Poradnik Przedsiębiorcy

Business Intelligence - czy warto?

Business Intelligence (BI) to systemy informatyczne, których celem jest przekształcenie danych w informacje, na podstawie których następnie można podejmować decyzje biznesowe. Jeszcze do niedawna BI były wykorzystywane wyłącznie przez największe firmy na rynku. Dziś sytuacja się zmienia – Business Intelligence coraz częściej doceniają również małe i średnie firmy, które chcą być bardziej konkurencyjne.

Business Intelligence – zamiast zbierać dane z różnych źródeł

Aby się rozwijać, firma musi docierać z przekazem do konsumentów i rozszerzać swoją bazę klientów. Podejmując decyzje biznesowe, przedsiębiorca może opierać się wyłącznie na swojej intuicji, może też działać w oparciu o dostarczone mu dane. Dziś większość firm w pełni wykorzystuje potencjał systemów ułatwiających funkcjonowanie na rynku. Należą do nich m.in. ERP, CRM czy DMS. Niestety, nie zawsze pozyskane przy ich pomocy zestawienia w pełni odpowiadają na potrzeby kadry zarządzającej.

Pierwszym sygnałem, że w firmie warto wdrożyć Business Intelligence jest konieczność generowania raportów w oparciu o dane pochodzące z różnych, rozproszonych systemów. Chociaż wymienione wyżej systemy mogą wspomagać pracowników z różnych działów, to w praktyce ich menadżerowie mają dostęp do danych z wyłącznie jednego obszaru działalności firmy. Z kolei szefostwo może czekać na sporządzenie raportu uwzględniające wszystkie dane nawet kilka dni. Systemy klasy BI automatycznie gromadzą niezbędne dane i pozwalają wygenerować pełny raport w dowolnym momencie.

Firma się rozwija – konieczne jest podejmowanie decyzji

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą najczęściej samodzielnie podejmuje wszelkie decyzje dotyczące wprowadzenia do oferty nowych produktów czy kierunku rozwoju firmy. Gdy jednak przedsiębiorstwo się rozwija i przybywa pracy, konieczne jest zatrudnienie pracowników, a następnie przyznanie im zadań. Osoby stojące na czele poszczególnych działów firmy wiele decyzji podejmują samodzielnie i robią to właśnie w oparciu o zgromadzone dane.

Dzięki wdrożeniu systemu Business Intelligence w firmie, poszczególnie menedżerowie mogą uzasadnić każdą podjętą decyzję. Dodatkowo mogą szybko reagować na każdą zmianę i elastycznie dopasowywać się do potrzeb klientów. To z kolei oznacza, że firma może skutecznie konkurować z innymi podmiotami z branży i dążyć do uzyskania pozycji lidera.

Zbyt rzadkie monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności

Dla każdej firmy działającej na rynku bardzo ważne są kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), czyli finansowe i niefinansowe wskaźniki, które pozwalają sprawdzić, czy firma osiąga założone cele. Taka sytuacja może mieć miejsce choćby po wdrożeniu do oferty firmy nowego produktu lub usługi. Wówczas konieczne jest systematyczne sprawdzanie liczby zamówień czy liczby reklamacji.

Mając dostęp do KPI, kadra zarządzająca może systematycznie kontrolować słupki sprzedaży i tym samym zdecydować np. o obniżeniu ceny czy przygotowaniu promocji. Systematyczne sprawdzanie sprzedaży może być kluczowe, gdy mowa o produkcie z datą przydatności do spożycia. Braku czy utrudnionego dostępu do KPI również nie należy lekceważyć, bo od tych wskaźników również może zależeć pozycja firmy na rynku.

Ile kosztuje wdrożenie Business Intelligence?

Wiele firm rezygnuje z systemów klasy Business Intelligence w obawie przed wysokimi kosztami. Tymczasem dziś, gdy są one coraz popularniejsze, na rynku nie brakuje także darmowego oprogramowania, z którego podmioty gospodarcze mogą korzystać bez żadnych ograniczeń. Wiele z dostępnych rozwiązań to rozwiązania opensource’owe.

Przykładowe systemy klasy Business Intelligence, które są udostępniane nieodpłatnie, to m.in.: Pentaho, Tibco Jaspersoft czy RapidMiner.

Czy Business Intelligence to rozwiązanie dla każdej firmy?

Wdrożenie systemu Business Intelligence dla pracowników oznacza szybki dostęp do informacji. Dzięki temu, że osoby uprawnione mogą samodzielnie i w dowolnym momencie generować raporty, mogą również podejmować decyzje i na bieżąco kontrolować, jak wpływają one na zachowania klientów. Czy jest to jednak rozwiązanie dla każdej firmy? Zdecydowanie tak – to właśnie ogromne ilości danych i ich analiza są jednym z największych wyzwań dla firm.

Ponieważ dostęp do systemów klasy Business Intelligence można mieć bez ponoszenia wydatków na ich zakup, każda firma – od najmniejszej do największej – ma szansę zbudować jeszcze silniejszą pozycję na rynku.