Zaufanie w biznesie jest ważne, ale nie można jednak z nim przesadzać, szczególnie jeżeli transakcja jest realizowana we współpracy z danym podmiotem po raz pierwszy. Weryfikacja przyszłego partnera biznesowego powinna być przeprowadzana zawsze, jeszcze przed podjęciem pierwszych rozmów negocjacyjnych, a już na pewno przed dokonaniem zapłaty. Później może być już za późno, a odzyskanie straconych środków będzie niemożliwe. Jednym z kluczowych elementów w procesie zabezpieczania transakcji gospodarczych jest sprawdzenie, czy numer rachunku bankowego kontrahenta rzeczywiście do niego należy i jest prawidłowo zarejestrowany. Brak weryfikacji rachunku może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi, w tym także tymi podatkowymi.
Numer rachunku bankowego kontrahenta a biała lista podatników VAT
Sprawdzenie numeru rachunku bankowego kontrahenta to nie tylko kwestia ostrożności, to również obowiązek prawno-podatkowy. Zignorowanie tej procedury może prowadzić do utraty środków oraz nałożenia sankcji podatkowych. Jest kilka sposobów na weryfikację konta przedsiębiorcy. Pierwszym i chyba najbardziej pewnym jest odnalezienie go na tzw. białej liście podatników VAT.
Biała lista podatników VAT jest wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Ewidencję tę znajdziemy na stronie rządowej Ministra Finansów. Jeśli okaże się, że kontrahenta nie ma na liście albo został z niej wykreślony, możliwe jest również sprawdzenie, dlaczego odmówiono mu rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono go na listę.
Wykaz podatników VAT pozwala nie tylko sprawdzić najistotniejsze dane kontrahenta, ale również zweryfikować jego numer rachunku bankowego. Jest to o tyle istotne, że od tego, czy przedsiębiorca dokona przelewu na odpowiednie konto kontrahenta, czy też nie, może zależeć jego prawo do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu (więcej poniżej).
Nie zawsze jednak rachunek wskazany w wykazie będzie tym prawidłowym (aktualnym). Rejestr wyświetla jedynie rachunki bankowe przekazane przez przedsiębiorców do urzędu skarbowego lub CEIDG (przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych). Jeżeli zatem przedsiębiorca zmienił numer konta i tego nie zgłosił odpowiedniemu organowi, wówczas w ewidencji znajdziemy nieaktualne dane. Ministerstwo Finansów nie kontroluje samodzielnie danych wgrywanych do białej listy. Przedsiębiorcę dokonującego przelewu na konto kontrahenta ujawnione na liście chroni jednak domniemanie prawdziwości danych tam zawartych. Fiskus nie będzie zatem mógł nałożyć na niego sankcji za to, że wykorzystał on nieaktualny rachunek wskazany w rejestrze.
Ponadto informacje o rachunku otrzymamy jedynie w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Wykaz nie obejmuje natomiast danych dotyczących kont podmiotów niebędących czynnymi podatnikami oraz tych wykreślonych z listy. Dodatkowo biała lista nie publikuje prywatnych rachunków bankowych, które nie tak rzadko wykorzystywane są przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych.
Biała lista obowiązkowa przy dużych przelewach a numer rachunku bankowego kontrahenta
Weryfikacja rachunku bankowego kontrahenta na białej liście jest istotna jeszcze z jednego powodu. Wynika to z faktu, że w transakcjach gospodarczych każdy przelew między przedsiębiorcami większy niż 15 000 zł powinien być dokonywany na rachunek wskazany w wykazie.
Skorzystanie z innego numeru konta nie będzie błędem w tym sensie, że urząd skarbowy będzie mógł nałożyć na przedsiębiorcę kary administracyjnej. Jednak niewykorzystanie przy przelewie rachunku z listy sprawia, że taka zapłata nie może zostać wówczas zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo przedsiębiorca będzie mógł zostać obciążony odpowiedzialnością solidarną ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku od dokonanej transakcji
Podmiot, który dokonał przelewu na błędne konto, może się jeszcze jednak uratować. Ma on bowiem 7 dni, liczonych od daty dokonania zapłaty na numer rachunku bankowego inny niż ten opublikowany na białej liście, na poinformowanie właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zaistniałej sytuacji. Zawiadomienie składa się na formularzu ZAW-NR. Wersja elektroniczna znajduje się TUTAJ.
Czy korzystanie z białej listy jest skomplikowane?
Uspokajamy każdego, kto jest na bakier z obsługą komputera. Korzystanie z białej listy jest tak proste i intuicyjne, jak to tylko możliwe. Wystarczy wejść na stronę internetową MF, zaznaczyć, po jakich danych wyszukiwarka ma odnaleźć kontrahenta, a następnie wpisać te dane. Przedsiębiorcę można wyszukać po numerze konta, NIP-ie, numerze REGON lub nazwie.
Warto dodać, że w przypadku wyszukiwania po cyfrach należy wpisać dane prawidłowo, bez zbędnych spacji, inaczej wyszukiwarka nie wyświetli żadnych wyników. Jedynie wyszukiwanie po nazwie pozwala na pewne błędy, ponieważ wówczas system pokazuje najbardziej pasujące wyniki, pośród których można wybrać samodzielnie kontrolowanego kontrahenta.
System pozwala również na oznaczenie ram czasowych, tj. oznaczenie, na jaki dzień mają być wyświetlone informacje o firmie. Dzięki temu można sprawdzić, czy w określonej dacie dane kontrahenta były aktualne.
Jak w inny sposób sprawdzić numer rachunku bankowego kontrahenta?
Biała lista podatników VAT jest podstawowym źródłem, z którego należy korzystać w celu zweryfikowania numeru rachunku bankowego kontrahenta. Nie zawsze będzie to jednak możliwe, gdyż jak wspomniano, nie znajdziemy na niej numerów kont podmiotów, które nie są czynnymi podatnikami VAT oraz przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą korzystających z prywatnych rachunków bankowych. Jak w takich wypadkach można sprawdzić wiarygodność kontrahenta?
Pierwszą możliwością jest zawarcie w umowie z kontrahentem jego numeru rachunku z dodatkowym zapisem, że każda jego zmiana wymaga aktualizacji umowy. Jej brak natomiast będzie skutkował prawem przedsiębiorcy do natychmiastowego rozwiązania umowy i żądania zwrotu wpłaconych do tej pory środków. Jest to jednak rozwiązanie nieidealne, bo o ile pozwoli uwolnić się od współpracy z nierzetelnym kontrahentem, to raczej nie uchroni przed kradzieżą już wpłaconych środków.
Numer rachunku na umowie czy ten podany przez kontrahenta w innych miejscach, np. w korespondencji mailowej, powinien być zgodny numerem konta wskazanym na fakturze. Dokument ten bowiem zawiera dane podmiotu wraz z NIP-em. To pozwoli z kolei sprawdzić kontrahenta w odpowiednim rejestrze oraz porównać dane z faktury z tymi z umowy. Jeżeli wszystkie informacje będą się zgadzać, można uznać, że również numer rachunku bankowego jest właściwy.
Przy planowanych dużych transakcjach lub ich większej liczbie warto potwierdzić numer rachunku bankowego z kontrahentem. Przedsiębiorca będzie miał wówczas pewność, że konto, na które zamierza przelać środki, jest prawidłowe i aktualne, dodatkowo daje to szansę wykrycia oszustwa, gdyby ktoś inny podszywał się pod kontrahenta.
A może przelew kontrolny?
Jest jeszcze jedno rozwiązanie, które, mimo że niestandardowe, daje największą szansę na potwierdzenie danych kontrahenta. Nie zastąpi ono jednak białej listy podatników VAT, dlatego też przy przelewach powyżej 15 000 zł lepiej i tak zajrzeć do rejestru.
O co chodzi z przelewem kontrolowanym? Otóż przedsiębiorca prosi kontrahenta o wykonanie przelewu na niewielką kwotę (wystarczy 1 grosz) na jego konto (kwotę tę można później zwrócić albo doliczyć do przyszłego przelewu środków). Dzięki takiemu prostemu rozwiązaniu przedsiębiorca jest w stanie poznać dane przyszłego partnera biznesowego. Na potwierdzeniu przelewu widnieją takie informacje jak imię i nazwisko kontrahenta lub nazwa jego firmy oraz (chociaż nie zawsze) adres zamieszkania nadawcy lub siedziby firmy. Pozwala to również potwierdzić, że podany w umowie numer rachunku bankowego jest tym właściwym i aktualnym.
Co w przypadku kontrahentów zagranicznych?
Interesy z partnerami zagranicznymi niosą ze sobą dodatkowe ryzyko. Takich podmiotów nie ma bowiem na białej liście podatników VAT. Nawet jeżeli są podatnikami podatku od towarów i usług, to rejestr nie przewiduje ewidencjonowania podmiotów spoza granic naszego kraju.
W takim wypadku należy zachować szczególną ostrożność i dokonać wszelkich niezbędnych czynności w celu weryfikacji ich danych, w tym rachunku bankowego. Najlepiej wówczas skorzystać ze wszystkich sposobów opisanych wyżej, tj.:
- wprowadzić odpowiedni zapis dotyczący aktualności rachunku bankowego do umowy,
- sprawdzić dane z faktury (lub innego rachunku) z tymi zawartymi w umowie,
- potwierdzić dodatkowo dane u samego kontrahenta przed przelewem środków (szczególnie przed pierwszym transferem),
- poprosić o dokonanie przelewu testowego.
Ostatecznie, jeżeli przedsiębiorca w dalszym ciągu nie nabierze pewności, że dane wskazane przez kontrahenta są prawidłowe, może on zażądać dokumentów potwierdzających własność rachunku w postaci zaświadczenia z banku, który prowadzi konto podmiotu.
Polecamy:
