Nie wszystkie usługi nabywane przez przedsiębiorcę, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aby dane wydatki mogły zostać ujęte w kosztach muszą spełnić określone warunki. Nie zawsze też można odliczyć od nich podatek VAT, nawet jeśli jest uwzględniony na otrzymanej fakturze. Przykładem takich kosztów są usługi hotelowe. W niniejszym artykule podpowiemy, jak należy zaksięgować fakturę za usługi hotelowe.
Czy faktura za usługi hotelowe może stanowić koszt firmowy?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kosztami uzyskania przychodu mogą być jedynie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Oczywiście tylko wtedy, gdy wydatki zostaną odpowiednio udokumentowane np. na podstawie faktury czy rachunku. Faktura za usługi hotelowe może być zatem kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że usługi te zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością np. z powodu wyjazdów szkoleniowych czy delegacji i sprzedawca wystawił fakturę VAT lub rachunek.
Przykład 1.
Przedsiębiorca nabył usługi noclegowe w ramach wyjazdu na 3 dniową konferencję. Czy otrzymaną fakturę za usługę noclegową może ująć w kosztach podatkowych?
Otrzymaną fakturę przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów firmowych, ponieważ wydatek ten został poniesiony w ramach prowadzonej działalności i został udokumentowany fakturą.
Faktura za usługi hotelowe a odliczenie VAT
Podatnik może ująć fakturę za usługi hotelowe jako koszt firmowy (jeśli spełnia wyżej wymienione warunki), jednak mimo to nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie można obniżyć kwoty ani uzyskać zwrotu różnicy podatku należnego, w przypadku nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych (z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób i usług noclegowych podlegających refakturowaniu). Z uwagi, że standardowo nie można odliczyć podatku VAT od faktury za usługi hotelowe, księguje się je w kwocie brutto do kosztów.
Przykład 2.
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT nabył 3 usługi hotelowe w różnych miastach w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na fakturze VAT jaką otrzymał znajdują się jego dane firmowe (w tym NIP) a faktura obejmuje 1 230 zł brutto (w tym 230 zł VAT). Jak rozliczyć zakupione usługi hotelowe w ewidencjach podatkowych?
W związku z tym, że zakupione usługi hotelowe mają związek z prowadzoną działalnością, a transakcja została udokumentowana fakturą VAT przedsiębiorca może ująć wydatek w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Wydatek należy ująć w kosztach podatkowych w kwocie brutto ponieważ od zakupu usług hotelowych podatnicy nie mają prawa odliczenia podatku VAT.
Kiedy można odliczyć VAT od faktury za usługi hotelowe?
Istnieje pewien wyjątek, kiedy podatnikowi przysługuje możliwość odliczenia podatku VAT od faktury za usługi hotelowe. Dzieję się tak w przypadku tzw. usług kompleksowych. Jeśli dany wydatek ma charakter jedynie pomocniczy, ponieważ poniesiony został w związku z inną usługą (np. szkolenie dla pracowników), podatnik ma prawo odliczyć VAT.
Przykład 3.
W celu podniesienia kwalifikacji zawodowych kadry pracowniczej, przedsiębiorca X postanowił wysłać część pracowników na szkolenie. Kurs ten odbywał się w miejscowości oddalonej o 250 km od siedziby firmy i trwał dwa dni. W związku z tym pracownikom zapewniono nocleg oraz wyżywienie. Przedsiębiorca otrzymał fakturę za usługę szkoleniową, w której skład wchodziła również usługa noclegowa i wyżywienie.
W powyższej sytuacji przedsiębiorca ma prawo zaksięgować otrzymaną fakturę w kosztach uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT, ponieważ wydatek poniesiony na usługę hotelową w tym przypadku, ma jedynie charakter pomocniczy.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT od nabycia usługi hotelowej przysługuje prawo odliczenia VAT jeżeli została nabyta w celu odprzedaży w ramach tzw. refaktury. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Faktura za usługi hotelowe - jak zaksięgować w systemie wFirma.pl?
W systemie wFirma.pl fakturę za usługi hotelowe w przypadku czynnego podatnika VAT należy zaksięgować jako fakturę bez VAT zgodnie ze ścieżką: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W polu RAZEM należy ująć wartość brutto zgodnie z otrzymaną fakturą.
Po zapisaniu wydatku wydatek ten trafi do kolumny 13 KPiR - pozostałe wydatki.
