Załącznik do faktury w KSeF – czy każda firma może go wysyłać?

Faktury to kluczowe dokumenty potwierdzające transakcje gospodarcze, a ich prawidłowe sporządzenie ma fundamentalne znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Wraz z wprowadzeniem obowiązku fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur pojawia się istotne pytanie o załącznik do faktury w KSeF – czy jego dołączanie będzie możliwe i na jakich zasadach.

Elementy konstrukcyjne faktury

Stosownie do treści art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Faktury są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tej sprawie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają znaczenie dowodowe. 

Oprócz elementów obowiązkowych określonych w art. 106e ustawy o VAT możliwe jest umieszczenie w treści faktur informacji dodatkowych. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 10 września 2018 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.371.2018.1.ISK), przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie precyzują, jakie dodatkowe treści powinna zawierać faktura. Podobnie też możliwe jest (i w praktyce często stosowane) dołączanie załączników do faktur przesyłanych kontrahentom. 

Przechodząc do stanu prawnego obowiązującego od 1 lutego 2026 roku, kiedy stosowanie e-faktur poprzez KSeF będzie obowiązkowe, wskażmy, że zgodnie z art. 106gb ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.

Jak wynika z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2. użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Załącznik do faktury w KSeF 

Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl udostępniło wyjaśnienie pt. „Koncepcja funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF”.

Możemy tam przeczytać, że postulaty niektórych branż wskazywały na konieczność opracowania załącznika mieszczącego w sobie złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług. W szczególności były to zgłoszenia dostawców mediów (energii, gazu itp.), którzy w załączniku do faktury zamieszczają m.in. szczegóły dotyczące zużycia energii/gazu w podziale na poszczególne punkty poboru. Potrzebę przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF kierowali do Ministerstwa Finansów także przedsiębiorcy świadczący usługi telekomunikacyjne oraz dostawcy paliw. Rozwiązanie jest przewidziane na okres obowiązkowego KSeF. 

Możliwość przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem będzie stanowiła dodatkową funkcjonalność systemu. W ocenie ustawodawcy, biorąc pod uwagę argument, że załącznik to w istocie część faktury, rozwiązanie nie wymaga przeprowadzenia dodatkowych zmian legislacyjnych. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe.

Załącznik stanowi integralną część faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł „Załącznik”.

Węzeł „Załącznik” charakteryzuje się możliwością elastycznego wskazywania w nim złożonych danych, specyficznych dla różnych branż. Kluczowa jest tu możliwość utworzenia załącznika, który zawiera w sobie tabele o różnych zmiennych wartościach.

Dla jednej faktury ustrukturyzowanej będzie można przygotować jeden załącznik. Oznacza to, że węzeł „Załącznik” ma maksymalnie jedno wystąpienie w strukturze FA(3). Należy jednak zaznaczyć, że w ramach węzła „Załącznik” może pojawić się wiele bloków danych. Do KSeF nie będą przyjmowane załączniki w postaci osobnych od faktury plików. Nie będą przyjmowane również załączniki w postaci plików, tj. np. PDF, JPG.

Załączniki będą służyły prezentowaniu w nich rozbudowanych danych podatkowych w zakresie ceny, miary i ilości (np. szczegółowe dane dotyczące zużycia według poszczególnych punktów poboru energii, szczegółowe dane dotyczące opłat dla poszczególnych numerów usługi w przypadku usług telekomunikacyjnych czy szczegółowe dane dot. sprzedaży paliwa według numerów rejestracyjnych poszczególnych pojazdów nabywcy). 

Przykładowo w przypadku faktury dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej w załączniku, wraz ze szczegółowymi danymi dotyczącymi zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru, dopuszcza się zawarcie informacji typowo branżowych (towarzyszących danym podatkowym), np. numer punktu poboru, adres punktu poboru, numer licznika, dane grupy taryfowej czy moc umowna. 

Funkcjonalność będzie dostępna wyłącznie po przesłaniu do KSeF zgłoszenia w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF i jego zaakceptowaniu. Możliwość przesyłania załącznika do faktury będzie przypisana do konkretnego podatnika, tzn. do danego NIP-u.

Zgłoszenie będzie mógł przesłać samodzielnie podatnik lub osoba mająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w jego imieniu, po uprzednim uwierzytelnieniu w systemie. Zgłoszenie będzie składało się m.in. z danych identyfikacyjnych podatnika, który wystawia faktury o złożonych danych w zakresie jednostki miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, ceny jednostkowej towarów lub usług (czyli uzasadnienia potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem), wskazania przez podatnika, jakiego rodzaju czynności będą dokumentowane fakturą z załącznikiem (zakres czynności nie zostanie jednak ograniczony do konkretnych branż), przewidywanego terminu rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF, szacowanego średniego rozmiaru faktury z załącznikiem, szacowanej średniej liczby przesyłanych faktur z załącznikiem w ciągu 1 miesiąca. 

Za niezgodne z wykorzystaniem przesyłanie załączników będzie się uznawać w szczególności przesyłanie załączników, które nie będą obejmować (zadeklarowanych w zgłoszeniu) złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, jednostki miary, ilości itp. 

Po przesłaniu zgłoszenia do KSeF maks. w ciągu 30 dni od dnia przesłania zgłoszenia podatnik otrzyma poprzez API komunikat dot. możliwości przesyłania struktury z uzupełnionym węzłem „Załącznik”. Okres ten może się wydłużyć w sytuacjach szczególnych. Za sytuację szczególną można uznać np. przypadek wskazania przez podatnika w zgłoszeniu wyjątkowo dużej planowanej liczby przesyłanych do KSeF faktur z załącznikiem (co może także wymagać indywidualnego wyjaśnienia z danym podatnikiem). 

Udostępnienie funkcjonalności przesyłania załączników do faktur w API KSeF (na podstawie zaakceptowanego zgłoszenia) nastąpi na okres 2 lat. Przed upływem tego okresu konieczne będzie złożenie przez podatnika kolejnego zgłoszenia.

Model przesyłania ustrukturyzowanych faktur przy pomocy KSeF zakłada zatem możliwość wygenerowania załącznika do e-faktury, przy czym będzie to jeden z elementów e-faktury. Inne dokumenty kontrahenci będą musieli wymieniać pomiędzy sobą w sposób tradycyjny, tzn. albo pocztą, albo drogą elektroniczną.