Poradnik Przedsiębiorcy

Struktura organizacyjna w Twojej firmie - jak nią zarządzać?

W sytuacji, gdy Twoja firma się rozrasta i zatrudniasz coraz to więcej pracowników, w celu zapewnienia przedsiębiorstwu dalszego rozwoju, warto zastanowić się nad wdrożeniem odpowiedniej struktury organizacyjnej. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które przyczyni się do wprowadzenia podziału pracy i lepszej koordynacji. Jednak, jak pokazuje proza dnia codziennego, dla małych i średnich przedsiębiorstw wprowadzenie takiego rozwiązania w życie wcale nie należy do najłatwiejszych i wiąże się z wieloma przeszkodami. Firma nie może pozwolić sobie na skupienie całej uwagi jedynie na wprowadzeniu zmian organizacyjnych - cały czas prowadzi działalność i musi pamiętać o prawidłowej obsłudze swoich obecnych, jak i przyszłych klientów. Dowiedz się, jak prawidłowo powinna być wprowadzana struktura organizacyjna w firmie.

Czym jest struktura organizacyjna?

W pierwszej kolejności, przed podjęciem jakichkolwiek działań, należy odpowiedzieć sobie na pytanie - czym tak właściwie jest struktura organizacyjna?

Struktura organizacyjna jest układem stanowisk i składających się z nich komórek organizacyjnych wewnątrz firmy, jest również  podziałem uprawnień i odpowiedzialności oraz określeniem zależności pomiędzy poszczególnymi pracownikami przedsiębiorstwa.

Struktura organizacyjna - zasadnicze elementy

Na typową strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa składają się trzy zasadnicze elementy:

  • regulamin organizacyjny - jest dokumentem kompleksowo regulującym porządek w firmie, wskazuje kompetencje każdej z jednostek firmy,
  • opis stanowisk pracy - określa wymagania kwalifikacyjne wobec osób zajmujących poszczególne stanowiska oraz ich zakres obowiązków, wraz z zakresem odpowiedzialności i uprawnień,
  • schemat organizacyjny - jest to przedstawienie struktury firmy w sposób graficzny.

Struktura organizacyjna firmy- zasady tworzenia

Aby stworzyć prężnie funkcjonującą strukturę organizacyjną należy dostosować się do kilku podstawowych zasad, które mogą okazać się bardzo pomocne. Z pewnością zakwalifikujemy do nich:

  • zasadę celowości:

polega na jasnym i wyraźnym określeniu celów przedsiębiorstwa i ich podziału z ogólnosystemowych na cząstkowe;

  • zasadę minimalnej złożoności:

maksymalna minimalizacja złożoności struktury organizacyjnej - powinna być ona prosta i nieskomplikowana;

  • zasadę najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego:

mówi o tym, że tworząc odpowiednie komórki, należy przyporządkować do nich osoby posiadające odpowiedni wykształcenie i umiejętności. Z kolei, jeżeli chodzi o stanowiska kierownicze w tychże komórkach, osoby te także powinny posiadać predyspozycje do kierowania zespołem;

  • zasadę jednolitości kierownictwa:

jest to najważniejsza zasada tworzenia struktury organizacyjnej, która mówi, że dany pracownik lub grupa pracowników powinna być podległa tylko jednemu kierownikowi, który będzie wydawał im polecenia. Dodatkowo, to przed nim pracownicy byliby odpowiedzialni służbowo;

  • zasadę dostosowania do warunków zewnętrznych:

struktura organizacyjna przedsiębiorstwa powinna zostać dostosowana do warunków zewnętrznych, jak np. grupa klientów, charakter rynku itp.;

  • zasadę racjonalności nadzoru:

polega na tym, aby wielkość zespołu, który podlega pojedynczemu kierownikowi była racjonalna;

  • zasadę specjalizacji:

dotyczy grupowania elementów struktury według możliwie jednorodnych zadań.

Struktura organizacyjna firmy - projektowanie

Przed wprowadzeniem struktury organizacyjnej należy ją skrupulatnie zaprojektować, uwzględniając wszystkie możliwe aspekty. Pominięcie jednego z nich może przyczynić się do nieprawidłowego funkcjonowania całej firmy. Warto również podkreślić, że zaprojektowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej jest dość czasochłonne. W celu ograniczenia tego do minimum należy:

  • określić elementy danej struktury (zaprojektować stanowiska pracy),
  • wg odpowiednich kryteriów pogrupować stanowiska pracy oraz ustalić hierarchię i zależności między nimi,
  • przypisać każdej komórce organizacyjnej (stanowisku) cele i zadania,
  • określić relacje pomiędzy komórkami,
  • rozmieścić uprawnienia decyzyjne.

Struktura organizacyjna - najpowszechniejsze typy schematów

W podręcznikach dotyczących zarządzania oraz wielu publikacjach w tym zakresie można spotkać się z wieloma tradycyjnymi schematami organizacyjnymi. Do najpopularniejszych należy zakwalifikować:

  • strukturę płaską,
  • strukturę liniową,
  • strukturę funkcjonalną.

Struktura płaska

Cechuje się tym, że występuje tutaj tylko jeden kierownik, któremu podlegli są pozostali pracownicy.

Zalety:

  • duża samodzielność decyzyjna pracowników;
  • szybszy przepływ informacji;
  • niskie koszty utrzymania kadry kierowniczej;
  • sprzyja wyzwalaniu inicjatyw wśród pracowników.

Wady:

  • brak planowania i zarządzania strategicznego;
  • brak rezerw kadry kierowniczej;
  • centralizacja władzy i wiedzy w jednym kierowniku („super szef” znający się na wszystkim, co obniża jego efektywność);
  • brak możliwości wykorzystania awansu poziomego, jako elementu motywacyjnego.

Struktura liniowa

Tego typu struktura charakteryzuje się tym, że pracownicy podlegają wielu kierownikom funkcjonalnym, przy czym każdy z kierowników działa w wyspecjalizowanej dziedzinie.

Zalety:

  • prosty i jasno określony zakres władzy i odpowiedzialności;
  • fachowość podejmowanych decyzji;
  • możliwość szybkiej reakcji na zmiany systemu.

Wady:

  • możliwość otrzymywania przez pracowników sprzecznych poleceń;
  • skomplikowana sieć informacyjna;
  • trudności w rozstrzyganiu zakresu kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych kierowników.

Struktura funkcjonalna

Charakteryzuje się występowaniem działów funkcjonalnych kierowanych przez specjalistów. W tym przypadku pracownik podlega więcej niż jednemu kierownikowi. W razie problemów przy wykonywaniu zadań może zwrócić się do odpowiedniego specjalisty.

Zalety:

  • efektywny sposób wykorzystania posiadanych zasobów;
  • obniżenie kosztów ogólnych;
  • szybkie podejmowanie decyzji;
  • klarowność ścieżki awansu;
  • łatwość sprawowania kontroli i nadzoru,
  • spożytkowanie wyspecjalizowanych umiejętności tam, gdzie są najpotrzebniejsze.

Wady:

  • trudność w  dostępie do informacji;
  • trudność w określeniu odpowiedzialności i ocenianiu wyników,
  • brak koordynacji
  • spory kompetencyjne pomiędzy specjalistami.

Poza wyżej wymienionymi i pokrótce opisanymi strukturami organizacyjnymi, przedsiębiorstwa stosują również struktury macierzowe, projektowe, dywizjonalne, czy chociażby struktury holdingowe.

Reasumując, wprowadzenie struktury organizacyjnej jest konieczne, gdy realizacja wyznaczonych celów firmy wymaga zaangażowania różnorodnych zasobów. Zastosowanie jednego ze schematów pozwoli na wprowadzenie odpowiedniego podziału pracy, przepływu informacji oraz efektywne planowanie prac.