Od 4 listopada 2025 roku zmieniają się zasady archiwizacji dokumentacji dla płatników składek. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych likwiduje uciążliwy obowiązek przechowywania kopii zgłoszeń do ZUS w formie papierowej, jeśli zostały one wysłane elektronicznie. Ta rewolucyjna zmiana oznacza dla przedsiębiorców koniec z dublowaniem formularzy, oszczędność miejsca i uproszczenie procedur kontrolnych.
Przez lata polscy przedsiębiorcy funkcjonowali w rzeczywistości prawnej, która nie nadążała za postępem technologicznym. Mimo powszechnej cyfryzacji i obowiązku przesyłania dokumentów do ZUS za pośrednictwem programu Płatnik lub PUE ZUS przepisy wciąż wymagały od płatników składek zachowania tradycyjnej, papierowej formy zgłoszeń. Sytuacja ta prowadziła do absurdu, w którym dane zapisane na serwerach ZUS musiały mieć swoje fizyczne odzwierciedlenie w segregatorach firmowych i być przechowywane przez 5 lat.
Prezydent podpisał nowelizację ustawy, która definitywnie kończy z tą praktyką. Zmiany te są częścią szerszego pakietu deregulacyjnego mającego na celu uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W niniejszym artykule szczegółowo analizujemy nowe przepisy, wyjaśniamy, które dokumenty można zutylizować, a także podpowiadamy, jak bezpiecznie zaktualizować procedury kadrowe w firmie, by uniknąć pułapek.
Istota zmian prawnych – co dokładnie uległo nowelizacji?
Podstawą prawną wprowadzanych zmian jest Ustawa z 12 września 2025 roku o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw. Kluczowym elementem tej nowelizacji jest uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. To właśnie ten przepis nakładał na płatników składek obowiązek przechowywania przez 5 lat kopii zgłoszeń przekazanych do ZUS w formie elektronicznej, a także dokumentów korygujących te zgłoszenia, w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.
Ustawodawca, kierując się postulatami środowisk biznesowych oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, uznał ten wymóg za nadmiarowy. W dobie powszechnego dostępu do Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, zarówno płatnik, jak i organ rentowy mają stały wgląd do statusu ubezpieczonego. Papierowa kopia, która często była jedynie „podkładką” na wypadek awarii systemu, stała się zbędnym balastem administracyjnym.
Nowe przepisy weszły w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, co oznacza, że od 4 listopada 2025 roku obowiązek ten formalnie przestał istnieć. Warto podkreślić, że zmiana ta dotyczy wyłącznie sytuacji, w których zgłoszenie zostało skutecznie przesłane do ZUS drogą elektroniczną. System teleinformatyczny ZUS staje się tym samym nadrzędnym i wystarczającym źródłem dowodowym potwierdzającym fakt zgłoszenia pracownika czy zleceniobiorcy do ubezpieczeń.
Nowe przepisy a obowiązek przechowywania kopii zgłoszeń do ZUS – co ze starymi dokumentami?
Przedsiębiorcy muszą zachować czujność, ponieważ nie wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe zostały objęte nowelizacją. Dotyczy to ściśle zdefiniowanego katalogu formularzy zgłoszeniowych. Chodzi tutaj przede wszystkim o dokumenty inicjujące lub kończące stosunek ubezpieczenia, a także te, które aktualizują dane o ubezpieczonym.
W praktyce, od listopada 2025 roku, dział kadr nie musi drukować i archiwizować w formie papierowej następujących druków wysłanych elektronicznie:
- ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego;
- ZUS ZZA – zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego;
- ZUS ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego;
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń;
- ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.
Do tej pory procedura wyglądała następująco: pracownik kadr wprowadzał dane do programu Płatnik, wysyłał zestaw dokumentów do ZUS, a następnie drukował formularz, aby uzyskać na nim podpis pracownika. Dokument ten trafiał do teczki i musiał być w niej przechowywany przez 5 lat. Obecnie sam fakt przetworzenia dokumentu przez system ZUS i uzyskanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) jest wystarczający.
Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że zmiana ta nie dotyczy dokumentacji pracowniczej w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli akt osobowych. Umowy o pracę, świadectwa pracy, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy czy dokumenty związane z karami porządkowymi nadal podlegają rygorystycznym zasadom przechowywania (co do zasady 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet 50 lat). Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest celowana punktowo w relację Płatnik–ZUS, a nie w szeroko pojęte prawo pracy.
Wsteczna moc przepisów – co zrobić ze starymi segregatorami?
Jednym z najkorzystniejszych aspektów nowej regulacji jest jej wpływ na dokumenty wytworzone przed wejściem ustawy w życie. Ustawodawca zdecydował się na rozwiązanie, które pozwala na natychmiastowe uporządkowanie archiwów. Przepisy nie nakazują dalszego przechowywania papierowych kopii zgłoszeń, które zostały wysłane elektronicznie przed 4 listopada 2025 roku, jeśli termin ich przechowywania jeszcze nie upłynął.
Oznacza to, że przedsiębiorca może podjąć decyzję o zniszczeniu starych formularzy ZUS ZUA czy ZUS ZWUA z lat 2021–2024, pod jednym, kluczowym warunkiem: musi mieć pewność, że dane te są poprawnie zapisane w systemie informatycznym ZUS.
Zanim więc w firmie uruchomione zostaną niszczarki, rekomendujemy przeprowadzenie weryfikacji. Najbezpieczniejszą metodą jest zalogowanie się na profil płatnika na PUE ZUS i sprawdzenie w zakładce „Dokumenty i wiadomości” -> „Dokumenty wysłane”, czy posiadamy komplet poświadczeń dla pracowników, których papierowe teczki planujemy zutylizować. Jeśli dokument widnieje w systemie ze statusem „Przetworzony”, jego papierowy odpowiednik staje się zbędny.
Takie podejście pozwala na odzyskanie cennej przestrzeni biurowej i zmniejszenie kosztów związanych z wynajmem powierzchni archiwalnej czy usługami firm zewnętrznych zajmujących się przechowywaniem dokumentacji. Dla dużych podmiotów zatrudniających setki pracowników likwidacja tego obowiązku może oznaczać usunięcie tysięcy stron zbędnej dokumentacji.
Kontrola ZUS a zniesiony obowiązek przechowywania kopii zgłoszeń do ZUS
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: co w przypadku kontroli ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy? Czy brak papierowego dokumentu z podpisem pracownika nie zostanie potraktowany jako uchybienie?
Nowelizacja została skonstruowana w taki sposób, aby wyeliminować to ryzyko. Skoro ustawa wprost uchyla obowiązek przechowywania kopii, organ kontrolny nie ma podstaw prawnych, by żądać jej okazania. W trakcie kontroli inspektor ZUS ma pełny dostęp do danych w systemie Kompleksowego Systemu Informatycznego (KSI ZUS). To, co w nim widnieje, jest wiążące.
Warto jednak zwrócić uwagę na aspekt dowodowy w relacji pracodawca–pracownik. Choć ZUS nie wymaga już podpisanego dokumentu, w interesie pracodawcy nadal leży, aby pracownik potwierdził poprawność danych zgłoszonych do ubezpieczeń. Nie musi się to jednak odbywać na druku ZUS ZUA. Dobrą praktyką, którą warto utrzymać, jest przekazywanie pracownikowi informacji o zgłoszeniu (np. wydruku z systemu lub pliku PDF przesłanego mailem) i uzyskanie potwierdzenia odbioru – może to być prosta lista obiegowa, e-mail zwrotny lub oświadczenie w innej formie, wpięte do części B akt osobowych. Dzięki temu, w przypadku ewentualnego sporu co do daty zgłoszenia czy kodów ubezpieczenia, pracodawca dysponuje dowodem, że pracownik znał zakres swojego zgłoszenia.
Krok po kroku: jak wdrożyć zmiany w firmie?
Aby płynnie przejść na nowy system i w pełni wykorzystać możliwości, jakie daje nowelizacja z 12 września 2025 roku, warto podjąć kilka konkretnych kroków zarządczych. Nie jest to proces skomplikowany, ale wymaga systematyczności, aby nie usunąć dokumentów, które nadal są wymagane innymi przepisami.
1. Aktualizacja procedur wewnętrznych
Pierwszym krokiem powinien być przegląd regulaminów pracy lub wewnętrznych instrukcji obiegu dokumentów. Jeśli w procedurach kadrowych widnieje zapis o konieczności drukowania każdego ZUS ZUA w dwóch egzemplarzach i zbierania podpisów, należy go usunąć lub zmodyfikować. Nowa procedura powinna zakładać wysyłkę elektroniczną i archiwizację wyłącznie cyfrowego UPO.
2. Audyt archiwum
Należy wyselekcjonować te segregatory, które zawierają wyłącznie kopie zgłoszeń do ZUS. Często zdarza się, że w małych firmach dokumenty te są mieszane z umowami czy listami płac. Należy je oddzielić. Pamiętajmy – niszczymy tylko kopie zgłoszeń (ZUA, ZZA, ZWUA). Deklaracje rozliczeniowe (DRA, RCA) oraz dokumentacja płacowa nadal podlegają 5-letniemu lub 10-letniemu okresowi przechowywania (w zależności od rodzaju dokumentu i daty zatrudnienia), choć w przypadku deklaracji rozliczeniowych prymat wersji elektronicznej jest również coraz silniejszy.
3. Weryfikacja cyfrowa
Przed fizycznym zniszczeniem dokumentów wyznaczona osoba z działu kadr lub księgowości powinna przeprowadzić wyrywkową (w dużych firmach) lub pełną (w mniejszych) weryfikację poprawności danych w PUE ZUS. Pozwoli to uchronić firmę przed sytuacją, w której jedyny ślad po zgłoszeniu (które np. błędnie nie dotarło do ZUS lata temu) został właśnie zniszczony.
4. Szkolenie personelu
Pracownicy działów kadr i płac, często przyzwyczajeni do „dowodów na papierze”, mogą czuć się niepewnie bez fizycznego dokumentu. Ważne jest, aby uświadomić im, że zmiana prawa gwarantuje bezpieczeństwo takiego rozwiązania. Warto przeszkolić zespół z obsługi archiwum cyfrowego w programie Płatnik, aby w razie potrzeby potrafili szybko odnaleźć historyczne zgłoszenia.
Podsumowanie
Listopadowa nowelizacja to przykład zmiany w prawie, która jest jednoznacznie korzystna dla przedsiębiorców i nie wiąże się z dodatkowymi kosztami wdrożenia. Rezygnacja z „papierologii” w kontaktach z ZUS to naturalny krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej administracji.
Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim mniej biurokracji i koniec mechanicznego drukowania i wpinania dokumentów. Przekłada się to na konkretną oszczędność na zakupie papieru, tonerów, segregatorów oraz kosztach utrzymania powierzchni biurowej. Co więcej, zapewnia łatwiejszy dostęp do danych, które teraz znajdują się w jednym miejscu – na serwerach ZUS, dostępnych 24/7 za pośrednictwem PUE. Nie bez znaczenia jest również aspekt ekologiczny; mniejsze zużycie papieru to realna korzyść dla środowiska, wpisująca się w strategie CSR wielu firm.
Zmiany te nie zwalniają jednak z obowiązku rzetelnego i terminowego zgłaszania pracowników do ubezpieczeń. Wręcz przeciwnie – przeniesienie ciężaru dowodowego całkowicie do sfery cyfrowej wymaga od płatników dbałości o to, by dane w systemie były zawsze aktualne i bezbłędne. Od 4 listopada 2025 roku to właśnie zapis cyfrowy stał się podstawą ubezpieczeń społecznych w firmie.
