Przedsiębiorca stawiający pierwsze kroki w procesie zakładania własnej działalności gospodarczej nie może pominąć tak istotnego faktu, jak stworzenie odpowiedniego biznesplanu. Stanowi on, bowiem podstawowe narzędzie określające sens istnienia przedsiębiorstwa oraz objaśniające przyjęte cele, a także strategię biznesową. Głównym zadaniem sporządzonego formalnie biznesplanu jest przekonanie jego czytelników o opłacalności przedsięwzięcia - czy oferowane przez firmę produkty bądź usługi przyniosą oczekiwane zyski. Budowa biznesplanu w dużej mierze będzie miał wpływ na sukces bądź porażkę przedsiębiorstwa.
Od czego zależy budowa biznesplanu?
Budowa biznesplanu jest zależna od podmiotu, który jest jego adresatem. Różne sytuacje wymagają sporządzenia tego dokumentu według odmiennych zasad, przykładowo dla banku, inwestora, czy po prostu dla kontroli opłacalności podjętych działań w istniejącym już przedsiębiorstwie. Jednak standardowa struktura, jaką powinien posiadać prawidłowy biznesplan została opisana poniżej.
Część informacyjna i charakterystyka przedsięwzięcia
Budowa biznesplanu na samym początku powinna zawierać krótkie streszczenie, zawierające opis najważniejszych elementów w nim zawartych. Stanowi ono, bowiem wizytówkę przedsięwzięcia, dlatego powinno zostać sporządzone z niezwykłą starannością i przygotowaniem. Streszczenie musi być tak skonstruowane, aby przyciągało uwagę adresata oraz zachęcało do dalszej lektury. Co istotne, może powstać dopiero wtedy, gdy biznesplan jest już gotowy, ponieważ musi wskazywać najistotniejsze informacje w nim opisane, a w szczególności:
- cel przedsięwzięcia oraz biznesplanu,
- wskazanie przeznaczenia i wysokości potrzebnych środków,
- krótki opis produktów/usług wraz z rynkami zbytu,
- doświadczenie i umiejętności osób odpowiedzialnych za dane przedsięwzięcie (kadra zarządzająca),
- najistotniejsze dane finansowe.
Następnym etapem jest charakterystyka przedsiębiorstwa, czyli część zawierająca wszystkie dane o firmie. Powinny się tutaj znaleźć takie dane jak: nazwa firmy, forma prawna prowadzonej działalności, dane teleadresowe. Mile widziany przez adresatów będzie fakt zawarcia krótkiej informacji na temat właścicieli przedsiębiorstwa, szczególnie nagrody, certyfikaty oraz wyróżnienia jakie uzyskali. Warto również wspomnieć o sformułowanej misji i założonych celach, do osiągnięcia których firma będzie dążyć.
Równie ważna jest koncepcja przedstawiająca charakterystykę przedsięwzięcia - czyli opis przedmiotu działalności organizacji. Należy określić, czy będzie to firma usługowa, produkcyjna czy zajmująca się jedynie sprzedażą. Dokonanie opisu oferty kierowanej do potencjalnych klientów musi wynikać z oceny walorów korzystnych z ich punktu widzenia, jednocześnie biorąc pod uwagę uwarunkowania jakie trzeba spełnić przy produkcji wyrobu lub świadczeniu danej usługi oraz sposobu dystrybucji. Warto przy tym podać, co wyróżnia ofertę na tle konkurencji. Nie można przy tym zapomnieć o przysługujących przedsiębiorcy prawach autorskich, zastrzeżonych znakach towarowych i patentach.
Najważniejsze informacje jakie powinna zawierać powyższa część, to:
- opis usługi/ produktu,
- porównanie oferty na tle konkurencji,
- opis technologii wytwarzania,
- sposoby pozyskiwania surowców i półproduktów,
- zasoby niezbędne do świadczenia usługi,
- regulacje prawne związane z danym produktem oraz jego użytkowaniem (jeżeli takie istnieją),
- plany rozwoju produktu oraz technologii,
- opis cyklu życia produktu.
Analiza strategiczna - ocena rynku i firmy
Budowa biznesplanu przedsiębiorca w tej części powinna skupić się przede wszystkim na dokonaniu analizy otoczenia w jakim będzie prowadzona działalność gospodarcza. Dotyczy to zarówno warunków zewnętrznych, jak i wewnętrznych firmy. Warto na tym etapie zawrzeć informacje o danej branży, ale także zwrócić uwagę na zasady panujące na rynku. Niezbędne jest przy tym zbadanie tendencji na nim panujących, ponieważ dzięki temu skuteczniej można dobrać strategię podejmowanych działań.
Przedsiębiorca nie może zapomnieć o analizie konkurencji, gdyż dzięki zapoznaniu się z podejmowanymi przez nią działaniami, będzie mógł lepiej przygotować się do prowadzenia własnej działalności. Krótka charakterystyka potencjalnych klientów oraz ich segmentacja może być pomocnym czynnikiem przy określaniu grupy docelowej odbiorców. Dzieje się tak za sprawą poznania ich potrzeb, które z pewnością można uznać za klucz do sukcesu.
Często o powodzeniu danego przedsięwzięcia decydują tzw. bariery wejścia na rynek, czyli wszelkie czynniki, które stoją na drodze do prawidłowego funkcjonowania organizacji pojawiające się najczęściej na samym początku, podczas zakładania działalności. Wcześniejsze ich rozpoznanie wraz z opisem działań mających na celu ich wyeliminowanie będzie dodatkowym atutem biznesplanu.
Pomocnym narzędziem służącym ocenie danego przedsiębiorstwa jest analiza SWOT, której nazwa wywodzi się z angielskich słów: Strengths – mocne strony organizacji, Weeknesses - słabe strony organizacji, 0pportunities – szanse w otoczeniu, Threats – zagrożenia w otoczeniu. Z uwagi na obszerny charakter przeprowadzania tejże analizy, może ona stanowić odrębną część biznesplanu.
Pozytywne spojrzenie adresatów można uzyskać poprzez stworzenie prognoz sprzedaży oraz podanie przewidywanego udziału w rynku.
Główne składniki potencjału firmy
Budowa biznesplanu firmy to przede wszystkim ocena jej potencjału. Obecnie wiadomo, że sukces przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość, zależy w głównej mierze od kadry zarządzającej oraz pracowników. Stanowią oni, bowiem otoczenie wewnętrzne firmy świadczące o jej potencjale, który odnosi się do wiedzy, doświadczenia oraz struktury organizacji i procesów. Dlatego warto w tej części skupić się nad opisem:
- kwalifikacji kadry zarządzającej oraz pracowników,
- charakterystyki osób odpowiedzialnych za wyniki działalności (prezesów, dyrektorów),
- struktury organizacyjnej, wraz z wskazanym podziałem obowiązków, zadań i odpowiedzialności,
- systemu wynagradzania pracowników, a także sposobów ich motywowania,
- systemu szkoleń zapewniających rozwój,
- systemu kontroli podejmowanych działań,
- systemu komunikacji w przedsiębiorstwie.
W tym etapie powinien zawierać się szczegółowy opis dotyczący sfery zarządzania w organizacji, przyjętych zasad oraz podejmowanych działań do jej prawidłowego funkcjonowania.
Budowa biznesplanu a planowanie, czyli cele w zgodzie ze strategią firmy
Największym wrogiem każdego przedsięwzięcia jest chaos i nieuporządkowanie. Niezbędną czynnością przy wprowadzaniu biznesplanu w życie, jest wcześniejsze zaplanowanie wdrażania strategii. Istotny jest w tym przypadku harmonogram działań, jakie należy podjąć, aby osiągnąć sukces. Zaleca się, aby zawierał etapy przez jakie powinno się kolejno przechodzić, aby zrealizować założenia poczynione w biznesplanie. Ważne też, żeby każdy z etapów posiadał zarówno określone cele, które w końcowym stadium zostaną poddane weryfikacji pod względem ich wykonania, ale także jasno określone zadania lub działania jakie należy wykonać.
Przyjęło się, iż horyzont planowania powinien sięgać minimalnie 5 lat, przy czym należy wskazać przewidywane terminy realizacji określonych celów i zadań.
Spodziewane problemy i metody ich przezwyciężania
W tej części powinno zawrzeć się przede wszystkim opis ryzyka związanego z prowadzeniem działalności w danej branży. Najistotniejszą kwestią jest, aby przeanalizować jakie skutki wywoła realizacja zdefiniowanego ryzyka oraz określenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia. Wówczas przedsiębiorca powinien wskazać sposoby zapobiegania, jakie mogą zostać podjęte, aby zminimalizować powstałe skutki w przypadku realizacji ryzyka oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Dwie główne kwestie jakie powinny być objaśnione, to:
- wszystkie możliwe rodzaje ryzyka mogące wystąpić przy prowadzonym profilu działalności, a także
- jak przedsiębiorstwo zamierza sobie poradzić w przypadku ich wystąpienia.
Czy budowa biznesplanu musi zawierać plan marketingowy?
Kolejnym etapem jest poinformowanie adresata biznesplanu o sposobie w jaki przedsiębiorstwo będzie zarabiać. Należy wykazać się tutaj świadomością podejmowanych działań, wskazując jasno, że przedsiębiorca wie - co, gdzie i komu będzie oferował swoje usługi/ produkty. Wszelkie informacje zawarte w tym rozdziale powinny być poparte wiarygodnymi danymi na temat klientów, konkurentów oraz rynku docelowego. Wybór zaplanowanej strategii powinien być uzasadniony odpowiednimi argumentami, przekonującymi o jej skuteczności.
Najczęściej używaną w tej części koncepcją jest “4P”, skupiającą się na opracowaniu i wytworzeniu jak najlepszego produktu:
- Produkt (PRODUCT) - charakterystyka produktu oferowanego potencjalnym klientom, opis jego wyjątkowości w spełnianiu potrzeb klientów,
- Cena (PRICE) - musi wynikać z analizy rynku, specyfiki produktu i spełniania wymagań grupy docelowej, jednak pozostając korzystna dla osiągnięcia planów finansowych,
- Dystrybucja (PLACE) - przyjęta strategia sprzedaży oraz opis głównych kanałów dystrybucji,
- Promocja i reklama (PROMOTION) - metody dotarcia do odbiorców za pomocą działań promocyjnych i reklamowych, całokształt informacji o produkcie/ usłudze przekazywanych na zewnątrz, aby zachęcić klientów do zakupu.
Plan finansowy
Jedna z najważniejszych części biznesplanu, która interesuje wszystkich adresatów. Żadne przedsięwzięcie nie może być efektywne, bez wcześniejszego zaplanowania kwestii finansowych. Istotą w tym przypadku jest opracowanie planu inwestycyjnego oraz prognozy przyszłych przychodów i kosztów, ponieważ stanowi to podstawę do podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności. Analiza finansowa przedsięwzięcia powinna składać się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- rachunku przepływów pieniężnych,
- analizy progu rentowności,
- wykazu środków trwałych.
WAŻNE! Dane zawarte w powyższych sprawozdaniach pro forma powinny dotyczyć przynajmniej okresu od 3 do 5 lat.
Jest to krótkie podsumowanie istotnych elementów biznesplanu, które stanowi omówienie szansy zaistnienia koncepcji biznesowej w nim zawartej. Powinny się tu znaleźć wnioski wynikające z przeprowadzonych analiz. Można również wspomnieć o perspektywach rozwoju przedsiębiorstwa w przyszłości.
