Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej wymaga stosowania odpowiednich kont, które umożliwiają rzetelne i przejrzyste ujęcie operacji gospodarczych. Jednym z podstawowych kont bilansowych jest konto „Kasa” służące do rejestrowania wszelkich operacji gotówkowych. Mimo to w praktyce zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy pomijają jego stosowanie. Czy niestosowanie konta Kasa jest dopuszczalne w rachunkowości?
Czy prawo bilansowe obliguje jednostki do wyodrębnienia w planie kont konta „Kasa”?
Przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie ogólne zasady rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych. W prawie bilansowym nie znajdziemy uregulowań w zakresie zarządzania obiegiem gotówki w jednostce oraz zasad szczegółowego ujmowania transakcji gotówkowych w księgach rachunkowych. W szczególności obowiązujące przepisy nie wskazują na obligatoryjne wyodrębnienie w planie kont konta „Kasa”.
Nieprowadzenie konta „Kasa” jest zatem dopuszczalne i stanowi pewien rodzaj uproszczenia, które mogą stosować jednostki, o ile spełniony jest warunek zawarty w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Opracowując politykę rachunkowości, jednostka uwzględnia specyfikę prowadzonej działalności i własne potrzeby, a w przyjętych zasadach rachunkowości opisuje stosowane przez nią uproszczenia.
Decyzję w sprawie stosowanych przez jednostkę uproszczeń, w tym decyzję o niewyodrębnianiu w planie kont konta „Kasa”, podejmuje kierownik jednostki. W polityce rachunkowości należy wówczas wskazać, że jednostka nie stosuje konta „Kasa” i określić zasady ewidencji w księgach rachunkowych ewentualnych operacji gotówkowych. Z takim rozwiązaniem możemy spotkać się w niewielkich przedsiębiorstwach, w których obrót gotówkowy jest na niewielką skalą (lub praktycznie się nie zdarza), a wpłaty i wypłaty gotówkowe dokonywane są wyłącznie przez właściciela (wspólników) lub osobę do tego upoważnioną. Najczęściej jednak nieprowadzenie konta „Kasa” dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, wówczas decyzję w tej sprawie podejmuje właściciel firmy.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych a niestosowanie konta Kasa
W art. 24 ustawy o rachunkowości wskazano, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za prowadzone bezbłędnie uznaje się je z kolei, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
- ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Niestosowanie konta Kasa a operacje gotówkowe w firmie
Zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco. W odniesieniu do obrotu gotówkowego w jednostce oznacza to, że ujęcie wpłat i wypłat gotówką powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane na podstawie stosownych dowodów księgowych spełniających wymogi ustawy o rachunkowości. Dowód księgowy zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wpłat i wypłat gotówkowych w przypadku nieprowadzenia konta „Kasa” nie mogą być powszechnie stosowane w jednostkach gospodarczych dokumenty:
- „KP – Kasa przyjmie”,
- „KW – Kasa wypłaci”.
Oznacza to, że jednostka, która nie wyodrębniła w swoim planie kont konta „Kasa”, powinna przyjąć do stosowania inne dowolne dokumenty stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach dotyczących wpłat i wypłat gotówki, przy czym dowody te muszą zawierać co najmniej dane wymienione powyżej (określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Brak konta „Kasa” w planie kont a ewidencja wpłat i wypłat gotówkowych w księgach rachunkowych jednostki
Nieprowadzenie konta „Kasa” jest dopuszczalnym rozwiązaniem w jednostkach, w których brak wyodrębnionego w planie kont konta „Kasa” nie wpłynie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Tego typu uproszczenie wymaga odpowiedniego opisania w zasadach (polityce) rachunkowości, a decyzja w tej sprawie podejmowana jest przez kierownika jednostki (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej decyzję podejmuje właściciel firmy). Jeżeli zatem w danej jednostce nie stosuje się konta „Kasa”, co wynika z decyzji kierownika jednostki (właściciela firmy) i znajduje odzwierciedlenie w polityce rachunkowości, to do ewidencjonowania operacji gotówkowych w księgach rachunkowych wykorzystuje się konto rozrachunkowe, może to być np. konto 240 „Pozostałe rozrachunki”. Do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” należy prowadzić stosowną analitykę, np. „Operacje gotówkowe – właściciel” lub „Operacje gotówkowe – wspólnik”. Takie rozwiązanie wymaga starannego dokumentowania i bieżącego rozliczania wszelkich transakcji gotówkowych, które w tradycyjnych przypadkach byłyby ewidencjonowane poprzez konto „Kasa” i udokumentowane dowodami „Kasa przyjmie: (KP) i „Kasa wypłaci” (KW).
Przykład 1.
W firmie prowadzonej przez osobę fizyczną rozliczającej się na podstawie ksiąg rachunkowych przyjęto uproszczenie polegające na nieprowadzeniu konta „Kasa”. Decyzję podjął właściciel firmy z uwagi na rzadkie transakcje gotówkowe, które jeżeli się zdarzają, to są realizowane jedynie za jego pośrednictwem. W polityce rachunkowości dokonano stosownych zapisów, wskazując, że w jednostce nie stosuje się konta „Kasa”, a do ewidencji operacji gotówkowych wykorzystywane jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”.
W czerwcu właściciel firmy dokonał następujących operacji gotówkowych:
- Pobrał z rachunku bankowego środki w wysokości 8000 zł na pokrycie bieżących wydatków.
- Dokonał w sklepie zapłaty gotówką za zakup materiałów biurowych (zakup udokumentowano fakturą) – 350 zł.
- Zapłacił zobowiązanie wobec dostawcy (faktura zaksięgowana w poprzednim miesiącu z terminem płatności 30 dni) – 2500 zł.
- Zapłacił zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego do urzędu skarbowego – 3000 zł.
W jaki sposób ująć dokonane operacje gotówkowe w księgach rachunkowych?
Ewidencja w księgach rachunkowych wygląda następująco:
- Pobranie gotówki z rachunku bankowego na pokrycie bieżących wydatków – 8000 zł
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”
- Zapłata gotówką za zakup materiałów biurowych (faktura) – 350 zł
- Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” (w analityce „Pozostałe materiały”)
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)
- Faktura za zakup materiałów biurowych księgowana na zasadach ogólnych.
- Uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy (faktura z poprzedniego miesiąca) – 2500 zł
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imiennie konto kontrahenta)
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel)
- Zapłata podatku dochodowego do urzędu skarbowego – 3000 zł
- Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: PIT)
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)
Polecamy: