Procedura samofakturowania w KSeF - czy to możliwe?

Ustawa o VAT dopuszcza możliwość wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług. Tryb ten określamy jako „samofakturowanie”. W dzisiejszym artykule zastanowimy się, czy procedura samofakturowania w KSeF będzie nadal dostępna i jakie przepisy będą ją obowiązywać.

Umowa w sprawie wystawiania faktur

Analizowana przez nas instytucja samofakturowania została uregulowana w art. 106d ustawy o VAT. W tym miejscu zaznaczmy, że po 1 lipca 2024 roku – tj. po wejściu w życie obowiązkowego KSeF – treść art. 106d ustawy o VAT nie ulegnie zmianie. W konsekwencji prezentowane wyjaśnienia są aktualne zarówno jeżeli chodzi o obecnie obowiązujące przepisy, jak i o stan przyszły.

Wskażmy zatem, że zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 (tj. podatnika podatku VAT), nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

• dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
• dokumentujące zaliczkę na poczet dostawy lub świadczenia usługi

– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Tak wystawiona faktura powinna zawierać wyraz „samofakturowanie” (art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT).

W świetle powyższego zauważmy, że instytucja samofakturowania stanowi wyjątek od reguły, zgodnie z którą to sprzedawca towarów lub usług wystawia faktury. W myśl ww. przepisu ustawy funkcja ta może zostać powierzona także nabywcy towarów lub usług.

Z treści art. 106d ustawy o VAT wynika, że wystawianie faktur w procesie „samofakturowania” może zostać zastosowane pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim konieczne jest istnienie wcześniej zawartej (a zatem zawartej przed wystawieniem pierwszej faktury przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży) umowy. Ustawodawca nie określa żadnych – poza jednym – elementów, które umowa ta powinna zawierać. Ww. elementem, który powinien zostać ujęty w przedmiotowej umowie, jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę, w imieniu i na rzecz którego faktury są wystawiane.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 15 lipca 2022 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.179.2022.1.KP), przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, że przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują żadnych ograniczeń lub wymogów odnośnie do sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika – sprzedawcy towarów lub usług.

Ponadto Dyrektor KIS wskazał w ww. interpretacji, że ważne jest, aby strony transakcji potrafiły udowodnić, że umowa taka została zawarta i że sprzedawca/usługodawca zatwierdza poszczególne faktury według określonej przez strony zasady. Istotne jest także określenie właściwej procedury akceptacji faktur przez sprzedawcę.

Procedura samofakturowania w KSeF

Procedura samofakturowania została przewidziana wyłącznie dla podatników podatku VAT, a więc dla szeroko rozumianego grona przedsiębiorców. Z procedury samofakturowania nie można skorzystać w sytuacji, gdy nabywcą towarów lub usług jest konsument, tj. osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Jeżeli powyższą kwestię chcemy odnieść do kwestii wystawiania e-faktur, to należy wskazać, że zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W katalogu czynności wyłączonych z obowiązku wystawiania e-faktur nie wymieniono samofakturowania, co prowadzi do wniosku, że możliwe jest skorzystanie z tej procedury w ramach KSeF.

Również w uzasadnieniu do projektu ustawy możemy przeczytać, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz zasady ich wystawiania wprowadzane w przepisach ustawy o VAT dla dostawcy lub usługodawcy przyjmuje się również do faktur wystawianych w imieniu i na rzecz tego podatnika. Dotyczy to tzw. samofakturowania oraz fakturowania na zlecenie, np. w ramach zawartej umowy na świadczenie usług fakturowania, w którym bierze udział podmiot trzeci. W pierwszym przypadku, gdy nabywca będzie samofakturował dostawę towarów lub świadczenie usług dokonane na swoją rzecz, to co do zasady regulacje wynikające z art. 106d ust. 1 będą miały zastosowanie jak dotychczas.

Możliwość tzw. samofakturowania nadal powinna być potwierdzona w umowie zawartej pomiędzy dwoma podmiotami. Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury na podstawie art. 106d powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji. 

Sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF

W przypadku zastosowania procedury samofakturowania w ramach systemu KSeF trzeba odnieść się do kwestii sposobu wystawiania oraz udostępniania tak wystawionych faktur. W tym zakresie należy zastosować reguły ogólne wyrażone w art. 106na ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Faktury w ramach procedury samofakturowania będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF. Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie będzie zatem konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) ma uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje uprawnieniem do wystawiania w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego). Uprawnienia przypisane są zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL.

Procedura samofakturowania nie zostanie zniesiona z uwagi na wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF. Mechanizm wystawiania e-faktur będzie dostosowany do możliwości samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę. W konsekwencji nadal będzie możliwe stosowanie samofakturowania, przy czym utrzymane zostaną warunki odnoszące się do istnienia porozumienia pomiędzy sprzedawcą a nabywcą w tej kwestii.