Prawidłowe ujęcie wydatków w kosztach firmowych jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy. Jednym z częstych pytań jest to, jak rozliczyć polisę ubezpieczeniową samochodu w leasingu. Zgodnie z podstawową zasadą, kosztami podatkowymi są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie ich źródła, o ile nie podlegają ustawowym wyłączeniom.
Polisa ubezpieczeniowa a koszt uzyskania przychodu
Według zasady podstawowej kosztami podatkowymi prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki z nią związane, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ustawowych nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów.
Katalog wyłączeń został określony w art. 23 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). W pkt 47 tego przepisu wskazano, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Ograniczenie to dotyczy wyłącznie składek na dobrowolne ubezpieczenie komunikacyjne. Stanowią one koszt uzyskania przychodów tylko w części ustalonej od pojazdu, którego cena nie przekracza 150 000 zł. Ta kwota jest ustalana według równowartości z dnia zawarcia umowy, bazując na cenie samochodu przyjętej dla celów polisy.
Limit 150 000 zł, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, odnosi się do składek obliczonych na podstawie wartości pojazdu i decyduje, jaka część polisy na auto (inne niż stanowiące własność podatnika) nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. A contrario – w całości można zaliczyć do kosztów składki na ubezpieczenie pojazdów, których wartość przyjęta do celów ubezpieczenia nie przekracza tej kwoty (150 000 zł) ustalonej na dzień zawarcia umowy.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji indywidualnej z 6 marca 2025 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.945.2024.2.MT) wskazał, że w przypadku opłacania składek na ubezpieczenie samochodu osobowego stanowią one koszt uzyskania przychodu tylko w części ustalonej od wartości pojazdu, nieprzekraczającej równowartości 150 000 zł z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Przewidziane ograniczenie wysokości składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, dotyczy wyłącznie tych, których wysokość jest uzależniona od wartości samochodu (AC, GAP). Dla ubezpieczenia OC i NW wartość samochodu nie jest istotna.
Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć 100% wydatków poniesionych na składkę na ubezpieczenie tego samochodu OC.
Polisa ubezpieczeniowa jako dokument będący podstawą księgowania kosztu
Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT podatnicy osiągający przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej są zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) odbywa się zgodnie z zasadami Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).
Przepisy § 6 ust. 1 rozporządzenia stanowią, że: podstawą zapisu w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.
Ponadto w § 6 ust. 3 wskazano, że podstawą zapisów w księdze mogą być też: inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W myśl zaś § 12 pkt 5 rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również: inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Przepisy Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) regulujące zasady postępowania podatkowego nakładają na organy podatkowe m.in. obowiązek podejmowania wszelkich działań niezbędnych w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, co wiąże się w sposób szczególny z obowiązkiem zebrania i w sposób wyczerpujący rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Ordynacja podatkowa wymienia wprawdzie środki dowodowe (art. 181), jednakże jest to wyliczenie przykładowe. Natomiast art. 180 Ordynacji podatkowej stanowi, że dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
W świetle wyżej wskazanych uregulowań wydatek związany z uiszczeniem ubezpieczenia samochodu osobowego, który został wzięty w leasing operacyjny i jest używany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, pomimo braku faktury, stanowi koszt uzyskania przychodu. Umowa leasingu, umowa potwierdzająca zawarcie umowy ubezpieczenia OC/AC/NW oraz występujące w związku z ponoszonymi opłatami dowody, takie jak dowody wpłat, przelewy bankowe, wyciągi bankowe, potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.
Jak rozliczyć polisę ubezpieczeniową samochodu w leasingu?
Sposób księgowania polisy ubezpieczeniowej w KPiR zależy od metody wybranej przez podatnika.
Zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT: koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Przepis art. 22 ust. 5d ustawy o PIT stanowi, że: za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Zgodnie z art. 22 ust. 6 ustawy o PIT: zasady określone w ust. 5–5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.
Stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT: za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W przypadku metody kasowej (uproszczonej) wydatek należy wykazać w całości w dacie jego poniesienia, czyli w dniu wystawienia polisy.
Natomiast w przypadku metody memoriałowej polisę należy podzielić proporcjonalnie na lata podatkowe, których dotyczy. Część przypadającą na rok bieżący należy zaksięgować w dniu wystawienia polisy, a część przypadającą na rok kolejny dla celów porządkowych umieszcza się w KPiR pod datą 1 stycznia 2026 roku. Innym rozwiązaniem w przypadku metody memoriałowej jest podział wartości polisy na 12 miesięcy (okres jej obowiązywania) i księgowanie co miesiąc 1/12.
Reasumując, wydatek poniesiony na polisę ubezpieczeniową leasingowanego pojazdu stanowi koszt podatkowy (z uwzględnieniem limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT), natomiast sposób księgowania w KPiR zależy od przyjętej przez podatnika metody ewidencjonowania kosztów, tj. memoriałowej lub kasowej.
