Planowanie w firmie jest dość złożoną i wymagającą dobrego przygotowania częścią zarządzania przedsiębiorstwem. Istotą planowania jest zatem szereg pytań i odpowiedzi, które napotka się na drodze formułowania strategii działań. Wśród nich najważniejsze to: dokąd się zmierza? w jakim środowisku i otoczeniu się funkcjonuje? oraz jak dotrzeć tam, dokąd się zmierza?
Proces planowania w firmie
Proces planowania w firmie stanowi model podejmowania decyzji w organizacji składający się z etapów, które często decydują o sukcesie bądź porażce wykonywanych działań przez osoby za to odpowiedzialne. Najczęściej wyróżniane etapy to:
Identyfikacja i ustalanie celów
Początkowa faza w procesie planowania, służy do jasnego określenia wizji przedsiębiorstwa oraz celów, które mają kluczowe znaczenie w osiągnięciu sukcesu. Co istotne, każdy zdefiniowany cel powinien być sprecyzowany, mierzalny, a także możliwy do zrealizowania.
Określenie warunków do osiągnięcia celów
Następnym krokiem będzie zorientowanie na potrzeby przedsiębiorstwa, czyli zasoby jakie są niezbędne do osiągnięcia pożądanych efektów. Często zdarza się, że nie można od razu przejść do realizacji planu działań, gdyż niektóre cele wymagają zaangażowania dodatkowych nakładów oraz określonej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa. Największym błędem zarządzających jest powierzchowne traktowanie tego etapu, co w istocie nie pozwala na poznanie czynników sukcesu organizacji.
Analiza obecnej sytuacji gospodarczej
Na tym etapie należy skupić się przede wszystkim na obecnej sytuacji rynkowej, w której znajduje się istniejące lub mające dopiero powstać przedsiębiorstwo. Warto przeprowadzić dodatkowe analizy, żeby zorientować się jak powinno się dostosować zasoby oraz strukturę organizacyjną, aby osiągnąć zamierzone cele. Skutkiem pominięcia tego etapu może być zbyt intensywna eksploatacja zasobów już posiadanych lub niedostateczne zaplanowanie ich wielkości, co może nieść za sobą konsekwencję powzięcia zamiarów większych od możliwości.
Zestawienie planowanych efektów z kosztami ich realizacji
Jeden z najważniejszych momentów w procesie planowania, to zestawienie planowanych efektów z wydatkami, jakie należy ponieść w celu ich osiągnięcia. Dzięki temu planiści są w stanie stwierdzić, czy są w ogóle możliwe do realizacji, a także określić budżet przedsięwzięcia.
Poszukiwanie rozwiązań
Poznawszy sytuację gospodarczą panującą na rynku, wyniki przeprowadzonych analiz oraz potrzebną ilość środków finansowych, należy przejść do etapu poszukiwania rozwiązań. Im więcej alternatywnych ścieżek, tym lepiej. Jednak muszą być dobrze przemyślane i kompletne, żeby możliwy był wybór pomiędzy rozwiązaniem mniej lub bardziej ryzykownym, mającym większy lub mniejszy ekonomiczny wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów.
Ocena formalna rozwiązań oraz postawionych celów
Korzyściami wynikającymi z formułowania wielu rozwiązań oraz poddawania ich formalnej ocenie pod kątem dostosowania do ewentualnych zmian rynkowych są późniejsze możliwości szybkiego reagowania na zawirowania gospodarcze. W szczególności ma to istotne znaczenie w dalszych etapach planowania.
Wybór właściwych rozwiązań
Następnym krokiem jest przejście do planowania realizacji poczynionych założeń koncepcyjnych. Powinno się na tym etapie zawrzeć szczegółowy opis zadań, sposobów działania oraz wykorzystywania zasobów, tak aby możliwe było zrealizowanie zaplanowanych procesów dążących do osiągnięcia zamierzonych celów.
Wdrażanie planowanych rozwiązań i kontrola rezultatów
Rozpoczynając wdrażanie stworzonych planów działań niezbędna jest jednoczesna ich kontrola, pozwalająca na szybką reakcję w przypadku pojawienia się odchyleń od normy. Analizie i ocenie pod względem wpływu na osiągnięcie celów powinny podlegać każde nawet najmniejsze zmiany. Osoba odpowiedzialna za działania kontrolne, musi na bieżąco śledzić efekty powstałe przy realizacji rozwiązania oraz to, jak wpływa na obecną sytuację firmy. Istotne będzie również porównanie osiągniętych wyników z założeniami planu.
Ocena zrealizowanego planu działań
To etap ostatni oraz najbardziej oczekiwany przez osoby zarządzające przedsiębiorstwem, w którym możliwe jest porównanie efektów procesu planowania z poczynionymi w nim hipotezami. Trzymając się ściśle omawianych etapów, można osiągnąć rezultaty bardzo zbliżone do założeń. Jednak bez względu na osiągnięty wynik, należy przeanalizować wszystkie, nawet najmniejsze odchylenia powstałe przy procesie planowania oraz wyciągnąć właściwe wnioski.
Nie sposób nie zgodzić się, iż planowanie w firmie jest bardzo trudną oraz wymagającą wiele czasu i poświęcenia częścią zarządzania przedsiębiorstwem. Planowanie jest istotne zarówno w tracie prowadzenia, jak i przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Tworzenie wizji przyszłości jest ważne chociażby ze względu na rosnącą konkurencję, stawiane wymagania przez instytucje finansowe oraz ciągłe zmiany w gospodarce.
Planowanie w firmie ważne dla biznesplanu
Zaczynając tworzyć biznesplan w celu otwarcia nowego przedsiębiorstwa, czy też poszerzenia prowadzonej już działalności, warto pewne aspekty wcześniej przemyśleć. Jak wynika z jego nazwy - jest to pewnego rodzaju plan, który służy do określenia działań na drodze do osiągnięcia sukcesu. Należy zwrócić uwagę, iż nie jest to tworzenie jedynie projektu organizacji, ale także całej strategii marketingowej, sprzedaży, technologii produkcji, źródeł finansowania oraz oceny opłacalności.
W biznesplanie nie może zabraknąć harmonogramu działań, który stanowi spis wszystkich czynności na drodze do realizacji przedsięwzięcia, wraz z dokładnymi terminami rozpoczęcia, trwania oraz zakończenia konkretnych zadań. Dodatkowym atutem będzie również stworzenie awaryjnego planu działań, gdyby nie wszystko poszło tak jak zostało założone.
