Zdarzenia losowe, takie jak powodzie, wichury, gradobicia, ulewy czy klęski żywiołowe, należą do wyjątkowych sytuacji, które mogą mieć istotny wpływ na majątek jednostki oraz jej sytuację finansową. Choć są one trudne do przewidzenia i niezależne od woli przedsiębiorcy, ich skutki muszą zostać ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Wyjaśniamy, w jaki sposób ewidencjonować zdarzenia losowe w ewidencji księgowej!
Jak ewidencjonowane są zdarzenia losowe w ewidencji księgowej?
W celu wyjaśnienia sposobu ewidencji skutków zdarzeń losowych w księgach rachunkowych w pierwszej kolejności należy ustalić, czym właściwie jest zdarzenie losowe. Ustawa o rachunkowości ani ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie podaje definicji zdarzenia losowego, jednak organy podatkowe definiują to określenie jako wydarzenie, na które człowiek nie ma wpływu, które pojawia się nagle, nieoczekiwanie i pociąga za sobą przemijające, usuwalne skutki lub następstwa nieodwracalne. Przykładem zdarzeń losowych mogą być powodzie, huragany, wichury, gradobicia, ulewy czy klęski żywiołowe.
Wszelkie skutki zdarzeń losowych ujmowane są w księgach rachunkowych na kontach:
- 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, oraz
- 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Stosownie bowiem do art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. i ustawy o rachunkowości przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane ze zdarzeniami losowymi. Ewidencjonując skutki zdarzeń losowych w księgach rachunkowych, należy pamiętać o art. 7 ust. 1, 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Ewidencjonując przychody i koszty związane ze zdarzeniami losowymi, trzeba uwzględniać zasadę ostrożności, co oznacza, że w wyniku finansowym ujmuje się wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne. Zdarzenia te należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Wartość poszczególnych zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Niedopuszczalne jest kompensowanie ze sobą zysków i strat nadzwyczajnych, w każdym przypadku ich kwotę trzeba ustalić oddzielnie.
Aby zwiększyć przejrzystość ewidencji, zaleca się stworzenie do kont 761 „Pozostałe koszty operacyjne” i 760 „Pozostałe przychody operacyjne” stosownej analityki np.: „Pozostałe koszty operacyjne – zdarzenia losowe” i „Pozostałe przychody operacyjne – zdarzenia losowe”.
Zdarzenia losowe w ewidencji księgowej a utrata środka trwałego
Zdarzenia losowe mogą prowadzić do całkowitego zniszczenia składników majątku trwałego jednostki. Jeżeli środek trwały jest całkowicie zniszczony (niezdatny do dalszego użytkowania w prowadzonej działalności gospodarczej) z przyczyn niezależnych od podatnika, np. wskutek powodzi czy silnej wichury, strata ta – w części niezamortyzowanej wartości początkowej środka trwałego – może zostać ujęta w ciężar kosztów uzyskania przychodów, ale tylko pod warunkiem, że nie powstała na skutek zaniedbań po stronie podatnika albo braku należytej staranności w celu jej zapobieżenia. Trzeba przy tym podkreślić, że ewentualne odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej z tytułu szkody w środkach trwałych pozostaje bez wpływu na możliwość uwzględnienia straty w środkach trwałych w kosztach podatkowych. Otrzymane odszkodowanie z tytułu szkody w środkach trwałych należy ująć po stronie przychodów, ale nie pozbawia ono podatnika prawa do rozliczenia niezamortyzowanej części straty.
Całkowicie zniszczony i niezdatny do dalszego użytkowania w prowadzonej działalności gospodarczej na skutek zdarzenia losowego środek trwały powinien zostać zlikwidowany i wyksięgowany z ewidencji bilansowej. Całkowicie zniszczony środek trwały nie przyniesie już bowiem jednostce w przyszłości korzyści ekonomicznych. Likwidacji środka trwałego można dokonać na podstawie dowodu „LT – Likwidacja środka trwałego” sporządzonego na podstawie stosownych dokumentów w zależności od sytuacji. Może to być np. decyzja kierownika jednostki o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji, protokół komisji likwidacyjnej zatwierdzony przez kierownika jednostki, protokół fizycznej likwidacji środka trwałego czy protokół ze straży pożarnej.
Przykład 1.
W lipcu 2025 roku w wyniku gwałtownej ulewy doszło do zalania siedziby firmy usługowej, w której znajdowała się specjalistyczna drukarka wielkoformatowa – środek trwały o wartości początkowej 60 000 zł, amortyzowany od stycznia 2023 roku. Lokal był należycie zabezpieczony, a poniesiona strata niezawiniona przez podatnika. Do momentu zniszczenia dokonano odpisów amortyzacyjnych na łączną kwotę 24 000 zł. Całkowicie zniszczona drukarka została wyksięgowana z ewidencji środków trwałych na podstawie dowodu „LT – Likwidacja środka trwałego” sporządzonego na podstawie decyzji kierownika jednostki o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji.
Ewidencja postawienia w stan likwidacji całkowicie zniszczonej w wyniku zdarzenia losowego drukarki (LT „Likwidacja środka trwałego”):
- Ma konto 010 „Środki trwałe” kwota 60 000 zł
- Wn konto 070 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” kwota 24 000 zł
- Wn konto 760 „Pozostałe koszty operacyjne” kwota 36 000 zł
I równocześnie na podstawie dowodu „PK – Polecenie księgowania” następuje ujęcie środka trwałego postawionego w stan likwidacji w ewidencji pozabilansowej:
Wn konto 090 „Środki trwałe w likwidacji” kwota 60 000 zł
Następnie dokonano faktycznej likwidacji środka trwałego na podstawie faktury za utylizację (kwota 500 zł). Fakturę za utylizację drukarki ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 760 „Pozostałe koszty operacyjne” kwota 500 zł
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” kwota 500 zł
I równocześnie na podstawie dowodu „PK – Polecenie księgowania” następuje wyksięgowanie środka trwałego z ewidencji pozabilansowej:
Ma konto 090 „Środki trwałe w likwidacji” kwota 60 000 zł
Jednostka otrzymała odszkodowanie w wysokości 30 000 zł, które zostało ujęte w księgach rachunkowych następującym zapisem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” kwota 30 000 zł
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” kwota 30 000 zł
Naprawa i odszkodowanie środka trwałego - zdarzenia losowe w ewidencji księgowej
W przypadku środków trwałych, które uległy uszkodzeniu na skutek zdarzeń losowych, najczęściej podejmowane są działania naprawcze, a koszty tych prac mogą być częściowo lub w całości pokryte odszkodowaniem z polisy ubezpieczeniowej. Zarówno koszt naprawy, jak i kwota otrzymanego odszkodowania powinny być odpowiednio ujęte w księgach rachunkowych.
Przykład 2.
Spółka z o.o. miała linię produkcyjną, która uległa uszkodzeniu (mimo odpowiedniego zabezpieczenia) w wyniku przepięcia spowodowanego burzą. W celu przywrócenia sprawności urządzenia zlecono naprawę wyspecjalizowanej firmie serwisowej, a następnie spółka uzyskała odszkodowanie od ubezpieczyciela.
Koszt naprawy linii produkcyjnej:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”
Otrzymane odszkodowanie z firmy ubezpieczeniowej:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”
Polecamy:
