Efektywniej w pracy – jak radzić sobie z pożeraczami czasu?

Rodzice, przygotowując dzieciom miejsce do odrabiania lekcji, nie mają wątpliwości – biurko musi stać w pokoju jasnym, dobrze oświetlonym, cichym i przewietrzonym, bez zbędnych rozpraszaczy. Przy odrabianiu lekcji komputer powinien być wyłączony, telefon komórkowy odłożony. Taka atmosfera sprzyja skupieniu i koncentracji. To podejście wydaje się jak najbardziej słuszne – dziwi zatem, dlaczego nie stosuje się go w miejscu pracy?

Gdy przy biurku siedzi leń…

W bestsellerowych poradnikach dotyczących kariery znajduje się jedna przewodnia myśl – rób to, co kochasz, a nigdy nie będziesz w pracy. Dużo w tym prawdy, ale w praktyce zdanie to nie do końca się sprawdza. Przeciętny człowiek spędza w pracy osiem godzin przez pięć dni w tygodniu, przychodząc i wychodząc o tej samej porze dzień w dzień. Nawet gdy robi coś, co lubi, co jest ciekawe i kreatywne, to po dłuższym czasie może popaść w rutynę i – zacząć się nudzić. A co robi znudzony człowiek?

Szuka zajęcia. Obecnie jest to naprawdę bardzo łatwe, szczególnie w takich miejscach pracy, w których wykorzystywany jest internet. Sieć jest źródłem rozległych możliwości, dostarcza narzędzi pracy, informacji, aktualnych wiadomości… A obok nich – mnóstwa rozpraszaczy, zwanych dystraktorami.

Dystraktor to coś, co nie pozwala się skupić na wykonywanym zadaniu, utrudnia uwagę i koncentrację. Jeśli chodzi o pracę przy komputerze z dostępem do sieci, to nie ma wątpliwości, co może być rozpraszaczem. Portale społecznościwe, komunikatory, skrzynki e-mailowe (prywatne i służbowe), fora, portale plotkarskie, sklepy internetowe zabierają pracownikom naprawdę sporo czasu. Problem jest na tyle palący, że wielokrotnie przeprowadzano już specjalistyczne badania, mające określić jego skalę i przyczyny. Zgodnie z nimi nawet ok. 70% pracowników przyznaje, że korzysta w pracy z internetu w celach prywatnych!

Co przeszkadza pracownikom oprócz niezmierzonych odmętów sieci? Zabrzmi to może nieco dziwnie, ale – inni ludzie. I nie chodzi tu tylko o kolegów z pokoju, którzy poprzez swoje opowieści i rozmowy rozpraszają nawet tych bardziej zaangażowanych. Także telefon komórkowy, na który często przychodzą nowe połączenia oraz SMS-y, potrafi skutecznie odciągnąć uwagę od aktualnie wykonywanego zadania. Co więcej, zdarzają się osoby nie przestrzegające podstaw savoir-vivre’u i nie wyciszające dzwonków w swoich aparatach. Sporadyczny dźwięk komórki nie jest oczywiście grzechem, natomiast już powtarzający się kilkakrotnie w ciągu dnia może zaburzyć pracę całego zespołu, wzbudzając przy tym irytację i gniew.

Jak przegonić lenia?

Recepta na to, aby pracować efektywnie i nie przerywać sobie pracy niepotrzebnymi aktywnościami, wydaje się być prosta – skup się! Nie jest to niestety takie proste - całodniowa wytężona praca, zmęczenie i znudzenie potrafią dać się we znaki nawet najbardziej zaangażowanym pracownikom.

Dlatego też naprawdę warto robić sobie przerwy. Zgodnie z Kodeksem pracy jeśli wykonywanie zadań służbowych wiąże się z wykorzystywaniem komputera, pracownikowi przysługuje w ciągu ośmiu godzin jedna półgodzinna przerwa obiadowa i 5 minut odpoczynku na każdą godzinę. Warto sobie to uświadomić i zacząć stosować, ponieważ praca przerywana krótkimi, zaplanowanymi pauzami jest naprawdę efektywniejsza. W takiej sytuacji łatwiej jest zapanować nad odruchem sprawdzenia poczty elektronicznej czy portalu społecznościowego, jeśli założy się, że można na to poświęcić np. 10 minut po dwóch godzinach rzetelnej pracy. Przerwa pozwala złapać oddech, odprężyć się na chwilę i zdystansować od tego, co akurat się wykonuje.

Warto pomyśleć także o przerwach, które nie będą polegały na sprawdzaniu prywatnych informacji w sieci (tak, wyzwanie tylko dla odważnych). Podczas swojej krótkiej pauzy warto przejść się po kubek świeżej kawy lub herbaty, pójść na szybki spacer do koleżanki obok i z powrotem, czy nawet odchylić się na krześle i odprężyć, patrząc poza ekran (najlepiej na coś zielonego – ten kolor przynosi ulgę dla oczu). W ten sposób zdrowsza robi się nie tylko psychika, ale też ciało – człowiek z natury nie jest bowiem stworzony do siedzenia, ale do stania i chodzenia. Praca przy biurku negatywnie wpływa na mięśnie i kręgosłup, dlatego poruszanie się i rozciągnięcie nawet przez 5 minut w ciągu godziny w biurze to inwestycja we własne zdrowie.

A co w sytuacji, kiedy problemem nie jest czasowe znużenie i znudzenie pracą, ale ogólna do niej niechęć i poczucie wypalenia? Dystraktory mają silniejszy wpływ na ludzi wtedy, kiedy nie są oni mocno zaangażowani w wykonywane zadania, kiedy się nudzą albo kiedy stoją przed czymś wyjątkowo trudnym i próbują odwlec taki obowiązek. Zatem permanentna nuda może oznaczać albo to, że zadania przydzielone pracownikowi są dla niego zbyt mało angażujące, jest ich za mało, albo są niedopasowane do jego kompetencji, co skutkuje pojawieniem się zbyt wielkiej ilości czasu wolnego bądź niechęci do wykonywania zleceń. Jeśli natomiast podwładny po prostu nie angażuje się w pracę, którą wykonuje, bo nie ma do niej serca – w takiej sytuacji może warto pomyśleć o zmianie stanowiska albo działu?

Szef – wsparcie i kontrola

Kadra zarządzająca w firmie także składa się z ludzi, którzy powinni zrozumieć, że pracownicy potrzebują chwili odpoczynku w ciągu dnia. Jeśli takie przerwy – nawet poświęcone na portal społeczonościowy czy plotkarski – zajmują 10-20 minut w ciągu dnia pracy i nie wpływają na efektywność wykonywania zadań, warto przymknąć na to oko. Jak już wskazano wcześniej – krótkie, planowane przerwy naprawdę zwiększają wydajność i zaangażowanie. Jeśli jednak pracownicy spędzają 50% dnia, przeplatając zadania firmowe z prywatnymi, warto wziąć sprawy we własne ręce.

W wielu firmach nie jest obecnie możliwa praca bez dostępu do sieci, warto zatem zadbać o częściowe ograniczenia. Kontrola rodzicielska, choć może się źle kojarzyć w firmie, jest czasem jedynym wyjściem. Założenie blokady na strony rozrywkowe znacznie zmniejsza atrakcyjność sieci. Także monitoring działań na komputerach pracowniczych zdaje w takim przypadku egzamin. Warto natomiast pamiętać o poinformowaniu pracowników o zastosowaniu tego narzędzia – zarówno w celu uniknięcia oskarżeń o wkraczanie w prywatność, jak i ze względów czysto etycznych.

W miarę możliwości dobrym pomysłem może być też inny niż tradycyjny rozkład dnia pracy. Do wyboru są różne formy, przy czym najpopularniejsze to elastyczny czas pracy oraz praca zadaniowa. Ten pierwszy sprawdza się, gdy zastosowane zostaną widełki – pracownik powinien zjawić się w pracy np. między godziną 7 a 10 rano i przepracować osiem godzin. Jest to spory ukłon w stronę podwładnych, którzy mogą dopasować czas pracy do indywidualnej efektywności i upodobań. Poranne skowronki z pewnością będą wolały przyjść i wyjść wcześniej, a sowy lubiące spać dłużej docenią możliwość rozpoczęcia pracy później niż o ósmej rano.

Praca zadaniowa sprawdza się tam, gdzie wykonywane są różnego rodzaju projekty, w tym kreatywne. Ciężko jest bowiem wyznaczyć ścisłe granice czasowe procesu twórczego, efektem którego ma być innowacyjny projekt, kreatywna grafika czy artykuł. Zatem system zadaniowy, w którym także wysokość pensji uzależniona jest od liczby i jakości oddawanych zadań, może się doskonale sprawdzić.

Nie dać się zwieść rozpraszaczom w pracy to dziś ciężkie zadanie – tak dla kierownika, jak i dla samego pracownika. Warto sobie uświadomić, jak wiele czasu może nam uciekać przez brak zaangażowania i robienie wielu rzeczy na raz. Zaplanowanie dnia pracy tak, aby znaleźć też niewielki margines czasu na odpoczynek, jest zatem kluczowe.