Poradnik Przedsiębiorcy

Grooming backlog - czym się charakteryzuje?

Metodyka Agile już na dobre zakorzeniła się w sposobie działania wielu firm. Pozwala na zwinne podejście na drodze do osiągnięcia wyznaczonych celów. Stosowana na jej podstawie metoda Scrum jest powszechnie praktykowana w branży IT, w której praca projektowa jest codziennością. Osoby korzystające z jej dobrodziejstwa widzą wyraźne efekty takiej współpracy, zarówno jeśli chodzi o realizację założeń, jak i budowanie zwinnych zespołów. To, co jest niezbędne, by sprawnie posługiwać się taką metodą pracy, np. pomiędzy specjalistami reprezentującymi różne dziedziny, to zaznajomienie z charakterystycznym dla niej nazewnictwem, używanym między innymi do określania poszczególnych spotkań. Stosowane są w tym wypadku zwroty anglojęzyczne, zważywszy na to, że jest to przodujący w branży IT język. Dlatego też warto zaznajomić się z popularnym określeniem, jakim jest grooming.

Jeśli znana jest ci metodologia pracy w Scrum, wiesz już, czym jest codzienne daily, podsumowanie sprintu w postaci review oraz retrospektywa, która wspiera budowanie zespołu i skuteczną komunikację. Jeżeli są to wszystkie pojęcia, jakie kojarzą ci się z tą metodą współpracy przy projekcie, nie przejmuj się. W artykule znajdziesz kolejne przydatne informacje. Jakie spotkanie jest równie ważne i warto dbać o to, by odbywało się cyklicznie?

Wyobraź sobie sytuację, w której rozpoczyna się praca nad nowym projektem. Zebrany został zespół projektowy, który podczas spotkania z Product Ownerem przystąpił do działania. Ich pierwszy krok to określenie backlogu produktu.

Product Backlog – co oznacza?

Product Backlog inaczej określany jest jako rejestr produktu. Porównać można go do spisu oczekujących na realizację historyjek (user story), którym nadano priorytety. Dotyczą one tego, jaki cel ma spełniać produkt na podstawie oczekiwań klienta. Upraszczając, są to oczekiwania użytkownika i jego wymagania.

Zbiór ten tworzy Product Owner, który jednocześnie pozostaje w stałym kontakcie z klientem, by określić jego oczekiwania, biorąc pod uwagę budżet i sytuację na rynku. Warto uświadomić sobie, że nie jest to stały rejestr. Ulega on modyfikacjom i zmianom pod wpływem różnych czynników, by w jeszcze lepszy sposób dopracować finalną wersję produktu pod względem oczekiwań użytkownika. Pomaga w planowaniu i organizacji pracy całego zespołu podczas sprintu, mimo modyfikacji dopuszczalnych w trakcie. Zwinna praca nad projektem niesie za sobą takie następstwa, jednak członkowie zespołu zaangażowani poprzez ukazanie potrzeb i oczekiwań klienta, podchodzą do nich entuzjastycznie i zadaniowo.

Backlog a planowanie sprintu

Jak wygląda korzystanie z backlogu na przykładzie przebiegu planowania kolejnego sprintu?

  1. W pierwszej kolejności Product Owner określa zespołowi hierarchię owego rejestru (zadań), opisując zadania i nadając im rangę ważności. 

  2. Do najbliższego sprintu przechodzą zadania o najwyższym priorytecie.

  3. Następnie następuje ich weryfikacja przez zespół, który jednocześnie określa, jakie zadania jest w stanie w takim odcinku czasu wykonać. 

  4. Po tym następuje oficjalne przeniesienie zadań z Product Backlogu do Sprint Backlogu.

Po kolejnych następujących po sprincie spotkaniach review wyraźnie można zaobserwować, jak rejestr nieustannie ewoluuje. Pozwala to na sprawne dostosowanie się do oczekiwań użytkowników. Jest to cenne, ponieważ jeśli dane działania finalnie nie prowadzą do uzyskania oczekiwanego rezultatu, mogą być zwinnie modyfikowane, by ten cel osiągnąć. Zmiany dotyczą również możliwości finansowych oraz sytuacji rynkowej, gdzie elastyczność w działaniu jest jak najbardziej pożądana i nie generuje strat, które mogłyby zaistnieć, gdyby zespół uparcie trzymał się jednego, ustalonego na początku, sztywnego planu. Pozostaje zatem pytanie: czy to jedyne spotkania, jakie powinny się odbyć?

Zdecydowanie nie. Na podstawie powyższego opisu widzimy już w dużym uproszczeniu główne działania podejmowane przez zespół na drodze do podejmowania nowych zadań, by finalnie otrzymać pożądany przez klienta produkt. By proces ten przebiegał sprawnie, warto zatroszczyć się o jeszcze jeden charakter spotkań, jakim jest Scrum grooming.

Backlog grooming – co to takiego?

Scrum grooming to oddzielne spotkanie zespołu projektowego. Inaczej określić można je, jako Story Time, Backlog Refinement Meeting czy Backlog Estimation. Powinno ono odbyć się przed planowaniem kolejnego sprintu, jednak przed review, ponieważ jego celem jest uporządkowanie backlogu oraz wsparcie ustalania priorytetów.

Na czym polega backlog grooming?

Podczas spotkania, jakim jest Scrum grooming, zespół projektowy dokonuje szeregu działań, które finalnie mają pomóc mu w efektywniejszej i sprawniejszej pracy nad produktem. Na zebraniu takim dokonuje się:

  • przeglądu elementów backlogu;

  • optymalizacji tych elementów;

  • dzielenia się wiedzą, by członek zespołu mógł posiadać aktualne informacje niezbędne do dalszych prac nad produktem;

  • ustalenia priorytetów na podstawie poszczególnych elementów;

  • podziału różnych elementów backlogu na możliwie jak najmniejsze oraz oszacowania czasowego ich realizacji; 

  • stworzenia nowych PBI (Product Backlog Item).

Co backlog grooming daje zespołowi?

Pozornie wydawać by się mogło, że wiele spotkań może odciągać zespół od pracy i generować koszty. Nic bardziej mylnego. W pierwszej kolejności należy zmienić myślenie w takiej kategorii. Spotkania zespołu mają nie tylko dobroczynny wpływ na jego budowanie, lecz także na same efekty pracy. Oto co spotkanie groomingowe daje zespołowi:

  • korzyści w zakresie umiejętnej organizacji pracy;

  • wspiera planowanie i ustalanie priorytetów;

  • pomaga zminimalizować ryzyko błędnych kroków opartych jedynie o intuicję, a nie dyskusję;

  • wspiera wzrost zaangażowania poprzez aktywne uczestnictwo członków zespołu w rozmowach na temat projektu;

  • przyczynia się do zwiększenia poczucia odpowiedzialności.

Podsumowując, spotkanie backlog grooming odgrywa dużą rolę w pracy zespołowej, pozwalając na dokładną weryfikację priorytetów i realizowanych założeń. Spotkania takie mogą zwiększyć efektywność podczas kolejnych sprintów, pozwalając zaoszczędzić czas, energię i motywację, które nie są marnotrawione przez niedopowiedzenia i pomyłki wywołane przez problemy w niewystarczającej komunikacji.