KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Już od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie większość polskich przedsiębiorców. W trakcie konsultacji zgłaszano liczne obawy związane z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do KSeF wynikające z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z internetem oraz wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF. Aby ułatwić przedsiębiorcom pracę w takich warunkach, Ministerstwo Finansów wprowadziło rozwiązanie, jakim jest tryb offline24. W artykule omówimy, kto może z niego korzystać i na jakich zasadach.
Tryby wystawiania faktur w KSeF
Standardowym trybem wystawiania faktur sprzedaży w KSeF jest tryb online – polega on na wystawieniu faktury w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że faktura w formacie XML jest przesyłana do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury. Ministerstwo Finansów przewidziało również możliwość wystawiania faktur w tzw. trybach awaryjnych:
- tryb offline – stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF, jeśli niedostępność KSeF zostanie ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów;
- offline24 – stosowany bez ograniczeń w sytuacji, gdy np. przestanie nam działać internet;
- tryb awaryjny – stosowany w trakcie usterki systemu, po ogłoszeniu awarii w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym;
- awaria całkowita – stosowany w sytuacjach nadzwyczajnych, np. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury, po ogłoszeniu w środkach społecznego przekazu, np. w radiu, telewizji.
W artykule tym zajmiemy się szczegółowym omówieniem trybu offline24.
Czym jest tryb offline24 w KSeF?
Przepisy dotyczące trybu offline24 zaczną obowiązywać 1 lutego 2026 roku, zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT.
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF, przy zachowaniu pełnej mocy prawnej, nawet jeśli w momencie wystawienia nie zostanie jej nadany numer KSeF. Podatnik, wystawiając taką fakturę, musi jednak spełnić kilka wymagań:
- faktura musi zostać sporządzona zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną – od 1 lutego 2026 roku będzie to wzór FA(3);
- musi zostać wystawiona w formie elektronicznej;
- zostanie oznaczona kodami QR, umożliwiającymi dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych zawartych na tej fakturze oraz potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury;
- w celu nadania fakturze numeru KSeF musi zostać przesłana do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
- Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
- W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony w ust. 1, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawieniu, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego ją w Krajowym Systemie e-Faktur.
- Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
- Fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.
- W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, jest ona otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
- W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury: 1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz 2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
- Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.
- W przypadku użycia faktury, o której mowa w ust. 1, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik lub podmiot inny niż podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5.
- W przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik, po przesłaniu tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, jest obowiązany zapewnić dostęp do niej w sposób określony w art. 106gb ust. 6.
- Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.
- Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. […]
Przykład 1.
Pan Tomasz wystawił fakturę w swoim programie do fakturowania 6 lutego 2026 roku (piątek). W jakim terminie musi przesłać fakturę do KSeF?
Pan Tomasz musi przesłać do KSeF fakturę najpóźniej w kolejnym dniu roboczym, czyli 9 lutego 2026 roku (poniedziałek).
Dla kogo przeznaczony jest tryb offline24?
W przepisach nie wprowadzono żadnych ograniczeń podmiotowych w zakresie stosowania trybu offline24. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, jego celem jest zapewnienie przedsiębiorcom maksymalnej elastyczności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Tryb offline24 pozostaje więc rozwiązaniem dobrowolnym – to podatnik sam decyduje, czy i w jakich sytuacjach z niego skorzysta.
Oznacza to, że faktury w trybie offline24 można wystawiać:
- w sytuacjach awaryjnych, np. przy problemach technicznych lub braku dostępu do internetu;
- gdy taka forma jest wygodna ze względu na charakter prowadzonej działalności, np. w firmach działających w szybkim tempie, takich jak stacje benzynowe czy supermarkety;
- gdy podatnik nie chce korzystać z trybu online, czyli wystawiania faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.
Data wystawienia faktury wystawionej w trybie offline24
Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, czyli data wskazana przez podatnika na tej fakturze.
Przykład 2.
Pan Robert wystawił fakturę w swoim programie do fakturowania, wskazując na niej datę wystawienia 12 lutego 2026 roku. Fakturę przesłał do KSeF dopiero w kolejnym dniu roboczym, tj. 13 lutego 2026 roku. W tym przypadku datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie 12 lutego 2026 roku.
Warto zwrócić uwagę na sytuację, w której podatnik nie dochowa terminu przesłania faktury wystawionej w trybie offline24 do KSeF w kolejnym dniu roboczym. W takim przypadku data wystawienia faktury nie ulega zmianie, jednak od 1 stycznia 2027 roku za takie naruszenie na przedsiębiorcę może zostać nałożona sankcja finansowa, o której mowa w art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT:
- w przypadku faktury z wykazanym VAT – kara do 100% kwoty tego podatku,
- w przypadku faktury bez VAT – kara do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Przykład 3.
Pani Anna wystawiła fakturę w swoim programie do fakturowania, wskazując na niej datę wystawienia 12 lutego 2026 roku. Zapomniała o obowiązku przesłania jej do KSeF w kolejnym dniu roboczym, tj. 13 lutego 2026 roku. Fakturę przesłała do KSeF dopiero 25 lutego 2026 roku. Jaka data jest datą wystawienia faktury?
W tym przypadku datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie 12 lutego 2026 roku.
Data otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24
W trybie offline24 datę otrzymania faktury przez nabywcę określają dwa momenty:
- data przydzielenia numeru faktury w KSeF – w przypadku nabywcy krajowego posługującego się NIP-em;
- data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę – w przypadku nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotu zagranicznego, konsumenta lub nabywcy bez NIP-u (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób z nimi uzgodniony).
Ustalenie właściwej daty otrzymania faktury jest niezbędne dla celów odliczenia VAT naliczonego z tej faktury, ponieważ prawo do odliczenia przysługuje nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury.
W przypadku gdy:
miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub
nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Kody QR a tryb offline24
Przepisy szczególne w zakresie trybu offline24 dotyczą wystawiania faktur na rzecz podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy (np. kontrahenta zagranicznego, konsumenta) i zależą od uzgodnionego z nim sposobu udostępnienia faktury. W przypadku faktury udostępnionej:
- w KSeF – jest ona otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF,
- poza KSeF – wystawca faktury jest zobowiązany do oznaczenia tej faktury dwoma kodami QR.
Wystawca faktury udostępnionej poza KSeF oznacza ją następującymi kodami QR:
- kod QR typu 1, który umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych w niej zawartych. Będzie oznaczony podpisem „OFFLINE”. Jeśli dotyczy faktury znajdującej się już w KSeF, ma oznaczenie w postaci numeru KSeF faktury;
- kod QR typu 2, który umożliwi zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury oraz pozwoli na sprawdzenie, czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu ma uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika. Będzie oznaczony podpisem „CERTYFIKAT”.
- adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w specyfikacji tego oprogramowania;
- typu identyfikatora kontekstu (czyli identyfikatora, w którego imieniu wykonywane jest działanie w systemie, np. NIP, identyfikator wewnętrzny, identyfikator złożony NIP-VAT UE) oraz jego wartości;
- NIP-u sprzedawcy;
- identyfikatora certyfikatu KSeF;
- wyróżnika faktury;
- składników, o których mowa wyżej, opatrzonych certyfikatem KSeF.
Dodatkowo, gdy faktura wystawiona w trybie offline24 nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, a nabywcą jest krajowy podatnik mający NIP, sprzedawca będzie mógł wydać mu potwierdzenie dokonania transakcji. Rodzaj potwierdzenia zależy od tego, czy:
- fakturze został już nadany numer KSeF – wtedy sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej, np. wydruk tej faktury lub plik PDF drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (typu 1);
- fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF– wtedy wystawca faktury może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).
Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?
W celu wystawienia faktury w KSeF w systemie wFirma.pl należy w pierwszej kolejności włączyć integrację z KSeF. W zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY trzeba zaznaczyć opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Następnie w celu wystawienia faktury należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WERSJĘ ROBOCZĄ FAKTURY i uzupełnić wymagane dane. W kolejnym kroku trzeba wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSEF.
Po przetworzeniu faktury w KSeF faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Jednocześnie faktura zostanie udostępniona w KSeF nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do swojego systemu księgowego.
