Współcześnie coraz więcej spraw urzędowych można załatwić zdalnie, a od pandemii COVID-19 wiele osób zaczęło pracować w domu. Aby sprostać wyzwaniom współczesności, w której coraz więcej rzeczy odbywa się online, prawodawca, znowelizował Ustawę z 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (ksh). Dzięki temu zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie online zostały wprowadzone do ustawy. Zdalne uczestnictwo z jednej strony zwiększa dostępność i wygodę, a z drugiej – stawia również przed organami spółek nowe wyzwania. W szczególności pojawiają się pytania o zasady organizacji, ważność podejmowanych uchwał, sposób głosowania oraz metody sporządzania protokołów. Warto zatem przyjrzeć się temu tematowi nieco bliżej i sprawdzić, co na ten temat mówi ksh.
Zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie online – możliwe od niedawna
Zgromadzenia wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.) oraz walne zgromadzenia akcjonariuszy w spółkach akcyjnych (SA) to kluczowe organy tych spółek. Mimo że nie prowadzą na co dzień firm i nie są ich reprezentantami w kontaktach z podmiotami trzecimi, to o ich znaczeniu świadczy fakt, że to one wybierają członków zarządów. Na zgromadzeniach zapadają decyzje dotyczące najważniejszych kwestii w życiu spółek – od zatwierdzania sprawozdań finansowych przez podniesienie lub zmniejszenie kapitału po zmiany w umowach lub statutach spółek.
Przez lata praktyka była jednolita – zgromadzenia odbywały się w siedzibie spółki, a uczestnicy musieli stawić się na nich osobiście. Rozwój technologii i okoliczności związane ze stanem pandemicznym sprawiły jednak, że ustawodawca zdecydował się dopuścić możliwość odbywania zgromadzeń w trybie zdalnym. Rozwiązanie, które początkowo miało charakter wyjątkowy i zostało wprowadzone jedynie tymczasowo, obecnie stanowi już stały element prawa spółek handlowych.
Obecnie przepisy ksh wskazują, że:
- zgromadzenia mogą być prowadzone w formie stacjonarnej, zdalnej albo hybrydowej (łączonej);
- udział online nie może ograniczać prawa do zabierania głosu, zadawania pytań ani wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu;
- zasady uczestnictwa zdalnego powinny być precyzyjnie określone w regulaminie zgromadzenia uchwalonym przez wspólników lub akcjonariuszy.
Zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie online – zasady przeprowadzania
Zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenia online są możliwe dzięki przepisom ksh, które jednoznacznie na to wskazują. W spółce z o.o. podstawą jest art. 2341 ksh, w prostej spółki akcyjnej – art. 30092 ksh, a w spółce akcyjnej – art. 4065 ksh. Przepisy te, mimo różnej redakcji, w zasadzie wskazują na niemal identyczne zasady zwoływania zgromadzeń. Dlatego też zasady dotyczące spółki z o.o. i spółek akcyjnych zostały omówione łącznie.
Wyżej wspomniane przepisy te wskazują, iż udział w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa lub statut spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Udział w zgromadzeniu, obejmuje w szczególności:
- komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia, oraz
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia.
Rada nadzorcza (lub wspólnicy, jeżeli rada nie została powołana w spółce z o.o.) określa w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zdalnym zgromadzeniu. Regulamin nie może zawierać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Jeżeli regulamin jest sporządzany przez wspólników (w spółce z o.o.), jego przyjęcie może nastąpić na mocy uchwały bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego dokumentu.
Zwołanie zgromadzenia
Zwołanie zgromadzenia online odbywa się tak samo jak w przypadku formy tradycyjnej. W spółkach z o.o. dokonuje się tego za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych kurierem, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu lub przesyłki zawiadomienie może być wysłane również na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wspólnik wyraził na to pisemną zgodę.
W zaproszeniu oznacza się dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. Różnica polega na tym, że w przypadku zdalnych zgromadzeń w zaproszeniu zawiera się informacje o sposobie:
- uczestniczenia w zgromadzeniu;
- wypowiadania się w jego trakcie;
- wykonywania prawa głosu;
- wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały bądź uchwał.
Z kolei walne zgromadzenie zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, które powinno być dokonane co najmniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia. Alternatywnie można skorzystać z listów poleconych lub przesyłek kurierskich, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia.
Ogłoszenie powinno posiadać te same elementy, jak ma to miejsce przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Udział i identyfikacja udziałowców i akcjonariuszy
Jednym z bardziej problematycznych wyzwań jest zapewnienie, aby w zgromadzeniu uczestniczyły wyłącznie osoby uprawnione. W ksh nie wskazano mechanizmów identyfikacji, jakie należy stosować. Z punktu widzenia ustawy istotne jest jedynie, aby każdy wspólnik lub akcjonariusz mógł bez przeszkód realizować swoje uprawnienia, a wykorzystywany system zapewniał poufność i bezpieczeństwo danych.
W zależności od rodzaju, wielkości i znaczenia spółki dla gospodarki sposoby identyfikacji mogą być różne – przykładowo można wyszczególnić:
- logowanie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
- weryfikację poprzez system ePUAP;
- indywidualne kody dostępu przesyłane przez spółkę;
- wideoweryfikację tożsamości.
Warto zauważyć, że w przypadku zgromadzeń hybrydowych fizyczne uczestnictwo powinno odbywać się w siedzibie spółki, o ile umowa lub statut spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Polski. Jednocześnie należy wskazać, że zgromadzenie może się odbyć również w innym miejscu, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.
Prowadzenie obrad
Przebieg zgromadzenia zdalnego również nie różni się zasadniczo od tradycyjnego. Obradami kieruje przewodniczący, a uczestnicy mogą zgłaszać wnioski formalne i zadawać pytania. Głosowania odbywają się w sposób umożliwiający policzenie głosów i ich przypisanie do konkretnych osób.
Kluczowe znaczenie w omawianej kwestii ma sprawne działanie systemu teleinformatycznego. Awarie mogą bowiem prowadzić do sporów co do ważności uchwał. W praktyce zaleca się zatem, aby spółki korzystały z profesjonalnych platform do obsługi zgromadzeń online, a nie z popularnych komunikatorów wideo.
Głosowanie
Zgromadzenie wspólników i walne zgromadzenie online są zwoływane, aby w prostszy sposób podejmować uchwały. Jednocześnie każda uchwała potrzebuje przeprowadzenia głosowania, które w zależności od przedmiotu może być jawne lub tajne. W przypadku zdalnych zgromadzeń system powinien gwarantować nie tylko możliwość policzenia głosów, ale również ich poufność w przypadku głosowań tajnych.
W spółkach akcyjnych szczególne znaczenie ma możliwość oddania głosu korespondencyjnie – jeszcze przed zgromadzeniem – co w połączeniu z udziałem online zwiększa elastyczność dla akcjonariuszy.
Wygodnym rozwiązaniem dla spółek jest skorzystanie z odpowiednich aplikacji, które powinny mieć co najmniej funkcjonalności takie jak:
- weryfikacja tożsamości głosujących osób, np. za pomocą hasła czy logowania podpisem kwalifikowanym;
- szyfrowane oddawanie głosów;
- możliwość przypisywania głosów do użytkowników (głosowanie jawne) oraz możliwość głosowania anonimowego (głosowanie tajne);
- możliwości przeprowadzenia wielu głosowań na jednym spotkaniu;
- zablokowanie możliwości oddania więcej niż jednego głosu w czasie jednego głosowania.
Protokół ze zgromadzenia
Ze zgromadzenia wspólników i walnego zgromadzenia należy sporządzić protokół. W przypadku spółki z o.o. nie musi być on zapisany przez notariusza, z wyjątkiem przypadków, gdy głosowanie dotyczy:
- zmiany umowy spółki;
- rozwiązania spółki lub przeniesienia siedziby spółki za granicę;
- połączenia spółki;
- transgranicznego połączenia spółki;
- podziału spółki;
- przekształcenia spółki.
Natomiast w prostych spółkach akcyjnych i spółkach akcyjnych protokół notarialny jest zawsze obowiązkowy.
W przypadku zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia online elektroniczne formy zapisu protokołów są wykluczone.
Protokół ze zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia online musi zawierać takie same elementy jak tradycyjny oraz mieć taką samą formę. Jego sporządzenie wymaga przy tym obecności w fizycznym miejscu zgromadzenia osoby sporządzającej protokół i przewodniczącego, którzy podpisują dokument. Do protokołu dołącza się listę obecności, podpisaną przez uczestniczących fizycznie, a także listę wspólników uczestniczących elektronicznie, którzy jej już nie podpisują.
Zgromadzenia wspólników i walne zgromadzenie online – o czym pamiętać
Mimo że zgromadzenia online stały się powszechne, w praktyce rodzą liczne problemy. Aby zatem nie popełnić błędów, warto trzymać się poniższych wskazówek, tj. należy:
- upewnić się, że w umowie lub statucie spółki nie ma zakazu przeprowadzania zdalnych zgromadzeń;
- sporządzić regulamin przeprowadzania zgromadzeń online;
- zadbać o prawidłowe zwołanie zgromadzenia – wezwanie powinno wskazywać platformę, na której odbędzie się zgromadzenie, sposób logowania i wymagania techniczne;
- zweryfikować tożsamość uczestników przy zastosowaniu bezpiecznych metod identyfikacji (np. podpis kwalifikowany, ePUAP, kody dostępu);
- zapewnić równość praw – uczestnicy online muszą mieć takie same uprawnienia jak osoby obecne fizycznie w zakresie zabierania głosu, zadawania pytań, składania wniosków czy głosowania;
- zadbać o możliwość tajnego (anonimowego) głosowania, jeżeli tego wymaga przedmiot uchwały;
- sporządzić protokół – w wielu przypadkach wymagany jest protokół notarialny, niezależnie jednak czy musi go sporządzić notariusz, czy też nie, nie może on mieć formy zapisu elektronicznego;
- zadbać o ochronę danych osobowych – również tutaj pamiętać trzeba o przepisach RODO; najlepiej wybierać te aplikacje, które w sposób dostateczny zabezpieczają dane wspólników i akcjonariuszy;
- przygotować plan awaryjny – czyli określić, co robić w razie awarii systemu, czy np. wykorzystać inną aplikację, czy może przerwać obrady i odroczyć termin zgromadzenia.
