Transport międzynarodowy stanowi fundament współczesnej gospodarki, a kierowcy, którzy podejmują się przewozów na arenie międzynarodowej, odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu ciągłości łańcuchów dostaw. W obliczu rosnącej dynamiki branży transportowej oraz zmieniających się uwarunkowań prawnych kwestie wynagradzania tych pracowników nabierają szczególnego znaczenia. Jednym z najczęściej poruszanych zagadnień jest ZUS od dodatku za rozłąkę – rekompensata za długotrwałą nieobecność w rodzinnej siedzibie – czy wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS. Rozważania te zyskały dodatkowy wymiar w świetle najnowszych interpretacji organów rentowych, które podkreślają, że niezależnie od ewentualnych ulg podatkowych ten rodzaj dodatku zawsze podlega oskładkowaniu.
Kontekst branżowy i znaczenie dodatku za rozłąkę
Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe muszą często spędzać długie okresy z dala od swoich rodzin i bliskich. Ta rozłąka, choć stanowi integralny element wykonywania obowiązków zawodowych, niesie ze sobą szereg trudności natury emocjonalnej i organizacyjnej. W związku z tym wiele przedsiębiorstw transportowych decyduje się na wprowadzenie specjalnych dodatków, które mają zrekompensować kierowcom niedogodności wynikające z długotrwałej nieobecności w domu. Dodatek za rozłąkę jest formą wynagrodzenia, która ma na celu wyrównanie strat wynikających z rozłąki z rodziną, jednak jego kwalifikacja podatkowa i oskładkowanie stanowią przedmiot licznych dyskusji oraz interpretacji urzędowych.
W praktyce dodatek ten bywa traktowany inaczej niż standardowe wynagrodzenie zasadnicze. Mimo że przepisy podatkowe przewidują możliwość zwolnienia tego świadczenia z opodatkowania w ramach ulgi określonej w art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to jednocześnie interpretacje ZUS-u podkreślają, że – niezależnie od korzystnego rozliczenia podatkowego – dodatek za rozłąkę powinien być wliczany do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Takie stanowisko wynika z przesłanek mających na celu zapewnienie właściwego zabezpieczenia społecznego pracowników, którzy, mimo że otrzymują dodatkową rekompensatę, wykonują swoje obowiązki w warunkach, które znacząco odbiegają od typowych warunków pracy.
Ramy prawne i regulacyjne w zakresie ZUS od dodatku za rozłąkę
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie związane z oskładkowaniem wynagrodzenia pracowników, w tym kierowców, jest Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 roku. W kontekście wynagrodzeń kierowców międzynarodowych istotne znaczenie mają także przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, które zostały znowelizowane w ostatnich latach. Nowelizacje te, wchodzące w życie od 2 lutego 2022 roku, wprowadziły modyfikacje, które mają wpływ na sposób ustalania przychodu pracowników oraz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Szczególną uwagę przyciąga art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców, który w sposób precyzyjny określa, jakie składniki wynagrodzenia nie wchodzą do przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek. Przepis ten, w kontekście przewozów międzynarodowych wyłącza z podstawy oskładkowania m.in. kwotę stanowiącą równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, a także niektóre koszty poniesione przez pracodawcę – w tym zwrot kosztów noclegu, podróży czy korzystania z urządzeń sanitarnych. Interpretacje oddziałów ZUS-u wskazują jednak, że dodatek za rozłąkę, mimo że może być traktowany jako koszt zwracany pracownikowi, nie znajduje się wśród składników, które podlegają wyłączeniu z podstawy oskładkowania, gdyż jest on częścią łącznego przychodu pracownika.
Również przepisy ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, które weszły w życie w 2023 roku, wprowadzają dodatkowe wymogi, dotyczące m.in. minimalnych progów przychodu. W 2025 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie (8673,00 zł) stanowi punkt odniesienia – zarówno przy obliczaniu podstawy wymiaru składek, jak i przy porównywaniu osiąganych przez kierowców przychodów. W sytuacji, gdy łączny przychód kierowcy (wynagrodzenie zasadnicze powiększone o wszelkie dodatki, w tym dodatek za rozłąkę) jest niższy od ustalonej kwoty granicznej, zastosowanie znajdują szczególne zasady wyliczania podstawy składek, co ma na celu ochronę praw pracowniczych oraz zapewnienie minimalnego poziomu zabezpieczenia społecznego.
Interpretacje ZUS-u i ich praktyczne implikacje
Ostatnie interpretacje wydawane przez oddziały ZUS-u, w tym stanowiska z oddziałów w Lublinie i Gdańsku, jednoznacznie podkreślają, że dodatek za rozłąkę wypłacany kierowcom międzynarodowym zawsze podlega oskładkowaniu. W interpretacji oddziału w Lublinie z 10 stycznia 2025 roku (sygn. DI/200000/43/1155/2024) stwierdzono, że niezależnie od tego, czy wynagrodzenie kierowcy, włącznie z dodatkiem za rozłąkę, nie przekracza prognozowanej przeciętnej kwoty wynagrodzenia, dodatek ten musi być wliczony do podstawy składek. Z kolei interpretacja oddziału w Gdańsku, wydana w kwietniu 2024 roku, potwierdza, że dodatek ten stanowi integralną część przychodu, od którego naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
ZUS wyjaśnia § 2 ust. 1 pkt 18 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w ten sposób: „przepis nie ma zastosowania do kierowców, gdyż nie są oni pracownikami czasowo przeniesionymi. Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi te niedogodności, wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Świadczenie to z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich. Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych. W konsekwencji powyższego należy stwierdzić, że dodatek za rozłąkę w sytuacji opisanej we wniosku będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne”.
Praktyczne konsekwencje tego stanowiska są istotne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla samych kierowców. Pracodawcy, tworząc system wynagradzania, muszą uwzględniać fakt, że dodatek za rozłąkę nie jest wyłączony ze składek, co wpływa na całkowity koszt zatrudnienia kierowcy. W sytuacjach, gdy wynagrodzenie podstawowe oraz dodatki nie osiągają ustalonego progu, nie można zastosować preferencyjnych zasad, które mogłyby obniżyć podstawę wymiaru składek – dodatek za rozłąkę pozostaje pełnopłatny.
Warto podkreślić, że rozstrzygnięcia te mają charakter interpretacyjny i służą wyjaśnieniu przepisów, które bywają złożone i wieloznaczne. Organy rentowe wskazują, że zasada oskładkowania dodatku za rozłąkę wynika z fundamentalnej idei, że wszelkie składniki wynagrodzenia, niezależnie od ich charakteru, mają wpływać na wysokość zabezpieczenia społecznego pracownika. Choć w zakresie podatkowym mogą istnieć ulgi, których celem jest zmniejszenie obciążenia podatkowego, to system ubezpieczeń społecznych dąży do pełnego uwzględnienia wszystkich przychodów, aby zapewnić odpowiedni poziom składek emerytalnych, rentowych czy chorobowych.
Zwolnienie z podatku dodatku za rozłąkę
Interpretacje ZUS-u podkreślają również, że zasady te dotyczą wyłącznie obliczania podstawy wymiaru składek, a nie sposobu rozliczania wynagrodzeń w systemie podatkowym. W praktyce oznacza to, że choć dodatek za rozłąkę może być zwolniony z opodatkowania na podstawie odrębnych przepisów, to jego wartość musi być uwzględniona przy kalkulacji składek na ubezpieczenia społeczne. Dla przedsiębiorców jest to istotny element przy sporządzaniu list płac oraz przy przygotowywaniu sprawozdań dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Obecnie zarówno eksperci, jak i organy prawne stoją na stanowisku, że zwolnienie z podatku na podstawie 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie dotyczy kierowców międzynarodowych.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców i pracowników
W praktyce firmy często wprowadzają system rozliczania, w którym wirtualne diety oraz dodatki są rozliczane według ściśle określonych zasad, mających na celu obniżenie podstawy wymiaru składek. Jednakże dodatek za rozłąkę, który jest rekompensatą za nieobecność rodzinną, nie może być traktowany na równi z innymi składnikami wynagrodzenia, które mogą podlegać pewnym ulgom. Interpretacje ZUS-u wyraźnie wskazują, że w przypadku kierowców, których przychód nie przekracza prognozowanej przeciętnej kwoty wynagrodzenia, dodatek ten musi być oskładkowany w całości, co ma na celu zagwarantowanie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia społecznego.
Warto również zaznaczyć, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składek konieczne jest dokładne uwzględnienie wszystkich elementów wynagrodzenia. W sytuacji, gdy łączna kwota wynagrodzenia wraz z dodatkami jest niższa od kwoty granicznej, zastosowanie mają przepisy, które nie umożliwiają odliczenia żadnych składników, a jedynie przyznają minimalną podstawę wymiaru. Dlatego też firmy powinny dokonywać szczegółowej analizy każdego składnika wynagrodzenia, aby uniknąć błędów, które mogłyby skutkować nieprawidłowym naliczeniem składek.
Przykład 1.
Międzynarodowa firma transportowa wypłaca swoim pracownikom różne elementy wynagrodzenia. W marcu pracownik przebywał 12 dni poza granicami Polski, za które należy uwzględnić diety wirtualne. Pracownik otrzymał następujące składniki wynagrodzenia:
Wynagrodzenie zasadnicze: 7670 zł
Ryczałt za nadgodziny 950 zł
Premia: 650 zł
Dodatek za rozłąkę: 12 × 40 zł = 480 zł
SUMA: 9750,00 zł
Podstawa oskładkowania:
Dieta wirtualna: 12 dni × 60 euro = 720 euro
720 euro × 4,50 zł (przyjęty kurs PLN) = 3240 zł
9750 zł – 3240 zł = 6510 zł
Wysokość przeciętnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2025 roku wynosi 8673 zł
6510 zł < 8673 zł
Podstawa składek ZUS: 8673 zł
Podstawa opodatkowania:
Część dochodów zwolniona z opodatkowania: 20 euro × 12 dni = 240 euro
240 euro × 4,50 zł = 1080 zł
Przychód do opodatkowania: 9750 zł – 1080 zł = 8670 zł
Podstawa oskładkowania (8673 zł) > podstawa opodatkowania (8670 zł)
Wyliczenie wynagrodzenia:
Wynagrodzenie za pracę brutto: 9750 zł
Podstawa składek społecznych: 8673 zł
Składki społeczne: 8673,00 zł × 13,71% = 1189,07 zł
Podstawa składki zdrowotnej: 8673 zł – 1189,07 zł = 7483,93 zł
Składka zdrowotna: 7483,93 zł × 9% = 673,55 zł
KUP: 250 zł
Przychód do opodatkowania: 8670 zł
Podstawa zaliczki na podatek: 8670 zł – 250 – 1188,66 zł* = 7231,34 zł → 7231 zł
7231 zł × 12% – 300 = 567,72 zł → 568 zł
Wynagrodzenie netto: 9750,00 zł – 1189,07 zł – 673,55 zł – 568 zł = 7319,38 zł
*Jeśli podstawa oskładkowania jest wyższa niż przychód do opodatkowania, podczas ustalania podstawy opodatkowania należy odliczyć składki obliczone od kwoty przychodu do opodatkowania (w przykładzie 1. od kwoty: 8670 zł × 13,71% = 1188,66 zł).
ZUS od dodatku za rozłąkę w transporcie międzynarodowym - podsumowanie
Podsumowując, choć dodatek za rozłąkę stanowi ważny element wynagrodzenia kierowców międzynarodowych, jego charakter oskładkowujący jest niezmienny, co wynika z fundamentalnych zasad systemu ubezpieczeń społecznych. W obliczu dynamicznych zmian w branży transportowej i rosnącej liczby interpretacji urzędowych kluczowe pozostaje systematyczne śledzenie aktualności prawnych oraz dostosowywanie wewnętrznych procedur rozliczeniowych. Przyszłość tego zagadnienia zapowiada się jako obszar dalszych dyskusji, jednak na chwilę obecną stanowisko organów rentowych pozostaje jasne – dodatek za rozłąkę należy wliczać do podstawy wymiaru składek ZUS, co ma na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia społecznego dla kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe.
Mając na uwadze przedstawione analizy oraz interpretacje, przedsiębiorstwa transportowe oraz kierowcy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące struktury wynagrodzeń. System ten, choć skomplikowany, ma na celu przede wszystkim ochronę interesów pracowników, którzy w trudnych warunkach wykonywania swojej pracy zasługują na odpowiednie zabezpieczenie w przyszłości. Ostatecznie właściwe rozliczenie składników wynagrodzenia wpływa nie tylko na bieżące obciążenia finansowe, ale również na przyszłe świadczenia emerytalne, co czyni tę kwestię kluczową zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników.
