Kapitał zapasowy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to, obok kapitału zakładowego i rezerwowego, jeden z rodzajów jej majątku. Każdy z nich ma inny charakter oraz cel. W przypadku zapasowego – najważniejszą funkcją jest ta ochronna wobec kapitału zakładowego. Zapewnia spółce margines wypłacalności, zapobiegając uszczupleniu funduszu podstawowego. Czy jednak, gdy podmiot nie ma większych zobowiązań i nie grozi mu niewypłacalność, możliwe jest przekierowanie środków z kapitału zapasowego np. na wypłaty dla wspólników albo zasilenie funduszy rezerwowych? Sprawdźmy, co na ten temat mówią przepisy prawa.
Kapitał zapasowy – czy tylko na pokrycie strat?
Kwestie związane z kapitałami spółek sprawiają problem w zrozumieniu nawet osobom, które takie spółki prowadzą. Dzieje się tak tym bardziej w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ przepisy ksh nie regulują dokładnie, czym jest kapitał zakładowy, zapasowy i rezerwowy ani w jaki sposób są one ustalane. Warto zatem wyjaśnić, czym jest i jakie funkcje pełni kapitał zapasowy.
Kapitał zapasowy może być ustanowiony w spółce z o.o. jako fakultatywny lub obowiązkowy. Odmiennie niż jest to w spółce akcyjnej, tutaj nie istnieje ustawowy obowiązek wydzielania funduszu zapasowego. Taki obowiązek można jednak uregulować w umowie spółki. Wyjątek stanowi art. 154 § 3 ksh, zgodnie z którym jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego. W takich wypadkach, nawet jeżeli umowa spółki o tym nie wspomina, wspólnicy muszą ustanowić kapitał zakładowy.
Przepisy ksh nie normują również funkcji tego rodzaju funduszu. W piśmiennictwie wskazuje się wobec tego, że jest to odpowiednik kapitału zakładowego, z tym że w tym wypadku nie ma on charakteru stałego. Wobec tego kapitał zapasowy pełni funkcję zabezpieczenia interesów wierzycieli i stabilizuje sytuację finansową spółki. Może być jednak również traktowany jako pula środków, które – po spełnieniu odpowiednich warunków – mogą zostać wypłacone wspólnikom.
W praktyce jego głównym zadaniem jest stanowienie buforu finansowego, który ma chronić spółkę przed niewypłacalnością, zapobiegając zmniejszeniu kapitału zakładowego (podstawowego), który również może służyć amortyzowaniu strat, przy czym w drugim wypadku jest to bardziej ryzykowne (obniża wiarygodność finansową spółki). Co więcej, decyzja o pokryciu straty z kapitału zapasowego zostaje podejmowana w postaci zwykłej uchwały wspólników i nie wymaga przeprowadzenia formalnej procedury obniżenia kapitału (tak jak jest to przy kapitale zakładowym). Nie podlega także pod kontrolę sądową oraz nie wiąże się z obowiązkiem wpisu do KRS.
Powyższa funkcja nie jest jednak jedyną. W zasadzie spółka nie musi w ten sposób wykorzystywać tego funduszu. Ksh nie zabrania bowiem w pierwszej kolejności przeznaczyć na pokrycie strat kapitału zakładowego, nie naruszając tym samym kapitału zapasowego. Środki te mogą być w całości wykorzystywane w codziennej działalności gospodarczej spółki lub być przeznaczone np. na większą zaplanowaną inwestycję spółki. Ponadto kapitał zapasowy może służyć gromadzeniu zysków, a także być przeznaczony na wypłatę dywidendy.
Skąd środki na kapitał zapasowy?
Pierwszym i podstawowym źródłem kapitału zapasowego jest nadwyżka ceny objęcia udziału ponad jego wartość nominalną. Wspólnicy mogą tego dokonać zarówno w czasie zawiązywania spółki, jak i później poprzez podwyższenie kapitału.
Warto przy tym wskazać, że taka nadwyżka ceny może być wnoszona na wszystkie udziały albo tylko niektóre z nich. Ponadto sama jej wysokość może być zróżnicowana, o ile nie będzie to stało w sprzeczności z zasadą jednakowego traktowania wspólników albo następuje za zgodą wspólników spółki. Wniesienie wkładu przewyższającego wartość nominalną udziału nie zwiększa jednak zakresu uprawnień wspólnika, ponieważ te są ustalane na podstawie liczby posiadanych udziałów (ew. ich wartości nominalnej), nie zaś wartości wniesionego wkładu.
Oprócz powyższego obowiązkowego źródła zasilenia kapitału zapasowego istnieją również inne możliwości zwiększania tego funduszu. Spółka może przelewać na niego fundusze dywidendowe, tj. zysk netto za ostatni rok obrotowy, niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz kapitały rezerwowe, o ile te mogą być przeznaczone na wypłatę dywidendy. Wykazanie straty przez spółkę nie wyklucza zasilenia kapitału zapasowego.
Kolejno na kapitał zapasowy mogą być przekazywane kwoty pochodzące z obniżenia kapitału zakładowego dokonywanego w sposób uproszczony. Środki te wówczas mogą być przeznaczane jedynie na pokrycie strat albo podwyższenie kapitału zakładowego. Niemożliwe jest ich wykorzystanie na wypłaty dla wspólników.
Dodatkowo źródłem zasilenia kapitału zapasowego może być również zbycie przez spółkę własnych udziałów lub ich umorzenie.
Na co można przeznaczyć kapitał zakładowy?
Jak wskazano na wstępie, główną funkcją kapitału zakładowego jest ochrona spółki przed niewypłacalnością, czyli środki z tego funduszu najczęściej przeznaczane są na pokrycie strat. Nie jest to jednak obowiązek, wspólnicy mogą zadecydować o innym przeznaczeniu kapitału zapasowego.
Zasadniczo środki zgromadzone w kapitale zapasowym mogą być przeznaczone na:
- pokrycie straty,
- podwyższenie kapitału zakładowego,
- zasilenie kapitałów rezerwowych,
- wypłaty dla wspólników jako dywidenda.
Kapitał zapasowy na pokrycie straty
Przeznaczenie środków z kapitału zapasowego jest tym „standardowym” sposobem wykorzystania funduszu. Najczęściej jest on tworzony właśnie w celu amortyzowania ujemnego wyniku finansowego podmiotu. Dlatego też na cel ten może być poświęcona cała kwota kapitału zapasowego, bez względu na sposób jego zasilenia. Trzeba jednak zauważyć, że ksh nie wskazuje na hierarchię źródeł, z jakich należy pokrywać straty. W pierwszej kolejności można zatem spożytkować kapitał zakładowy, a następnie dopiero sięgnąć do kapitału zapasowego lub na odwrót. Z kapitału zapasowego mogą być pokrywane zarówno straty za ostatni rok obrotowy, jak i straty z lat ubiegłych. Trzeba jednak pamiętać, że pokryć można wyłącznie stratę wynikającą z ostatniego rocznego sprawozdania finansowego zatwierdzonego przez zgromadzenie wspólników. Wyłączona jest natomiast możliwość pokrycia straty wykazanej bieżącym bilansem, sporządzonym w trakcie roku obrotowego.
Pokrycie straty następuje zwykłą uchwałą wspólników, podejmowaną bezwzględną większością głosów. Nie trzeba przy tym przeprowadzać procedury w przedmiocie obniżenia kapitału zapasowego, jak ma to miejsce w przypadku obniżenia kapitału zakładowego. Uchwała może zostać podjęta na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, a także na zgromadzeniu nadzwyczajnym.
Podwyższenie kapitału zakładowego
Podwyższenie kapitału zakładowego ze środków funduszu zapasowego jest możliwe na podstawie art. 260 ksh. Przepis stanowi, że uchwałą wspólników o zmianie umowy spółki można podwyższyć kapitał zakładowy, przeznaczając na ten cel środki z kapitału zapasowego lub kapitałów rezerwowych utworzonych z zysku spółki. Podwyższenia można dokonać ze środków kapitału zapasowego, które zarówno pochodzą, jak i nie pochodzą z zysku spółki.
Podwyższenie kapitału zakładowego z kapitału zapasowego polega na tym, że:
- podwyższenie następuje przez przeniesienie do kapitału zakładowego środków z kapitału zapasowego, dzięki czemu nie są wnoszone wkłady, a w konsekwencji nie prowadzi to do zwiększenia sumy bilansowej i nie wpływa na wielkość ani strukturę aktywów spółki;
- nowe udziały ustanawiane w związku z podwyższeniem kapitału zakładowego lub podwyższenie wartości nominalnej dotychczasowych udziałów nie wymagają objęcia – w związku z tym wspólnicy nie składają oświadczeń o objęciu nowych udziałów ani o objęciu podwyższenia wartości istniejących udziałów; nowe udziały lub podwyżka wartości istniejących udziałów zostają objęte przez wszystkich wspólników w sposób adekwatny do ich dotychczasowych udziałów.
Zasilenie kapitałów rezerwowych
Środki z kapitału zapasowego wspólnicy mogą także przelać na kapitały rezerwowe (są to kapitały całkowicie fakultatywne). Kapitały rezerwowe nie podlegają związaniu w majątku spółki, dzięki czemu kwoty się na nich znajdujące mogą być dowolnie przeznaczane na wypłaty dla wspólników. Z orzecznictwa wychodzi także, że strata, która wyklucza wypłatę dywidendy ze względu na operację rachunkową przewidzianą w art. 192 ksh, nie stoi na przeszkodzie zasileniu kapitału rezerwowego tą częścią kapitału zapasowego, która stanowi fundusz dywidendowy. Czynność ta nie wiąże się bowiem z wypłatami na rzecz wspólników, lecz oznacza wyłącznie operację księgową w postaci zmiany struktury kapitałów własnych, przy utrzymaniu dotychczasowego stopnia ich związania (por. wyrok SA w Katowicach z 16 grudnia 2004 roku, sygn. akt: I ACa 1142/04).
Wypłaty dla wspólników jako dywidenda
Kwoty zgromadzone na kapitale zapasowym mogą być przeznaczone na dywidendy. Ksh stawia tu jednak pewne ograniczenia. Spółka może bowiem przeznaczyć na wypłaty dla wspólników wyłącznie tę część kapitału, która powstała z zysku. Zakazane jest w szczególności przeznaczanie na ten cel nadwyżki ceny objęcia udziałów ponad ich wartość nominalną. Przepis art. 189 § 1 ksh stanowi, że w czasie trwania spółki nie wolno zwracać wspólnikom wniesionych wkładów, co dotyczy również świadczenia spełnionego w celu pokrycia udziałów (w tym nadwyżkę).
