Uproszczenia w rachunkowości dla jednostek mikro i małych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z koniecznością stosowania zasad rachunkowości oraz ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. W praktyce jednak nie każda jednostka musi stosować pełne procedury rachunkowe – ustawodawca przewidział możliwość wprowadzenia pewnych uproszczeń. Celem uproszczenia w rachunkowości jest dostosowanie zakresu obowiązków ewidencyjnych do skali działalności oraz potrzeb informacyjnych danej jednostki. Korzystanie z uproszczeń może znacząco ułatwić prowadzenie ksiąg rachunkowych, ograniczyć koszty i zwiększyć przejrzystość wewnętrznej sprawozdawczości, przy zachowaniu zgodności z przepisami prawa.

Uproszczenia w rachunkowości dla jednostek mikro i małych – jakie to jednostki?

Jednostki mikro i małe mogą korzystać z uproszczeń w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych. Należy mieć na uwadze, że 1 stycznia 2025 roku weszły w życie zmiany w definicjach poszczególnych kategorii jednostek (mikro, mała, średnia, duża i duża grupa).

Zgodnie z aktualnymi przepisami przez jednostkę mikro (art. 3 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości) rozumie się jednostkę, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostki rozpoczynającej działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – w roku obrotowym, w którym rozpoczęła działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyła co najmniej 2 z następujących 3 wielkości:

• 2 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
• 4 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
• 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– przy czym jednostka traci status jednostki mikro, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyła co najmniej 2 z 3 tych wielkości.

Natomiast przez jednostkę małą (art. 3 ust. 1 pkt 1b ustawy o rachunkowości) rozumie się jednostkę niebędącą jednostką mikro, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostki rozpoczynającej działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą – w roku obrotowym, w którym rozpoczęła działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą, nie przekroczyła co najmniej 2 z następujących 3 wielkości:

• 33 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
• 66 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
• 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– przy czym jednostka traci status jednostki małej, jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyła co najmniej 2 z 3 tych wielkości.

Stosowanie uproszczeń a zapisy w polityce rachunkowości

Ustawa o rachunkowości określa ogólne zasady, do których stosowania zobligowana jest każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe. UoR nie zawsze szczegółowo określa sposób postępowania, nie reguluje wszystkich zagadnień związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdań finansowych, pozostawiając w wielu przypadkach jednostce możliwość samodzielnego wyboru metod i rozwiązań w ramach obowiązujących przepisów. Natomiast w niektórych sytuacjach ustawa o rachunkowości wprost daje jednostce możliwość wyboru spośród kilku dopuszczonych przepisami rozwiązań. Pozwala to na dostosowanie wybranych rozwiązań rachunkowych do skali działalności, rodzaju jednostki oraz jej potrzeb informacyjnych — w granicach wyznaczonych przepisami ustawy.

Należy przy tym pamiętać, że stosowanie uproszczeń jest dopuszczalne, o ile spełniony jest warunek zawarty w art. 4 ust. u ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka powinna mieć dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
• zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
• wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
• opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

O stosowaniu przez jednostkę określonych rodzajów uproszczeń decyduje kierownik jednostki. Opracowując politykę rachunkowości, jednostka bierze pod uwagę własne potrzeby i specyfikę swojej działalności, a w przyjętej polityce rachunkowości opisuje stosowane przez nią uproszczenia. Należy przy tym pamiętać, że przyjęte w polityce rachunkowości uproszczenia stosuje się w sposób ciągły. Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości przyjęte zasady (politykę) rachunkowości trzeba stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.

Jakie uproszczenia w rachunkowości mogą stosować jednostki? 

Przy podejmowaniu decyzji o zastosowaniu określonych rodzajów uproszczeń dopuszczonych przez ustawę o rachunkowości jednostka powinna kierować się zasadą istotności zdefiniowaną w art. 8 ust. 1 UoR. Zgodnie z tym przepisem określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności (art. 7 UoR). Każda jednostka powinna zatem indywidualnie ocenić, czy dane uproszczenie nie wpływa negatywnie na wiarygodność informacji finansowych. Kluczowa jest tutaj ocena korzyści organizacyjnych i ewentualnych skutków ubocznych uproszczenia w kontekście specyfiki prowadzonej działalności.

Ponieważ ustawa nie wskazuje precyzyjnie progów istotności, jednostka powinna samodzielnie określić je w swojej polityce rachunkowości. Praktyka pokazuje, że często przyjmuje się wartości stosowane również przy badaniu sprawozdań finansowych przeprowadzanych przez biegłych rewidentów, w szczególności mogą to być to następujące wielkości wyznaczające próg istotności:

• 0,5%-1% sumy bilansowej,
• 1%-2% kapitałów własnych,
• 0,1%-1% przychodów ze sprzedaży.

Do najczęściej stosowanych uproszczeń w rachunkowości należą w szczególności:

• uproszczenia dla jednostek spełniających definicję jednostki mikro lub jednostki małej zawarte w art. 3 ust. 1 pkt 1a i 1b UoR – definicje przytoczone powyżej;
• uproszczenia w zakresie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o niskiej wartości początkowej;
• przyjęcie zasad amortyzacji podatkowej również dla celów bilansowych pod warunkiem, że zapewniają odpisanie w koszty środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w okresie ich ekonomicznej użyteczności;
• klasyfikowanie umów leasingu zgodnie z przepisami podatkowymi, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 3 ust. 6 UoR;
• niestosowanie konta „Kasa”, przy czym w polityce rachunkowości należy określić wówczas zasady ewidencji ewentualnych operacji gotówkowych;
• odpisywanie nieistotnych kwot czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w częściach dotyczących lat obrotowych zamiast poszczególnych miesięcy.