Podczas wstępnej fazy tworzenia dokumentu tak istotnego na drodze do sukcesu firmy bądź przedsięwzięcia, jakim jest biznesplan, należy skupić się przede wszystkim na tym, aby zdobył zainteresowanie adresata. Streszczenie oraz charakterystyka przedsiębiorstwa są najważniejszą częścią decydującą o zaangażowaniu potencjalnych inwestorów, którzy otwarcie przyznają, że czytają na początku streszczenie, potem przechodzą od razu do informacji finansowej. Jeżeli pozytywnie ocenią te dwie części, przechodzą do czytania pozostałych.
Ogólna charakterystyka przedsiębiorstwa
Część inaczej nazywana streszczeniem, jak zostało powiedziane wcześniej stanowi najważniejszą część przy pisaniu biznesplanu. Należy ją stworzyć na końcu, kiedy wszystkie elementy zostaną dopięte na ostatni guzik. Powinno być rzeczowe, posiadać zrozumiały sens oraz w sposób jasny prezentować najważniejsze informacje. Czy odbiorca przeczyta dalszą część planu biznesu, zależy często od zawartości umieszczonej na samym początku i od tego, czy jest interesująca. W celu należytego zaprezentowania firmy, treść streszczenia powinna obejmować, m.in.:
- określenie misji, wizji i podstawowych celów działalności gospodarczej,
- określenie nazwy i zaprezentowanie firmowego logo,
- określenie formy organizacyjno-prawnej,
- krótka prezentacja danych o właścicielach działalności,
- wskazanie lokalizacji, przedmiotu i obszaru jej działania
Wiadomo, że charakterystyka istniejącego przedsiębiorstwa będzie wyglądać nieco odmiennie od opisu nowej, dopiero co powstającej firmy. Różnica przejawiać się będzie chociażby tym, że działające przedsiębiorstwo tworzy zwykle biznesplan w celu rozszerzenia swojej oferty o nowy produkt bądź usługę.
Firma istniejąca na rynku - opisuje swoją dotychczasową działalność, zawierając również krótką historię. Wystarczy bez zbędnych szczegółów wskazać, czym przedsiębiorstwo się zajmuje, na jakim rynku oferuje swoje usługi lub produkty, a także w jakim stopniu teraźniejsza pozycja wśród konkurencji przyczyni się do powodzenia przedsięwzięcia, które jest przedmiotem biznesplanu.
Nowe przedsiębiorstwo - w tej części nie opisuje swojej historii ani działalności, lecz skupia się na podkreśleniu tego co już udało się pozyskać bądź osiągnąć w fazach początkowych tworzenia firmy, np. uzyskane pozwolenia, zdobyty lokal na potrzeby działalności. W sytuacji, kiedy biznesplan tworzony jest w bardzo wczesnej fazie - można ten moment pominąć, gdyż wszelkie potrzebne informacje znajda się w dalszych częściach dokumentu.
Misja, wizja i cele przedsiębiorstwa
Jedną z pierwszych czynności przy planowaniu nowego przedsięwzięcia jest z pewnością sformułowanie w sposób zwięzły i syntetyczny misji jaką będzie pełnić przedsiębiorstwo. Stanowi ona bowiem tzw. posłannictwo firmy oraz rolę jaką odgrywa w otoczeniu wśród odbiorców. Następnie należałoby określić obraz firmy w przyszłości - czyli wizję, która także powinna zostać stworzona zwięźle i syntetycznie.
Gdy już przedsiębiorca posiada sformułowaną misję oraz wizję działalności przez niego prowadzonej, ma już podstawę do wytyczania celów do jakich firma będzie dążyć. Przy definiowaniu celów głównych, przedsiębiorstwo może przyjąć:
- ekonomiczne- zysk, rentowność,
- finansowe- płynność finansowa, zdolność kredytowa, samofinansowanie, struktura kapitału,
- rynkowe- obrót, udział w rynku, pozycje rynkowe, nowe rynki,
- socjalne- bezpieczeństwo, satysfakcja z pracy, integracja społeczna, zapewnienie rozwoju kadry,
- związane z władzą i prestiżem- niezależność, wizerunek, prestiż, wpływy społeczne i polityczne.
Najczęściej wspomnianym w literaturze, ale także występującym w praktyce głównym celem przedsiębiorstwa jest maksymalizacja zysku poprzez zdobywanie klientów i budowanie ich lojalności wobec organizacji.
Nazwa i logo firmowe
Dodatkowym atutem świadczącym o głębokim przemyśleniu i zaplanowaniu przedsięwzięcia z pewnością będzie zaprezentowanie nazwy firmy i logotypu, a także określenie czynników jakie należy brać pod uwagę przy ich tworzeniu.
Nazwa stanowi bardzo ważny element w działalności gospodarczej i jej funkcjonowania na rynku. Właściwy dobór nazwy decyduje o tym, czy przyciągnie klientów do skorzystania z usług lub zakupu produktów albo ich zniechęci. Warto zwrócić uwagę głównie na to, aby:
- nazwa dobrze brzmiała, nie była za długa oraz nie zawierała trudnych słów. Powinna się kojarzyć z czymś przyjemnym, znanym oraz wpadać w ucho i być prosta do zapamiętania,
- kojarzyła się z profilem działalności firmy lub jej cechami,
- wziąć pod uwagę zasięg rynku, lokalny czy krajowy (w przypadku przedsiębiorstwa lokalnego warto pomyśleć o regionalnych tradycjach),
- nazwa była oryginalna, jedyna w swoim rodzaju,
- była łatwa przy używaniu jej w hasłach reklamowych,
- nazwa była dostępna przy tworzeniu domeny internetowej firmy.
Identyfikacja wizualna firmy to w dzisiejszych czasach jedno z podstawowych narzędziem budowania wizerunku. Związane jest to z tworzeniem symbolu pozwalającego na wyróżnienie się wśród konkurencji. Dobrze dobrane logo przekazuje główne informacje o firmie i określa jej charakter.
Forma organizacyjno-prawna
W Polsce istnieje wiele form organizacyjno-prawnych prowadzenia własnego przedsiębiorstwa. Wśród nich można wymienić: indywidualną działalność gospodarczą osób fizycznych, spółkę cywilną, spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę akcyjną oraz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Wybór jaki przedsiębiorca musi dokonać w tej kwestii jest tak ważny, gdyż wywołuje konsekwencje na początku, a także w późniejszych okresach prowadzenia działalności. Dla różnych rodzajów form istnieją odmienne warunki jakie trzeba spełnić przy zakładaniu firmy.
Przy wyborze formy organizacyjno-prawnej należy kierować się wielkością i profilem prowadzonej działalności gospodarczej. Dla mikro i małych przedsiębiorstw najbardziej odpowiednią formą są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne lub jednoosobowa działalność gospodarcza.
Struktura własnościowa - kilka zdań o właścicielach
Przedstawiając strukturę własności należy przede wszystkim wskazać powiązania pomiędzy właścicielami, wraz z ich krótką charakterystyką dotyczącą wykształcenia i doświadczenia zawodowego oraz ewentualne powiązania z innymi podmiotami gospodarczymi. Ważne w tej części są informacje na temat rozkładu udziałów akcji, wielkość kapitału wniesionego przez poszczególnych członków, a także zakres obowiązków i odpowiedzialności.
W tej kwestii również nowe przedsiębiorstwo zawiera odmienny opis od tego już istniejącego.
Firma istniejąca na rynku - powinna szczegółowo opisać kadrę zarządzającą, ukazując doświadczenie zawodowe, wykształcenie, umiejętności oraz osiągnięcia, które mają kluczowe znaczenia dla powodzenia nowego przedsięwzięcia. Istotne tutaj jest wskazanie umiejętności wykorzystywania posiadanej wiedzy do osiągnięcia zamierzonych celów.
Nowe przedsiębiorstwo - musi skupić się na sumiennym opisaniu wszystkich umiejętności posiadanych przez właścicieli i kadrę zarządzającą. Wiadomo, że im lepsze zarządzanie, tym lepsze wyniki przedsiębiorstwa. W tym przypadku liczy się przede wszystkim zakres wiedzy jaką posiadają osoby odpowiedzialne za prowadzenie firmy oraz znajomość branży.
Opis przedsięwzięcia
Charakterystyka przedsiębiorstwa musi być wyjątkowo dokładnie opisana i w tym miejscu również należy podkreślać przewagę konkurencyjną, innowacyjność, a także dodatkowe korzyści oferowane dla klienta. Warto przy tym wykazać wpływ powyższych czynników na wzrost zyskowności. Należy skupić się na przewagach przedsiębiorstwa, które pozwolą w osiągnięciu sukcesu w związku z planowanym przedsięwzięciem. Warto wykazać się unikalnością lub konkurencyjnością pomysłu, usługi czy produktu. Dodatkowym atutem będą również innowacje i nowe technologie, które planuje się wdrożyć. Kolejność opisu przedsięwzięcia powinna wyglądać następująco:
- Opis produktu/ usługi- czyli co i dlaczego będzie ofertą przedsiębiorstwa. Należy podkreślić indywidualny charakter oraz zakres funkcjonalności jakie reprezentuje dany produkt lub usługa. Czy będzie lepszy, tańszy i lepiej dostępny od produktów konkurencji. Warto wskazać informację o uzyskanych pozwoleniach i koncesjach, kiedy są wymagane. Wszelkie informacje w tym obszarze powinny być rzeczowe i konkretne, a zarazem przekonujące inwestora.
- Realizacja- czyli w jaki sposób osiągniemy zamierzony pomysł. W przypadku produktu: jak będzie produkowany? Gdzie będzie sprzedawany? Komu będzie oferowany?
Lokalizacja i obszar działania
Należy na tym etapie opisać miejsce prowadzenia działalności, jego specyfikę oraz wskazać, czy spełnia wyznaczone standardy. Informacje istotne to przede wszystkim adres siedziby przedsiębiorstwa oraz miejsca prowadzenia działalności. Powinno się również określić obszar na jakim firma będzie oferować swoje usługi, zakres terytorialny po uwzględnieniu lokalizacji oraz odbiorców (pochodzenie klientów). W zależności od skali prowadzonej firmy, może ona funkcjonować na rynku lokalnym, krajowym bądź międzynarodowym.
