Współpraca w oparciu o umowy cywilnoprawne staje się coraz popularniejszym modelem na rynku pracy. Wraz z nią rośnie zainteresowanie benefitami, które do tej pory były domeną pracowników etatowych. Kluczową kwestią staje się oferowanie karty Multisport współpracownikom cywilnoprawnym. Jej przyznanie, choć korzystne wizerunkowo, rodzi liczne pytania o rozliczenia podatkowe i składki ZUS. Przedsiębiorca, chcąc zaoferować ten benefit, musi zrozumieć fundamentalne różnice w traktowaniu umowy zlecenia i umowy o dzieło. Prawidłowe rozliczenie jest kluczowe dla uniknięcia kosztownych błędów.
Podstawy prawne – fundamenty współpracy cywilnoprawnej
Zanim zagłębimy się w szczegółowe regulacje dotyczące benefitów, niezbędne jest zrozumienie fundamentalnych różnic między dwiema podstawowymi formami umów cywilnoprawnych, które definiuje Kodeks cywilny.
Umowa zlecenia, uregulowana w art. 734 i następnych, jest umową starannego działania. Oznacza to, że zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonej czynności prawnej lub faktycznej dla dającego zlecenie, ale nie gwarantuje osiągnięcia konkretnego, materialnego rezultatu. Kluczowa jest tu sama praca, sumienność i dokładność w jej wykonywaniu w określonym czasie. Przykładem może być prowadzenie obsługi księgowej firmy przez okres miesiąca, zarządzanie profilami w mediach społecznościowych czy świadczenie usług konsultingowych. Zleceniodawcę interesuje proces i zaangażowanie, a nie finalny, jednorazowy produkt.
Zgoła odmienny charakter ma umowa o dzieło, opisana w art. 627–646 Kodeksu cywilnego. Jest to umowa rezultatu, w której przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła – materialnego (np. stół, raport) lub niematerialnego (np. projekt graficzny logo, napisanie artykułu, stworzenie programu komputerowego), ale zawsze konkretnego i sprawdzalnego efektu. Zamawiającego nie interesuje, jak i kiedy dzieło powstawało, lecz jedynie jego ostateczny, zgodny z umową kształt. Te definicje mają bezpośrednie przełożenie na dalsze obowiązki, w tym te o charakterze publicznoprawnym.
Z perspektywy podatkowej kluczowy jest art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Przepis ten klasyfikuje przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło jako przychody z działalności wykonywanej osobiście. To właśnie ta kwalifikacja determinuje sposób opodatkowania wartości karty Multisport, traktując ją na równi z wynagrodzeniem pieniężnym. Równie istotne, a zarazem stanowiące oś problemu, są regulacje dotyczące ubezpieczeń społecznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych w świetle przepisów obowiązujących we wrześniu 2025 roku konsekwentnie nakłada obowiązek oskładkowania na umowy zlecenia, ponieważ często mają one charakter powtarzalny i zbliżony do świadczenia pracy. Z kolei umowy o dzieło, jako umowy o jednorazowy rezultat, co do zasady pozostają z tego obowiązku zwolnione. Ta dychotomia jest źródłem największych różnic w obciążeniach finansowych związanych z przyznaniem benefitu i wymaga od przedsiębiorcy świadomego podejścia do każdej z tych form współpracy.
Karta Multisport w rozliczeniu umowy zlecenia
W przypadku zleceniobiorcy otrzymanie karty Multisport jest traktowane jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne, które generuje przychód podlegający opodatkowaniu. Organy podatkowe konsekwentnie stoją na stanowisku, że przychód ten powstaje już w momencie, w którym zleceniobiorca otrzymuje możliwość skorzystania z benefitu, a więc w chwili przekazania mu karty lub aktywacji dostępu do niej. Nie ma przy tym znaczenia, czy i jak często faktycznie korzystał z obiektów sportowych. Wartość tego przychodu dolicza się do wynagrodzenia zleceniobiorcy w danym miesiącu, a zleceniodawca jako płatnik ma obowiązek obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.
Przykład 1.
Wynagrodzenie z umowy zlecenia wynosi 4000 zł brutto, a firma dofinansowuje kartę Multisport kwotą 100 zł (reszta jest potrącana z wynagrodzenia zleceniobiorcy). W tym przypadku podstawą do obliczenia podatku będzie kwota 4100 zł.
Istnieje tu jednak istotne udogodnienie dla osób młodych. Zleceniobiorcy, którzy nie ukończyli 26. roku życia, mogą skorzystać z tzw. ulgi dla młodych przewidzianej w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT. Zwolnienie to obejmuje przychody z umów zlecenia do rocznego limitu 85 528 zł. Co ważne, wartość dofinansowania karty Multisport również wlicza się do tego limitu i korzysta ze zwolnienia. Jeśli więc przychody młodego zleceniobiorcy mieszczą się w ustawowej kwocie, od wartości benefitu nie trzeba będzie płacić podatku.
Zupełnie inaczej i bardziej skomplikowanie wygląda kwestia składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS). Co do zasady przychód z umowy zlecenia stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe. Składka chorobowa jest dobrowolna. Oznaczałoby to, że wartość karty Multisport powinna zwiększyć podstawę oskładkowania, co realnie podniosłoby koszty zarówno po stronie zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy. Istnieje jednak kluczowy wyjątek uregulowany w § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym przepisem z podstawy wymiaru składek wyłączone są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Kluczowym warunkiem jest, aby świadczenia te były częściowo finansowane przez pracownika (w tym przypadku zleceniobiorcę). W praktyce oznacza to, że jeśli zleceniodawca stworzy wewnętrzny regulamin przyznawania benefitów (nie musi to być skomplikowany dokument, wystarczy prosty aneks lub zarządzenie), a zleceniobiorca będzie partycypował w koszcie karty, nawet symboliczną kwotą (np. 1 zł), to wartość dofinansowania od pracodawcy będzie w całości zwolniona ze składek ZUS. Jest to najpopularniejszy i najkorzystniejszy model oferowania tego benefitu zleceniobiorcom, ale wymaga od firmy dopełnienia formalności w postaci stworzenia i zakomunikowania wspomnianego regulaminu.
Przykład 2.
Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie 4500 zł. Korzysta z karty Multisport, którą w wysokości 100 zł finansuje pracodawca, a 50 zł finansuje zleceniobiorca. W firmie obowiązuje regulamin przyznawania kart Multisport dla pracowników i zleceniobiorców. W tym przypadku podstawę opodatkowania będzie stanowiła kwota 4600 zł (4500 zł + 100 zł), a podstawę oskładkowania 4500 zł.
Karta Multisport a specyfika umowy o dzieło
Sytuacja wykonawcy umowy o dzieło jest znacznie prostsza, jeśli chodzi o obciążenia publicznoprawne, co wynika bezpośrednio z natury tej umowy. Podobnie jak w przypadku umowy zlecenia wartość karty Multisport otrzymanej przez wykonawcę stanowi dla niego przychód z działalności wykonywanej osobiście, który podlega opodatkowaniu. Przychód ten ustala się jako różnicę między ceną, jaką zamawiający zapłacił za kartę, a kwotą, którą na ten cel przeznaczył sam wykonawca.
Od tak ustalonego przychodu, doliczonego do wynagrodzenia za dzieło, zamawiający pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Przy obliczaniu zaliczki stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodów, które standardowo wynoszą 20% przychodu (po odjęciu potrąconych składek, jeśli występują – co w przypadku „czystej” umowy o dzieło nie ma miejsca). W przypadku dzieł o charakterze twórczym, objętych prawem autorskim, koszty te mogą wynieść 50%, jednak benefit w postaci karty sportowej nie kwalifikuje się do tej preferencji. Również w tym przypadku wykonawcy do 26. roku życia mogą skorzystać z ulgi dla młodych na analogicznych zasadach jak zleceniobiorcy.
Fundamentalna różnica pojawia się na gruncie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z obecnym stanem prawnym umowy o dzieło nie stanowią tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Oznacza to, że od wartości karty Multisport przekazanej wykonawcy dzieła nie odprowadza się żadnych składek ZUS. Nie ma tu potrzeby stosowania mechanizmu współfinansowania ani tworzenia specjalnych regulaminów w celu uniknięcia oskładkowania – zwolnienie to wynika wprost z ustawy i jest stanem domyślnym.
Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy umowa o dzieło jest zawierana z podmiotem, z którym wykonawca pozostaje jednocześnie w stosunku pracy. W takim scenariuszu przychód z umowy o dzieło jest traktowany na równi z przychodem z umowy o pracę i w pełni oskładkowany, aby zapobiec unikaniu płacenia składek.
Jeśli jednak umowa o dzieło jest jedyną formą współpracy między stronami, benefit w postaci karty Multisport nie rodzi żadnych dodatkowych obciążeń z tytułu składek ZUS. Kwestią budzącą pewne wątpliwości jest możliwość zaliczenia przez wykonawcę wydatków na kartę do kosztów uzyskania przychodów, jednak praktyka organów podatkowych jest w tym zakresie bardzo restrykcyjna. Uznaje się, że wydatki na rekreację i sport mają charakter osobisty i nie można wykazać ich bezpośredniego związku z przychodem osiąganym z tytułu wykonania konkretnego dzieła.
Praktyczne konsekwencje i nierówność traktowania
Rozbieżności w przepisach dotyczących oskładkowania prowadzą do wyraźnego zróżnicowania sytuacji prawnej i finansowej wykonawców umów cywilnoprawnych. Choć na gruncie podatku dochodowego traktowani są oni niemal identycznie – dla obu grup wartość benefitu stanowi przychód, od którego należy odprowadzić podatek – to przepaść pojawia się w kontekście ubezpieczeń społecznych. Zleceniobiorca, aby uniknąć wysokich składek ZUS od wartości karty, musi partycypować w jej koszcie, a zleceniodawca musi dopełnić formalności związanych z wprowadzeniem odpowiednich regulacji wewnętrznych. Mimo zastosowania tego mechanizmu, jego wynagrodzenie i tak jest obciążone obowiązkowymi składkami. Z kolei wykonawca dzieła otrzymuje benefit bez żadnych dodatkowych obciążeń składkowych, co czyni to świadczenie dla niego znacznie korzystniejszym netto. Ta nierówność w traktowaniu może prowadzić do komplikacji i nieporozumień. Przedsiębiorcy mogą preferować oferowanie benefitów wykonawcom dzieł z uwagi na niższe koszty i mniejszą liczbę formalności. Z drugiej strony, zleceniobiorcy mogą czuć się pokrzywdzeni, ponosząc wyższe obciążenia publicznoprawne, co może negatywnie wpływać na atmosferę w zespole projektowym.
W praktyce problem ten jest szczególnie widoczny w firmach, które współpracują z wieloma osobami na różnych typach umów cywilnoprawnych, a chcą wprowadzić jednolity system benefitów. Wyobraźmy sobie agencję marketingową, gdzie strateg (zleceniobiorca) i copywriter (wykonawca dzieła) pracują nad tą samą kampanią. Oboje otrzymują kartę Multisport dofinansowaną w tej samej kwocie. Dla copywritera będzie to czysty zysk (pomniejszony tylko o podatek), dla stratega – konieczność partycypacji finansowej i świadomość, że jego główne wynagrodzenie jest obłożone składkami. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że często jedna osoba wykonuje dla tego samego podmiotu zadania zarówno w ramach umowy zlecenia, jak i umowy o dzieło. Prawidłowe rozliczenie świadczeń w takim przypadku wymaga szczególnej staranności, indywidualnej analizy każdego z tytułów prawnych do otrzymania wynagrodzenia i benefitów oraz precyzyjnego przypisania przychodu do właściwej umowy. Co więcej, istnieje ryzyko, że organy kontroli (ZUS, PIP) mogą zakwestionować charakter zawartej umowy. Nagminne stosowanie umów o dzieło w sytuacjach, gdzie praca ma charakter ciągły i starannego działania, może prowadzić do ich przekwalifikowania na umowy zlecenia lub nawet umowy o pracę, co wiąże się z koniecznością zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami.
Rekomendacje i rozwiązania dla przedsiębiorcy
Mając na uwadze złożoność przepisów, przedsiębiorca oferujący karty Multisport współpracownikom cywilnoprawnym powinien podjąć kilka kluczowych kroków w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z prawem. Przede wszystkim, absolutną podstawą jest staranne dokumentowanie faktu przekazania świadczenia. Należy prowadzić precyzyjną ewidencję (np. w formie arkusza kalkulacyjnego lub w systemie kadrowo-płacowym), która będzie zawierać dane wykonawcy, rodzaj i numer umowy, datę przekazania benefitu, jego wartość rynkową, wysokość dofinansowania oraz kwotę dopłaty ze strony beneficjenta. Po drugie, w przypadku umów zlecenia, kluczowe jest wprowadzenie i zakomunikowanie wewnętrznego regulaminu przyznawania świadczeń pozapłacowych. Taki dokument powinien jasno określać zasady, na jakich wykonawcy mogą uzyskać dostęp do benefitu, oraz warunek częściowej odpłatności, co stanowi formalną podstawę do zwolnienia z oskładkowania. Po trzecie, dział kadr i płac musi być świadomy obowiązków płatnika – zarówno w zakresie terminowego poboru zaliczek na podatek dochodowy od wartości benefitu, jak i zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS i prawidłowego, comiesięcznego rozliczenia składek.
Z perspektywy samego wykonawcy najważniejsza jest świadomość, że otrzymany benefit stanowi przychód. Powinien on zweryfikować, czy zleceniodawca prawidłowo doliczył jego wartość do podstawy opodatkowania i pobrał zaliczkę. Informacje te powinny znaleźć się na rocznej informacji PIT-11, którą wykonawca otrzymuje od płatnika. Warto również aktywnie sprawdzać swoje uprawnienia do ulg, zwłaszcza ulgi dla młodych, która może całkowicie zniwelować obciążenie podatkowe. Analiza opłacalności partycypacji w koszcie karty jest również istotna – choć symboliczna dopłata w przypadku umowy zlecenia jest konieczna dla zwolnienia z ZUS, warto dokładnie przekalkulować, jak całkowity koszt benefitu wpłynie na finalne wynagrodzenie netto. Kluczowa jest także transparentna komunikacja ze strony firmy – jasne wyjaśnienie, dlaczego występują różnice w rozliczeniach, może zapobiec wielu nieporozumieniom i budować partnerskie relacje.
Podsumowanie - karty multisport współpracownikom cywilnoprawnym
Podsumowując, karta Multisport jest cennym i pożądanym benefitem, który z powodzeniem może być oferowany wykonawcom umów cywilnoprawnych, wzmacniając ich lojalność i satysfakcję ze współpracy. Kluczem do sukcesu jest jednak zrozumienie i prawidłowe zastosowanie odmiennych zasad rozliczeniowych dla umowy zlecenia i umowy o dzieło. Podstawowym ustaleniem jest jednolite podejście do opodatkowania – w obu przypadkach wartość świadczenia stanowi przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zasadnicza różnica dotyczy składek ZUS: umowy o dzieło są z nich zwolnione, natomiast w przypadku umów zlecenia zwolnienie jest możliwe pod warunkiem współfinansowania benefitu przez zleceniobiorcę i uregulowania zasad jego przyznawania w przepisach wewnętrznych. Każdy przypadek wymaga indywidualnej analizy, a dla przedsiębiorcy kluczowe jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji i dopełnienie obowiązków płatnika. Wprowadzenie jednolitych i przejrzystych zasad traktowania wszystkich wykonawców, niezależnie od formy umowy, z pewnością uprościłoby system i ograniczyło ryzyko sporów interpretacyjnych. Dopóki jednak ustawodawca nie zdecyduje się na taki krok, to na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek poruszania się w obecnej, złożonej rzeczywistości prawnej, balansując między chęcią nagradzania współpracowników a koniecznością zachowania zgodności z przepisami.
