0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Niestosowanie konta Kasa w przedsiębiorstwie

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej wymaga stosowania odpowiednich kont, które umożliwiają rzetelne i przejrzyste ujęcie operacji gospodarczych. Jednym z podstawowych kont bilansowych jest konto „Kasa” służące do rejestrowania wszelkich operacji gotówkowych. Mimo to w praktyce zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy pomijają jego stosowanie. Czy niestosowanie konta Kasa jest dopuszczalne w rachunkowości?

Czy prawo bilansowe obliguje jednostki do wyodrębnienia w planie kont konta „Kasa”?

Przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie ogólne zasady rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych. W prawie bilansowym nie znajdziemy uregulowań w zakresie zarządzania obiegiem gotówki w jednostce oraz zasad szczegółowego ujmowania transakcji gotówkowych w księgach rachunkowych. W szczególności obowiązujące przepisy nie wskazują na obligatoryjne wyodrębnienie w planie kont konta „Kasa”.

Nieprowadzenie konta „Kasa” jest zatem dopuszczalne i stanowi pewien rodzaj uproszczenia, które mogą stosować jednostki, o ile spełniony jest warunek zawarty w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Opracowując politykę rachunkowości, jednostka uwzględnia specyfikę prowadzonej działalności i własne potrzeby, a w przyjętych zasadach rachunkowości opisuje stosowane przez nią uproszczenia.

Decyzję w sprawie stosowanych przez jednostkę uproszczeń, w tym decyzję o niewyodrębnianiu w planie kont konta „Kasa”, podejmuje kierownik jednostki. W polityce rachunkowości należy wówczas wskazać, że jednostka nie stosuje konta „Kasa” i określić zasady ewidencji w księgach rachunkowych ewentualnych operacji gotówkowych. Z takim rozwiązaniem możemy spotkać się w niewielkich przedsiębiorstwach, w których obrót gotówkowy jest na niewielką skalą (lub praktycznie się nie zdarza), a wpłaty i wypłaty gotówkowe dokonywane są wyłącznie przez właściciela (wspólników) lub osobę do tego upoważnioną. Najczęściej jednak nieprowadzenie konta „Kasa” dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, wówczas decyzję w tej sprawie podejmuje właściciel firmy.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych a niestosowanie konta Kasa

W art. 24 ustawy o rachunkowości wskazano, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Uznaje się je za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za prowadzone bezbłędnie uznaje się je z kolei, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

  1. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
  2. zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  3. w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
  4. zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:

  1. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
  2. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
  3. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Niestosowanie konta Kasa a operacje gotówkowe w firmie

Zgodnie z przytoczonymi powyżej przepisami księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco. W odniesieniu do obrotu gotówkowego w jednostce oznacza to, że ujęcie wpłat i wypłat gotówką powinno następować w tym samym dniu, w którym zostały one dokonane na podstawie stosownych dowodów księgowych spełniających wymogi ustawy o rachunkowości. Dowód księgowy zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wpłat i wypłat gotówkowych w przypadku nieprowadzenia konta „Kasa” nie mogą być powszechnie stosowane w jednostkach gospodarczych dokumenty:

  • „KP – Kasa przyjmie”,
  • „KW – Kasa wypłaci”.

Oznacza to, że jednostka, która nie wyodrębniła w swoim planie kont konta „Kasa”, powinna przyjąć do stosowania inne dowolne dokumenty stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach dotyczących wpłat i wypłat gotówki, przy czym dowody te muszą zawierać co najmniej dane wymienione powyżej (określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Brak konta „Kasa” w planie kont a ewidencja wpłat i wypłat gotówkowych w księgach rachunkowych jednostki

Nieprowadzenie konta „Kasa” jest dopuszczalnym rozwiązaniem w jednostkach, w których brak wyodrębnionego w planie kont konta „Kasa” nie wpłynie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Tego typu uproszczenie wymaga odpowiedniego opisania w zasadach (polityce) rachunkowości, a decyzja w tej sprawie podejmowana jest przez kierownika jednostki (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej decyzję podejmuje właściciel firmy). Jeżeli zatem w danej jednostce nie stosuje się konta „Kasa”, co wynika z decyzji kierownika jednostki (właściciela firmy) i znajduje odzwierciedlenie w polityce rachunkowości, to do ewidencjonowania operacji gotówkowych w księgach rachunkowych wykorzystuje się konto rozrachunkowe, może to być np. konto 240 „Pozostałe rozrachunki”. Do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” należy prowadzić stosowną analitykę, np. „Operacje gotówkowe – właściciel” lub „Operacje gotówkowe – wspólnik”. Takie rozwiązanie wymaga starannego dokumentowania i bieżącego rozliczania wszelkich transakcji gotówkowych, które w tradycyjnych przypadkach byłyby ewidencjonowane poprzez konto „Kasa” i udokumentowane dowodami „Kasa przyjmie: (KP) i „Kasa wypłaci” (KW). 

Jeżeli jednostka nie stosuje konta „Kasa”, to nie sporządza się wówczas raportów kasowych i dowodów „Kasa przyjmie” i „Kasa wypłaci”, a także nie przeprowadza się inwentaryzacji środków pieniężnych. Gdy na dzień bilansowy na koncie 240 pozostaje nierozliczone saldo, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, należy je zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Przykład 1.

W firmie prowadzonej przez osobę fizyczną rozliczającej się na podstawie ksiąg rachunkowych przyjęto uproszczenie polegające na nieprowadzeniu konta „Kasa”. Decyzję podjął właściciel firmy z uwagi na rzadkie transakcje gotówkowe, które jeżeli się zdarzają, to są realizowane jedynie za jego pośrednictwem. W polityce rachunkowości dokonano stosownych zapisów, wskazując, że w jednostce nie stosuje się konta „Kasa”, a do ewidencji operacji gotówkowych wykorzystywane jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”.

W czerwcu właściciel firmy dokonał następujących operacji gotówkowych:

  1. Pobrał z rachunku bankowego środki w wysokości 8000 zł na pokrycie bieżących wydatków.
  2. Dokonał w sklepie zapłaty gotówką za zakup materiałów biurowych (zakup udokumentowano fakturą) – 350 zł.
  3. Zapłacił zobowiązanie wobec dostawcy (faktura zaksięgowana w poprzednim miesiącu z terminem płatności 30 dni) – 2500 zł.
  4. Zapłacił zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego do urzędu skarbowego – 3000 zł.

W jaki sposób ująć dokonane operacje gotówkowe w księgach rachunkowych?

Ewidencja w księgach rachunkowych wygląda następująco:

  1. Pobranie gotówki z rachunku bankowego na pokrycie bieżących wydatków – 8000 zł
    • Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)
    • Ma konto 130 „Rachunek bieżący”
  2. Zapłata gotówką za zakup materiałów biurowych (faktura) – 350 zł
    • Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” (w analityce „Pozostałe materiały”)
    • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)
  3. Faktura za zakup materiałów biurowych księgowana na zasadach ogólnych.
  4. Uregulowanie zobowiązania wobec dostawcy (faktura z poprzedniego miesiąca) – 2500 zł
    • Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: Imiennie konto kontrahenta)
    • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel)
  5. Zapłata podatku dochodowego do urzędu skarbowego – 3000 zł
    • Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: PIT)
    • Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Operacje gotówkowe – właściciel”)

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów