W kolejnej części cyklu tworzenia profesjonalnego biznesplanu zostanie omówiona kwestia planowania, która dotyczy zarówno etapu przed rozpoczęciem działalności, jak i w trakcie jej prowadzenia. Osoba zaczynająca swoją przygodę z prowadzeniem własnej firmy, musi wiedzieć, że planowanie w firmie jest bardzo istotnym czynnikiem, często decydującym o powodzeniu danego przedsięwzięcia. Oczywiste jest, że nie można przewidzieć wszystkiego nie posiadając pewności co się wydarzy w przyszłości, jednak warto mieć plan awaryjny.
Czym jest planowanie w firmie?
Planowanie można stosować w różnych dziedzinach życia i na wiele sposobów. Jednak przy tworzeniu własnej działalności, najważniejsze jest planowanie gospodarcze. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego (sjp.pwn.pl), definicja planowania gospodarczego to - “określanie przyszłych celów i zadań ekonomicznych oraz sposobu ich realizacji”. Wśród opinii ekspertów, planowanie jest pewnym uporządkowaniem działań w logicznej kolejności, zachowując jednocześnie synchronizację i równowagę pomiędzy takimi elementami jak: ludzie, czas oraz zasoby potrzebne do wykonywania tych działań.
Rola i korzyści z planowania
Planowanie w firmie służy do przełożenia określonych celów i strategii przedsiębiorstwa na możliwe do wykonania czynności fizyczne w zakresie działań operacyjnych. Co istotne, nie należy rozumieć planowania jedynie jako formułowania celów danej organizacji, ponieważ powinny one być określone dużo wcześniej. Jest to bowiem tworzenie koncepcji działań złożonej z etapów, która określa sposób osiągnięcia tych celów, co w konsekwencji prowadzi do wytyczenia pewnych konkretnych, fizycznych operacji i czynności.
Ogólnie ujmując, planowanie można uznać za jeden z elementów zarządzania polegający na podejmowaniu decyzji w związku z działaniami zorientowanymi na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoczynnie. Korzyściami wynikającymi z planowania są z pewnością jasno określone drogi do sukcesu oraz rozwoju przedsiębiorstwa, gdyż dużo łatwiej jest coś osiągnąć, kiedy wiadomo w jakim kierunku się zmierza.
Wspomniany wcześniej sposób osiągnięcia celów powinien być określony na każdym poziomie organizacji, począwszy od zarządu, a skończywszy na pojedynczych jednostkach organizacyjnych.
Rodzaje planowania w firmie
Biorąc pod uwagę ramy czasowe możemy wyróżnić trzy rodzaje planowania działań w organizacji. Zgodnie z twierdzeniami teoretyków, są to:
- Planowanie długookresowe - obejmujące okres powyżej 5 lat, służy wytyczaniu ścieżek rozwoju firmy oraz sposobów realizacji tego co zamierza się osiągnąć w przyszłości,
- Planowanie średniookresowe - czyli na okres od 2 do 5 lat, bardziej szczegółowe plany realizacji nadrzędnych celów przedsiębiorstwa,
- Planowanie krótkookresowe - od kilku miesięcy do roku, określenie zadań jakie należy wykonać, aby osiągnąć założenia planu długoterminowego. W tej dziedzinie najczęściej powstają plany działania - czyli wprowadzanie w życie innych planów oraz plany reakcji, które służą do reagowania na nieprzewidziane okoliczności, tzw. plany awaryjne.
Jak zostało wspomniane wcześniej, planowanie to pewnego rodzaju tworzenie koncepcji działań, zatem można również wyróżnić kategorie tych planów ze względu na ich charakter:
- Plany strategiczne - są opracowywane w oparciu o cele strategiczne przedsiębiorstwa. Z reguły mają długi horyzont czasowy i odnoszą się do takich czynników, jak zasięg oraz dystrybucja zasobów, a także przewaga konkurencyjna na rynku.
- Plany taktyczne - tworzone są na podstawie określonych celów taktycznych, aby osiągnąć zamierzenia planu strategicznego. Posiadają krótszy horyzont czasowy niż plany strategiczne i koncentrują się na konkretnych zadaniach, jakie muszą zostać wykonane.
- Plany operacyjne - zorientowane są na osiągnięcie celów operacyjnych, tak aby wypełnić działania taktyczne. Zorientowane są na krótki okres i posiadają stosunkowo wąski zasięg planowania - czyli określanie co należy robić tu i teraz.
Funkcje związane z planowaniem
Planowanie w firmie oprócz wielu korzyści, pełni także kilka istotnych funkcji. Wśród najważniejszych można wymienić:
- możliwość wpływania na kreowanie przyszłości - do pewnego stopnia - przez osoby zarządzające przedsiębiorstwem, zamiast akceptacji tego, co czas przyniesie;
- możliwość jasnego określania celów organizacji, wraz z kierunkami rozwoju, do którego przedsiębiorstwo będzie zmierzać;
- wpływ na regulowanie poziomu niepewności w działaniu przedsiębiorstwa oraz łatwiejsze przewidywanie ryzyka;
- harmonizację działalności, która pozwala skupić uwagę na oszczędnym gospodarowaniu zasobami krytycznymi;
- łatwość w orientacji wśród celów przedsiębiorstwa, ich hierarchii i powiązaniach;
- możliwość przygotowania przedsiębiorstwa do przetrwania ewentualnych kryzysów.
