Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy inwestować w systemy klasy Business Intelligence?

Artykuł zewnętrzny

Autor: Adam Janczewski, Zastępca Dyrektora ds. Rozwoju Produktów  BI w DomData AG Sp. z o.o.

Rozwiązania IT wspomagające planowanie i podejmowanie decyzji, określane angielskim terminem: „Business Intelligence” stają się coraz popularniejszym narzędziem pracy menedżerów. Nie tylko w dużych korporacjach, ale też w firmach średnich i małych. Sprzyja temu kilka czynników: Coraz bardziej intuicyjna obsługa, coraz niższe wymagania sprzętowe/coraz wyższe parametry komputerów osobistych i atrakcyjne ceny. Zatem, kiedy zacząć myśleć o zakupie rozwiązania BI?

Podstawowa zasada inwestowania w system klasy BA/BI to konieczność posiadania rzetelnej, przejrzystej i aktualnej informacji o swoim biznesie. Narzędzia BI nie są dla tych przedsiębiorców, którzy bazują na intuicji, a dla tych, dla których znaczenie mają twarde liczby. Domdata Sp. z o.o.

Po drugie, mitem jest przekonanie, że system BI potrzebuje zaawansowanej infrastruktury informatycznej do działania. Dzisiaj nawet nieduże organizacje są w stanie używać narzędzi analitycznych, bez potrzeby inwestowania w kosztowne rozwiązania oparte o hurtownię danych. Co więcej, technologia wyszukiwania i przetwarzania danych „in-memory” sprawia, że nie potrzeba nawet inwestować w odrębne względem systemów transakcyjnych (czyli: ERP, CRM, FK, itp.) systemy bazodanowe do przechowywania danych. Wszystkie operacje związane z analizą mogą być wykonywane w pamięci operacyjnej komputerów używanych przez końcowych użytkowników biznesowych: finansistów, członków zarządów, menedżerów odpowiedzialnych za sprzedaż, itp. Raporty i analizy mogą być tworzone w dowolnym momencie, dane źródłowe analizowane w dowolnych przekrojach i wymiarach, bez konieczności angażowania do tego celu przedstawicieli świata IT, a wszystko udostępniane na wspólnej platformie intra- lub internetowej.

Trzecia sprawa: od kiedy zapomnieć o arkuszu kalkulacyjnym? Właściwie nigdy, bo nawet tam gdzie systemy BI przetwarzają miliony rekordów, arkusze przydają się do prostszych obliczeń. Tyle, że w pewnym momencie rozwoju firmy, wydajność obliczeniowa i komfort pracy arkuszy spada: np. mają one ograniczoną liczbę kolumn i rekordów oraz ograniczoną wydajność obliczeniową jeśli chodzi o przetwarzanie dużych zbiorów w czasie rzeczywistym. W takiej sytuacji warto użyć innego rozwiązania, które usprawni procesy planowania, analizy czy raportowania w firmie. Jak rozpoznać taki moment krytyczny? Na pewno wówczas, gdy do ww. procesów zaczynamy używać coraz większej liczby plików, z coraz większą liczbą arkuszy. Jest nawet taka teoria o magicznej liczbie siedem, spotykana też pod terminem: „Liczby Millera”. W skrócie mówiąc, chodzi o to, że w trakcie prezentowania jakichś danych, człowiek jest w stanie bezpośrednio rozróżnić ok 7 informacji.

Podobnie jest z wydajnością pracy na arkuszach kalkulacyjnych: dopóki liczba arkuszy z interesującymi nas danymi nie przekracza jednocyfrowych wartości, można sobie radzić bez specjalnych narzędzi analitycznych. Jednak w dużych organizacjach system plików z danymi źródłowymi do budżetów sprzedaży czy kosztów jest znacznie bardziej rozbudowany: im większa organizacja, im bardziej skomplikowane mechanizmy rozliczania kosztów, przychodów, rentowności, itp. tym więcej kolejnych wersji planów cząstkowych, które ktoś musi skonsolidować do jednej wspólnej wersji budżetu firmy, ustalając wcześniej jednoznaczność wszystkich zapisów i kwot.  Wbrew pozorom sprawa nie jest prosta, bo zwykle chodzi o pliki zawierające setki a nawet tysiące wierszy i kolumn.

Wreszcie ostatni, lecz najważniejszy element: jakość danych. System analityczny, jest tak dobry, jak jednoznaczne i aktualne są dane źródłowe. Dlatego każde wdrożenie systemu klasy BI/BA musi zawierać etap „czyszczenia” danych, tak aby usunąć źródła ew. niejednoznaczności w interpretacji danych. Etap taki można pominąć jeśli już w trakcie ewidencji danych źródłowych wyznaczyliśmy opiekuna, który dba o ich spójność i czystość.