w całości ze środków publicznych. 

Zarządzanie firmą szkoleniową

Zawód szkoleniowca w Polsce wiąże się ze stosunkowo prostą procedurą prawną przy założeniu. Aby nim zostać nie trzeba zazwyczaj posiadać żadnych uprawnień (wyjątkiem są ścisłe specjalizacje, np. BHP). By założyć działalność szkoleniową nie potrzeba również dużych nakładów finansowych na start. Większość szkoleniowców prowadzi własne, jednoosobowe firmy, specjalizujące się w przekazywaniu różnorodnej wiedzy, bądź z biegiem czasu rozwija biznes i zatrudnia kilka osób.

Konkurencja na rynku szkoleń jest bardzo duża, dlatego też każdy właściciel firmy szkoleniowej od początku działalności stawia na szereg działań marketingowych, reklamowych, które mają za zadanie wypromowanie marki i przybliżenie profilu firmy potencjalnym konsumentom. Nie bez znaczenia jest też wykwalifikowana kadra pracownicza a także niestandardowe podejście do tematyki szkoleń. W natłoku spraw, kwestie odpowiedniego zarządzania firmą - by działała zgodnie z prawem i obowiązującymi przepisami, schodzi na dalszy plan. Są to jednak bardzo istotne kwestie, których niedopełnienie może doprowadzić do rychłego zamknięcia działalności i szeregu implikacji prawnych. By uniknąć tego typu sytuacji, można rozważyć korzystanie z systemów do kompleksowego zarządzania firmą, np. systemu wFirma.pl.

Dzięki systemowi, właściciel firmy szkoleniowej zyskuje możliwość m.in.

  • wystawianie wszystkich rodzajów faktur w różnych językach i walutach

  • moduł CRM - służący do zarządzania relacjami z kontrahentami czy planowaniem zadań w firmie

  • możliwość wysyłki e-deklaracji dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS

Dodatkowym benefitem dla przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników i korzystającego z systemu wFirma.pl, jest możliwość sprawnego i intuicyjnego wystawiania umów dla zatrudnionych w ramach modułu “Kadry i płace”.  Co więcej przedsiębiorca może:

  • generować listę płac

  • prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników

  • tworzyć deklaracje roczne i wysyłać je do odpowiedniego urzędu skarbowego

  • generować wydruki kadrowe

 Firma szkoleniowa a kasa fiskalna

Przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej jeżeli świadczy:

  • usługi w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0),

  • usługi jako szkoła tańca i instruktor tańca (PKWiU 85.52.11.0),

  • usługi jako szkoła nauki jazdy (PKWiU 85.53.11).

Pozostałe usługi w zakresie edukacji są objęte zwolnieniem z kasy fiskalnej.

Składki ZUS firmy szkoleniowej

W przeciągu 7 dni od założenia firmy szkoleniowej do ZUS przedsiębiorca powinien złożyć formularz:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu,

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (pracuje na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne).

Konto firmowe dla firmy szkoleniowej

Polskie przepisy nie nakazują wprost posiadania konta firmowego, przedsiębiorca może korzystać z prywatnego rachunku bankowego. Rachunek bankowy jest konieczny, gdy:

  • wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł, lub

  • stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.

Przed założeniem konta warto zwrócić uwagę na sposób dokonywania przelewów - czy jest to transakcja darmowa czy nie oraz na pozostałe opłaty związane z prowadzeniem konta. W przypadku dużej liczby transakcji, koszty prowadzenia konta mogą wzrosnąć, a każda taka opłata może się okazać niepotrzebnym wydatkiem. 

Zatrudnienie pracowników w firmie szkoleniowej

Zatrudnienie specjalistów, trenerów czy wykładowców to konieczność w profesjonalnej firmie szkoleniowej. Nie muszą oni mieć szczególnych uprawnień czy kwalifikacji, pod warunkiem, że nie narzucają tego przepisy branżowe. Doświadczenie zawodowe i umiejętności dydaktyczne wykładowców z pewnością będzie jednak ich atutem, który przyciągnie słuchaczy.

Pracownicy mogą zostać zatrudnieni na podstawie:

  • umowy o pracę (regulowanej przez Kodeks pracy),

  • umowy cywilnoprawnej (regulowanej przez Kodeks cywilny).

Zatrudniając pracowników w ramach stosunku pracy pracodawca ma obowiązek dopilnować wykonania badań wstępnych przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy, z którą powinien mieć podpisaną umowę na wykonywanie w/w badań. 

Warunki lokalowe dla firmy szkoleniowej

Niektóre firmy szkoleniowe ze względu na rodzaj świadczonych szkoleń powinny posiadać swój własny lokal, może być on oczywiście wynajęty. Zazwyczaj jednak nie ma takiej potrzeby, aczkolwiek szkolenia powinny się odbywać w pomieszczeniach zapewniających dobre warunki socjalne oraz higieniczne. Standardem wyposażenia sali szkoleniowej jest sprzęt audio-video (rzutnik multimedialny, nagłośnienie, sieć internetowa). Niektóre szkolenia, szczególnie interaktywne, wymagają zapewnienia uczestnikom dostępu do komputerów stacjonarnych lub mobilnych.

Firma szkoleniowa a RODO

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę szkoleniową, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
  4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Obowiązki, w związku z RODO sprowadzają się do tego, aby nadać odpowiednie upoważnienia osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych (pracowników, kontrahentów, wykonawców, uczestników szkolenia itd), podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi, uzyskania od osoby, której dane osobowe są pozyskiwane, stosownej zgody (jeśli jest wymagana przez RODO) oraz poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej prawach.

Marketing w firmie szkoleniowej 

Podstawą promowania firmy szkoleniowej jest promocja w sieci. Czy się tego chce czy nie, w dzisiejszych czasach Internet to podstawa życia firmy, co sprawia, że marketing internetowy stale się rozwija. Na szczęście, dla początkujących przedsiębiorców, dostępne są darmowe możliwości promocji firmy. Warto postawić na portal, który daje możliwość prezentacji wizytówki branżowej, a także budowania wizerunku eksperta, poprzez prowadzenie bloga firmowego, jak np. Taelo.pl

Jak założyć firmę szkoleniową - krok po kroku

Z czasem, kiedy firma się rozwinie i zacznie na siebie zarabiać, przedsiębiorca powinien zainwestować w dobrą stronę internetową, która stanowi już nie tylko wizytówkę firmy, ale także umożliwia przeglądanie pełnej oferty i terminarza oferowanych usług. Nie należy również zapominać o ogromnej sile social mediów.

Wciąż skuteczne są ulotki, wizytówki oraz bannery. Materiały drukowane zaliczane są do klasycznych form reklamy, a przy tym do jednych z najtańszych. Trzeba pamiętać, by rozdawać je obecnym i potencjalnym klientom wykorzystując do tego codzienne sytuacje. W ten sposób można dotrzeć do sporej grupy osób.

Bardzo ważnym czynnikiem marketingowym prowadząc firmę szkoleniową jest profesjonalne świadczenie szkoleń. Bez wątpienia niezbędna jest tutaj wyjątkowa kadra szkoleniowców, trenerów i wykładowców. Słuchacze powrócą jedynie wtedy gdy uda im się ich zaciekawić, a przy tym przekazać niezbędne kwalifikacje.