Wycieczka integracyjna budzi w praktyce wiele wątpliwości podatkowych, zwłaszcza w kontekście prawa do ich zaliczenia w koszty uzyskania przychodów. Sprawa staje się jeszcze bardziej złożona, gdy uczestnikami wydarzenia są również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło) czy współpracujące ze spółką (prowadzące indywidualną działalność gospodarczą). Analizując możliwość ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na organizację wycieczki integracyjnej, należy przy tym rozróżnić charakter poniesionych wydatków oraz adresatów korzyści wynikających z ich poniesienia.
Podstawy prawne zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawy o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. tej ustawy. Definicja ta ma charakter ogólny, co oznacza, że każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien być oceniany indywidualnie pod kątem jego kwalifikacji prawnej. Wyjątek stanowią sytuacje, w których przepisy wprost określają, że dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów albo jednoznacznie wykluczają taką możliwość. W pozostałych przypadkach niezbędne jest zbadanie, czy istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Dodatkowo każdy wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi zostać właściwie udokumentowany. Należy przy tym pamiętać, że ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, leży po stronie podatnika, który odnosi ewidentne korzyści, ponieważ koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania.
Wycieczka integracyjna w spółce z o.o. na rzecz pracowników a koszty uzyskania przychodów
W praktyce gospodarczej przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów co do zasady są tzw. koszty pracownicze pod warunkiem wykazania ich związku z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Tego typu wydatki pracownicze obejmują nie tylko zasadnicze wynagrodzenie, ale również wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, wydatki szkoleniowe czy wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp.
W kontekście wydatków na wycieczkę integracyjną poniesionych przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością należy rozważyć cel ich poniesienia. Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN pojęcie „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”. Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty powinny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność.
W sytuacji, gdy celem poniesienia wydatków na wycieczkę integracyjną pracowników spółki z o.o. jest ich integracja, zmotywowanie pracowników do jak najwydajniejszej pracy, poprawa atmosfery w miejscu zatrudnienia, usprawnienie komunikacji w zespole, zacieśnienie więzi z pracodawcą oraz zwiększenie lojalności kadry i ograniczenie rotacji zatrudnionych osób, to tego rodzaju wydatki wykazują związek z osiąganiem przez spółkę przychodów. Wysoka efektywność pracy wynikająca z dobrej atmosfery, zaangażowania oraz wzajemnego zaufania wśród pracowników wpływa bezpośrednio na jakość realizowanych zadań, terminowość obsługi klientów oraz pobudza kreatywność pracowników. Zgrany i zmotywowany zespół nie tylko pracuje wydajniej, ale również aktywnie angażuje się w rozwój firmy, co w dłuższej perspektywie sprzyja zwiększeniu konkurencyjności oraz wzrostowi przychodów. Można więc uznać, że właściwie udokumentowane wydatki na organizację wycieczki integracyjnej dla pracowników w spółce z o.o., np. koszty transportu, wyżywienia, noclegu, biletów wstępu itp., są racjonalnie i gospodarczo uzasadnionymi wydatkami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów. Tego typu wydatki spełniają więc definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jednak odnosi się to wyłącznie do tej części wydatków na wycieczkę integracyjną, z której korzystają pracownicy w rozumieniu ustawy Kodeks pracy. Zgodnie z art. 2 kp pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
Kwestia uczestnictwa zleceniobiorców i kontrahentów w wycieczce integracyjnej organizowanej przez spółkę z o.o.
Wydatki na organizację wycieczki integracyjnej w części przypadającej na osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów. Analogiczne stanowisko prezentują organy podatkowe w zakresie ponoszenia przez spółkę tego typu wydatków na rzecz osób współpracujących ze spółką i prowadzących własną działalność gospodarczą. Zdaniem fiskusa są to wydatki o charakterze reprezentacyjnym, a zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Kosztami reprezentacji są wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem. Pojęcie reprezentacji jest wyjaśniane przez organy podatkowe jako poprawa lub utrwalenie wizerunku przedsiębiorcy, którą może realizować w stosunku do osób trzecich, a za takie należy uznać m.in. zleceniobiorców czy podwykonawców (współpracowników). Zatem wszelkie wydatki na organizację wycieczki integracyjnej poniesione przez spółkę z o.o. w odniesieniu do osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenie) oraz osób współpracujących ze spółką (własna działalność gospodarcza) są kwalifikowane jako wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami spółki. Takie wydatki na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Należy podkreślić, że w razie, gdyby wydatki na wycieczkę obejmowały również zakup napojów alkoholowych, wydatki poniesione na te napoje nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od tego, czy są przeznaczone dla pracowników, czy dla osób trzecich.
Przykład 1.
Spółka z o.o. obchodziła 10-lecie istnienia i z tej okazji zorganizowała dla pracowników 2-dniową wycieczkę integracyjną, której celem było zintegrowanie zespołu, wzmocnienie poczucia wspólnoty i przynależności do organizacji, a także zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników do efektywnej pracy. Dodatkowo wydarzenie miało służyć budowaniu pozytywnych relacji między członkami zespołu oraz kształtowaniu lojalności wobec pracodawcy, co w dłuższej perspektywie mogło przełożyć się na większą stabilność kadry i lepsze wyniki całej firmy. W wydarzeniu wzięli udział zatrudnieni na podstawie umowy o pracę oraz członkowie zespołu pracujący na podstawie umów zlecenia. Spółka pokryła koszty autokaru, noclegów, wyżywienia oraz biletów wstępu do muzeum. Czy wydatki na organizację wycieczki integracyjnej z okazji 10-lecia istnienia firmy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?
Wydatki przypadające na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę spółka z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jako racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Natomiast wydatków na organizację wycieczki w części przypadającej na zleceniobiorców nie należy ujmować w kosztach podatkowych. Tego typu wydatki są kwalifikowane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym i na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Wycieczka integracyjna a koszty uzyskania przychodów w interpretacji indywidualnej
Do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wycieczkę integracyjną odnosi się interpretacja indywidualna (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.17.2025.1.PK) z 17 lutego 2025 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Organ podatkowy potwierdził, że spółka będzie miała prawo do zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków związane z wycieczką poniesionych na przejazd autokarem oraz bilety wstępu i usługę przewodnika oraz bilety wstępu do winnicy w części przypadającej na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
„Jak sami Państwo wskazują, wycieczka miała na celu integrację załogi, zmotywowanie pracowników do jak najwydajniejszej pracy, poprawę atmosfery w pracy, komunikacji między pracownikami, zacieśnienie więzi z pracodawcą, »zatrzymaniu« pracowników w firmie. […] Uczestnicząc w tego rodzaju spotkaniach, pracownicy konsolidują się z firmą. Efektywność pracy wykonywanej przez silny, zmotywowany i zharmonizowany zespół przekłada się w konsekwencji na przychody uzyskiwane przez firmę w związku z powyższym. Tym samym ww. wydatki w tej części pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć wpływ na wielkość osiągniętych przez Państwa przychodów. W konsekwencji ww. wydatki w tej części będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie będą wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT”.
Równocześnie Dyrektor KIS uznał, że wydatki na wycieczkę dotyczące pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie oraz osób współpracujących ze spółką (własna działalność gospodarcza) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
„Wskazać należy, że umowa cywilnoprawna (umowa współpracy) zakłada równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Reprezentacja to poprawa lub utrwalenie wizerunku przedsiębiorcy, którą może realizować w stosunku do osób trzecich, a za takie należy uznać m.in. zleceniobiorców czy podwykonawców (współpracowników). W ocenie Organu wydatki, o których mowa we wniosku w tej części w odniesieniu do współpracowników (osoby zatrudnionej na umowę zlecenie oraz osób współpracujących ze spółką (własna działalność gospodarcza)), stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących Państwa pracownikami. Takie wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów”.
Wydatki poniesione przez spółkę z o.o. na organizację wycieczki integracyjnej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie w części przypadającej na pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, o ile spełniają podstawowy warunek: zostały poniesione w konkretnym celu związanym z uzyskaniem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła. Oznacza to, że wydatek musi służyć np. integracji zespołu, budowaniu zaangażowania, poprawie atmosfery w pracy, ograniczeniu rotacji czy zwiększeniu motywacji pracowników – czyli realnie wspierać efektywność działania firmy. Natomiast wydatki dotyczące osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, o dzieło) oraz kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ mają charakter reprezentacyjny. Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT są one z tego tytułu wyłączone z kosztów podatkowych – podobnie jak wydatki na alkohol, niezależnie od grupy uczestników.
Polecamy:
