Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć zaliczki z unijnej dotacji?

Przedsiębiorcy, którzy uzyskają wsparcie w postaci dotacji często muszą zmagać się z poważnym problemem - skąd wziąć pieniądze na niezbędne zakupy. Tego rodzaju pomoc odbywa się bowiem najczęściej w postaci refundacji wcześniej poniesionych kosztów, pokrytych ze środków własnych. Nie jest to jednak jedyna dostępna opcja, ponieważ coraz częściej przedsiębiorcy mogą liczyć na dotację wypłacaną w formie zaliczek. 

Dawniej system wypłacania dofinansowania sprzyjał wyłącznie firmom, które miały wystarczającą zdolność kredytową albo środki na pokrycie przedsięwzięcia. Zgodnie z tym systemem, dopiero po zrealizowaniu części lub całości projektu beneficjenci mogli ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów w postaci unijnej dotacji. Z systemu zaliczkowego mogły korzystać tylko nieliczne przedsiębiorstwa, które  nie prowadziły działalności wykonywanej w celu osiągnięcia zysku. Zmiany nastąpiły w lutym 2009 roku - od tego czasu łatwiej jest pozyskać wsparcie w postaci zaliczki.

Warunki wypłaty dotacji w formie zaliczki są ustalane podczas indywidualnych rozmów z beneficjentami i mogą one znacząco różnić się w zależności od regionu. Jednak tym, co w przypadku takiego rozwiązania zniechęca oraz utrudnia życie przedsiębiorców są rozliczenia i zasady, których należy przestrzegać, żeby nie narazić się na negatywne konsekwencje. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, na czym polega prawidłowe rozliczenie zaliczki z unijnej dotacji.

Na czym polega rozliczenie zaliczki z unijnej dotacji?

Rozliczenie zaliczki z unijnej dotacji to nic innego, jak wykazanie we wniosku o płatność rzeczywiście poniesionych wydatków (oczywiście takich, które kwalifikują się do objęcia wsparciem) lub zwrot tych środków. W związku z tym to, czy wsparcie zostanie poprawnie rozliczone zależy zarówno od właściwego wykazania kosztów, jak również od ewentualnego zwrotu środków w przewidzianym w umowie terminie.

Co ważne, otrzymanie kolejnej transzy zaliczki uwarunkowane jest rozliczeniem poprzedniej w 100 proc.

Pamiętaj o terminowym rozliczaniu

Niezwykle ważne jest terminowe rozliczanie zaliczki z unijnej dotacji. Nie ma jednorodnych zasad takich rozliczeń, wynikają one bowiem z umowy, jaką podpisuje przedsiębiorca i instytucja udzielająca pomocy. Bardzo ważne jest bezwzględne trzymanie się zapisów w niej zawartych.

Do podstawowych warunków, na jakie trzeba zwrócić szczególną uwagę w przypadku rozliczania dotacji w postaci zaliczki można zaliczyć:

  • korzystanie z zaliczki za pomocą konta zaliczkowego - właściciel firmy w umowie o dofinansowanie wskazuje numer rachunku, za pośrednictwem którego będzie on rozliczał wszelkie wydatki związane z otrzymaną zaliczką,
  • środki z dotacji mogą być wydatkowane tylko i wyłącznie na tzw. wydatki kwalifikowane, a więc te z kosztów poniesionych podczas prowadzenia projektu, które kwalifikują się do refundacji w ramach udzielonego dofinansowania,
  • wniosek o zaliczkę należy złożyć przed dniem rozpoczęcia działania, którego ma ona dotyczyć, a więc przed rozpoczęciem prac, robót czy zakupów,
  • najczęściej przedsiębiorcy mają obowiązek rozliczenia 70 proc. otrzymanej zaliczki w terminie 30 dni od zakończenia etapu/działania, na który przeznaczona miała być wypłacona kwota (w zależności od wielu czynników, umowa może zawierać inny procent otrzymanej zaliczki oraz inny termin rozliczenia),
  • przedsiębiorcy mogą ze środków zaliczki opłacać pełne koszty kwalifikujące się do objęcia wsparciem - oznacza to, iż wydatki mogą być ponoszone z zaliczki zarówno w części odpowiadającej dofinansowaniu, jak i wkładowi własnemu (przy założeniu, iż w następnym okresie przedsiębiorca poniesie wydatki ze środków własnych tak, aby z rozliczenia zaliczki wynikały właściwe proporcje).

Co ważne, w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie rozliczy w wymaganym terminie określonej procentowo wartości zaliczki, zostanie na niego nałożony obowiązek zapłacenia odsetek, jak przy zaległości podatkowej.

Rozwiązanie (nie)idealne?

Mimo wielu zalet, jakie daje uzyskanie dotacji wypłacanej w formie zaliczek, warto zwrócić uwagę na różnego rodzaju ograniczenia, jakie powoduje takie rozwiązanie. Poza bardzo nieelastycznym sposobem rozliczania, który został przybliżony wyżej, przedsiębiorstwa takie często borykają się z problemem braku płynności finansowej. Wynika to z faktu, iż zanim zostanie przyznana kolejna część zaliczki, musi zostać pozytywnie zaakceptowany wniosek, który jednocześnie stanowi rozliczenie poprzedniej transzy. Standardowa procedura akceptacji trwa nawet miesiąc, a zostaje mocno wydłużona w sytuacji, kiedy wniosek zawiera błędy, które mogą wymagać poprawy, czasami kilkukrotnej.

Z powyższym wiąże się jeszcze jeden problem - przedsiębiorca nie jest w stanie dokładnie określić momentu, kiedy środki z zaliczki otrzyma do dyspozycji, co może zaburzyć harmonogram jego rozliczeń z wykonawcami projektu.

Generalnie zaliczki są bardzo pożytecznym instrumentem dla beneficjenta: pozwalają na sfinansowanie części wydatków projektu bez konieczności zadłużania się. Środki pozyskane w ten sposób są nieoprocentowane, ich przyznanie nie jest związane z procedurą oceny zdolności kredytowej. Występuje jednak wiele ograniczeń, co do wysokości pozyskanych w ten sposób środków, jak i procedur ich rozliczenia, dlatego warto zastanowić się, co w określonej sytuacji może okazać się bardziej korzystne dla przedsiębiorstwa - dotacja w postaci refundacji, zaliczki czy może kredyt bankowy?