Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucyjne zmiany w fakturowaniu, które obejmą również organizacje non-profit. Zrozumienie relacji na linii KSeF a fundacje i stowarzyszenia jest kluczowe, ponieważ już od 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie obowiązek odbioru, a później także wystawiania faktur przez ten centralny system. W artykule wyjaśniamy, jakie obowiązki czekają podmioty z trzeciego sektora i jak mogą się do nich skutecznie przygotować.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna, stworzona i zarządzana przez Ministerstwo Finansów. KSeF działa jako centralny punkt wymiany i oficjalny kanał obiegu dokumentów, poprzez który każda organizacja (w tym fundacje) będzie zobligowana do:
- wystawiania i przesyłania faktur w ustandaryzowanym formacie elektronicznym;
- odbierania faktur od swoich kontrahentów;
- przechowywania tych dokumentów (KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zwalniając co do zasady podatnika z obowiązku ich samodzielnej archiwizacji).
KSeF to platforma, która zapewnia uporządkowany i bezpieczny sposób fakturowania, zastępując obecną formę dokumentów (np. papier czy PDF) jednolitym wzorem cyfrowym, co ułatwi i zautomatyzuje pracę księgową.
KSeF a fundacje – kiedy obowiązek?
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wystawienia e-faktur dotyczy podatników, czyli zarówno podatników zarejestrowanych jako podatnicy czynni VAT, jak i podatników zwolnionych od podatku VAT. W związku z powyższym fundacja jako podmiot spełniający definicję podatnika (art. 15 ust. 1 ustawy VAT) będzie zobowiązana do:
- odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 roku. W praktyce oznacza to, że fundacja powinna korzystać z KSeF w zakresie odbierania wydatków od tego właśnie terminu, zwłaszcza otrzymując faktury od dużych dostawców mediów, usług telekomunikacyjnych czy stacji paliw;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez fundację, która nie przekroczyła w 2024 roku progu 200 mln zł obrotu. Rozpocznie się to z terminem ogólnym, tj. od 1 kwietnia 2026 roku lub od 1 stycznia 2027 roku dla drobnych przedsiębiorców (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży – 10 tys. zł miesięcznie).
KSeF a fundacje – jaką sprzedaż należy raportować?
Fundacja, jako podatnik, ma obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF w przypadku transakcji Business-to-Business (B2B). Oznacza to, że musi wystawiać faktury na rzecz innych podmiotów gospodarczych (np. gdy sprzedaje usługi szkoleniowe lub reklamy firmie).
Natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, transakcja B2C) fundacja jest wyłączona z obowiązku dokumentowania tej sprzedaży w KSeF. Co ważne, decyzja o fakultatywnym wystawianiu i wysyłce faktury ustrukturyzowanej (e-Faktury) do KSeF w transakcjach B2C pozostaje po stronie fundacji.
Jeśli fundacja dobrowolnie wystawi i prześle do KSeF fakturę na rzecz konsumenta, musi ją mu przekazać w uzgodniony sposób, ponieważ konsument nie ma dostępu do KSeF:
- Przesłanie elektroniczne (np. plik PDF lub inna wizualizacja).
- Przekazanie numeru KSeF faktury, umożliwiającego pobranie jej przez klienta z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu.
- Wydruk wizualizacji faktury w postaci papierowej.
Wiele typowych operacji fundacji jest poza zakresem obowiązkowego fakturowania w KSeF, ponieważ nie są to transakcje objęte VAT, m.in.:
- Darowizny pieniężne i rzeczowe – nie stanowią odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług, więc nie są opodatkowane VAT i nie są dokumentowane fakturą.
- 1,5% podatku (OPP) – wpłaty te mają charakter cywilnoprawny, niezwiązany z działalnością gospodarczą opodatkowaną VAT, i nie są dokumentowane fakturą.
- Dotacje i subwencje – stanowią wsparcie finansowe, a nie wynagrodzenie za usługę, więc również nie są dokumentowane fakturą.
Podsumowując, obowiązkowe e-fakturowania w relacji KSeF i fundacji występuje wyłącznie w zakresie sprzedaży na rzecz innych firm, czyli w transakcjach B2B.
Korzyści korzystania z KSeF w przypadku fundacji
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi fundacjom, jako nabywcom faktur zakupowych (kosztowych), znaczące ułatwienia, zwłaszcza w zakresie archiwizacji i odbioru oraz automatyzacji księgowości. Wszystkie faktury zakupowe wystawione przez dostawców trafiają bezpośrednio do KSeF, który automatycznie przechowuje je przez 10 lat (zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT), co całkowicie eliminuje konieczność ich samodzielnego archiwizowania i pilnowania przez fundację.
KSeF a fundacje – jak przygotować organizację na zmiany?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził rewolucję w sposobie dokumentowania transakcji, która obejmuje również fundacje i stowarzyszenia od lutego/kwietnia 2026 roku. Niezależnie od możliwości dobrowolnego korzystania przy fakturowaniu na rzecz osób fizycznych należy zadbać o wdrożenie techniczne, aby od wyznaczonej daty móc sprawnie odbierać faktury kosztowe z nowego systemu.
Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki w przygotowaniu fundacji do wdrożenia KSeF:
- Weryfikacja systemu FK – należy sprawdzić, czy aktualnie używany system finansowo-księgowy ma wbudowaną integrację z KSeF.
- Wybór systemu zintegrowanego z KSeF – jeśli obecny system nie ma integracji, fundacja powinna wybrać nowy, odpowiedni system lub rozwiązanie pośredniczące (np. bramkę) umożliwiające komunikację z KSeF.
- Należy oszacować koszty zakupu, wdrożenia i ewentualnych szkoleń związanych z nowym systemem.
- Ustalenie administracji uprawnień – należy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Ten formularz pozwala wskazać osobę (administratora) uprawnioną do zarządzania dalszymi uprawnieniami w systemie KSeF.
- Nadanie uprawnień pracownikom/biuru rachunkowemu – należy ustalić, kto w organizacji lub w obsługującym biurze rachunkowym będzie odpowiedzialny za wystawianie i odbieranie faktur. Fundacja musi nadać tym osobom niezbędne uprawnienia w systemie KSeF (np. do wystawiania, dostępu do faktur).
- Szkolenie pracowników zajmujących się fakturowaniem i księgowością – aby zapoznali się z nowymi procedurami i obsługą zintegrowanego systemu.
- Testy i weryfikacja w środowisku testowym KSeF – to kluczowy etap weryfikacji poprawności integracji technicznej.
- Opracowanie procedur dotyczących obiegu dokumentów (np. akceptacji, księgowania) na podstawie funkcjonowania KSeF.
W kontekście KSeF i fundacji oraz obowiązku technicznego przygotowania się do wdrożenia KSeF obrazują to poniższe przykłady.
Przykład 1.
Fundacja Y prowadzi działalność w zakresie edukacji, finansowaną zarówno z dotacji urzędowych, jak i z wpłat od rodziców. Osiąga ona obrót ok. 2 mln zł rocznie i nie jest podatnikiem VAT. Czy w takim przypadku jest zobowiązana do korzystania z KSeF?
Tak, mimo że fundacja nie będzie miała obowiązku wystawiania faktur w KSeF – ponieważ jej sprzedaż dotyczy wyłącznie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – to i tak musi być gotowa na obsługę faktur przychodzących (faktury zakupu).
Przykład 2.
Fundacja A prowadzi działalność pożytku publicznego (dotacje, darowizny) oraz odpłatną działalność gospodarczą – sprzedaż usług szkoleniowych (dla firm i instytucji) oraz sprzedaż katalogów o sztuce. Fundacja jest czynnym podatnikiem VAT. Czy musi się przygotować do korzystania z KSeF?
Tak, fundacja ma bezpośredni i obowiązkowy wymóg stosowania KSeF, ponieważ jest czynnym podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży na rzecz innych podmiotów gospodarczych i instytucji (B2B). Wszystkie wystawiane faktury VAT za usługi szkoleniowe i katalogi muszą być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF.
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?
Systemie wFirma.pl jest przystosowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych organizacji NGO, w tym fundacji. Wszystkie szczegóły znajdziesz w naszym artykule pomocy: Księgowość w NGO (organizacje pozarządowe) w tym OPP (organizacje pożytku publicznego) program dla księgowości ngo w wfirma!
Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF, należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Więcej o integracji z KSeF dowiesz się z naszego artykułu pomocy: KSeF – łatwa integracja z systemem wFirma.
Aby wystawić fakturę, trzeba przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.
