Zwrot auta z leasingu a aktualizacja VAT-26. Jakie są obowiązki?

Pełne odliczenie podatku VAT od wydatków na pojazd firmowy jest możliwe po złożeniu w urzędzie skarbowym informacji VAT-26. Jednak w określonych sytuacjach, takich jak zmiana sposobu użytkowania pojazdu, konieczna jest aktualizacja VAT-26. Powstaje więc pytanie, czy obowiązek ten dotyczy również przedsiębiorcy, który zakończył umowę i dokonał zwrotu auta leasingodawcy.

Obowiązek złożenia informacji VAT-26

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2. używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3. nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

W myśl art. 86a ust. 3 ustawy przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1. w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są:
1. wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
2. konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2. do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Na podstawie art. 86a ust. 4 ustawy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, ponadto potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ustawodawca m.in. powyższym przepisem wprowadził możliwość odliczenia 100% podatku dla wskazanych tym przepisem pojazdów.

W myśl art. 86a ust. 12 ustawy o VAT podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację VAT-26 o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3. 

Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, o której mowa w ust. 12, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.

Natomiast stosownie do art. 86a ust. 15 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzór informacji, o której mowa w ust. 12, uwzględniając potrzebę zawarcia w niej danych pozwalających na identyfikację pojazdu samochodowego, w szczególności marki, modelu pojazdu i jego numeru rejestracyjnego, jak również daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem, oraz uwzględniając potrzebę umożliwienia prawidłowej aktualizacji złożonej informacji.

Aktualizacja VAT-26 w związku ze zmianą przeznaczenia

W ocenie organów podatkowych art. 86a ust. 14 ustawy VAT należy interpretować szeroko, tzn. aktualizację informacji VAT-26 składa się w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego z wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystywane do celów mieszanych lub w ogóle niesłużących prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 14 lutego 2020 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.860.2019.1.MWJ), skoro druk VAT-26 jest informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a samochody w wyniku zdarzeń nie będą wykorzystywane przez podatnika w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, to w wyniku tych zdarzeń następuje obowiązek złożenia aktualizacji informacji VAT-26, ponieważ z tym dniem nastąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego.

W związku z powyższym w przypadku zaniechania wykorzystywania pojazdu w ramach umowy leasingu, dokonania jego zwrotu leasingodawcy i tym samym zaprzestania wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej, podatnik będzie zobowiązany do dokonania aktualizacji informacji o sposobie wykorzystywania pojazdów samochodowych.

Podobnie też wskazał WSA w Krakowie w wyroku z 9 lipca 2015 roku (I SA/Kr 890/15):

„Ustawa nie precyzuje, co należy rozumieć przez zmianę wykorzystywania pojazdu samochodowego. Jednakże należy przyjąć, że chodzi tu o obowiązek aktualizacji informacji w przypadku, w którym samochód dotychczas wykorzystywany wyłącznie do celów działalności miałby uzyskać przeznaczenie mieszane bądź miałby w ogóle przestać być wykorzystywany do działalności. W przypadku sprzedaży pojazdu dochodzi do sytuacji, w której przestaje być on wykorzystywany do celów działalności gospodarczej i od tego momentu ustaje prawo podatnika do odliczenia podatku VAT, o czym stosowny organ musi zostać powiadomiony”.

Przykład 1.

Pan Jan będący czynnym podatnikiem podatku VAT 1 marca 2022 roku podpisał umowę leasingu samochodu osobowego. 20 marca 2022 roku złożył do urzędu skarbowego informację VAT-26, dzięki czemu z faktur dokumentujących raty leasingowe odliczał 100% podatku naliczonego. 10 lipca 2025 roku pan Jan dokonał zwrotu auta leasingodawcy. Czy podatnik ma obowiązek dokonania aktualizacji informacji VAT-26?

Opisany pojazd przestaje być w ogóle wykorzystywany do celów prowadzonej działalności gospodarczej, a zatem pan Jan – zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy VAT – w terminie do 31 lipca 2025 roku ma obowiązek złożyć aktualizację informacji VAT-26.

Na zakończenie dodajmy, że zgodnie z art. 56a Kodeksu karnego skarbowego podatnik, który wbrew obowiązkowi nie składa właściwemu organowi podatkowemu informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy VAT, albo składa ją po terminie lub podaje w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.