Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem - terminy i deklaracje

Niezależnie, czy przedsiębiorca zatrudnia na podstawie umowy o pracę czy umów cywilnoprawnych, ma określone obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem. Jaki podatek należy odprowadzić od wynagrodzenia oraz jakie deklaracje złożyć do Urzędu Skarbowego? Przeczytaj!

Obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem pracowników

Płatnicy w ciągu roku regularnie wyliczają, pobierają i odprowadzają zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy za swoich pracowników do urzędu skarbowego. Jednak w żadnej deklaracji nie ma potwierdzenia wysokości wniesionych wpłat. Sporządza się je na koniec roku, aby potwierdzić i wykazać, że w ciągu byłych dwunastu miesięcy dopełniało się wszystkie swoje obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem

Pracodawca musi:

  1. rozliczyć własny podatek dochodowy,

  2. rozliczyć podatki odprowadzane za swoich pracowników.

Deklaracja PIT-11

PIT-11 to informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Formularza nie mają obowiązku sporządzać pracodawcy, którzy dokonują za pracownika rocznego obliczenia podatku na formularzu PIT-40.

PIT-11, w przypadku podmiotów niezatrudniających więcej niż 5 osób, należy złożyć w:

  • formie papierowej do 31 stycznia do US,

  • formie elektronicznej do 28/29 lutego do US,

  • formie elektronicznej lub papierowej do 28/29 lutego do podatnika.

W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem, podatnik ma prawo do pisemnego wnioskowania do płatnika o wystawienie PIT-11. Płatnik musi wystawić taką deklarację w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. W momencie gdy podatnik nie złoży takiego wniosku, deklarację PIT-11 wystawia się w ustawowym terminie. Również kiedy zaprzestaną prowadzenia działalności przed upływem terminu dla złożenia informacji, płatnicy zobowiązani są przekazać informację PIT-11 do dnia zaprzestania prowadzenia tej działalności.

Co ważne, w przypadku PIT-11 trzeba złożyć deklarację, nawet jeśli zaliczki na podatek dochodowy przybrały zerową wartość. Ten obowiązek nie znika, ponieważ to, że mają zerową wartość, nie jest tożsame z brakiem przychodu ze strony pracownika.

Ważne: PIT-11 płatnik ma obowiązek przekazać zarówno podatnikowi, jak i dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego.

Deklaracja PIT-4R

Stanowi informację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, obowiązek jego rozliczenia mają:

  1. zakłady pracy, zatrudniające pracowników na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, której miesięczny dochód wynosił powyżej 200 zł,obowiązuje wyliczanie podatku na zasadach ogólnych,

  2. organy rentowe, pobierające zaliczki od świadczeń (emerytury, renty, zasiłki itd.),

  3. rolnicze spółdzielnie produkcyjne i inne zajmujące się produkcją rolną, pobierające zaliczki na podatek od wypłat na rzecz członków spółdzielni i ich rodzin.

PIT-4R dotyczy wykazania zaliczek na podatek dochodowy należnych za dane miesiące, nie wykazuje się natomiast przychodów zwolnionych z opodatkowania. Deklarację tę należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika. Formalnie płatnik musi przygotować tylko 1 egzemplarz PIT- 4R, ale warto pamiętać, aby zostawić sobie jeszcze jedną wersję do celów dowodowych. Osoba zatrudniająca wysyła PIT-4R za wszystkich pracowników i nie ma obowiązku informowania ich o złożonej deklaracji.

Deklaracja PIT-8AR

Stanowi informację o pobranym podatku zryczałtowanym za dany rok. Koniecznie tę deklarację muszą złożyć ci przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego od dokonanych wypłat. Wówczas płatnik odprowadza zryczałtowany podatek według stawki 18%, która nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, zleceniobiorca lub wykonawca nie może być zatrudniony u tego samego płatnika składek dodatkowo na podstawie umowy o pracę, a jego należności nie mogą przekroczyć 200 zł. Wyjątkiem jest również umowa cywilnoprawna, której wynagrodzenie jest określone stawką godzinową. W takim wypadku płatnik składek jest zobowiązany do wystawienia deklaracji PIT-4R, a nie PIT-8AR.

Zleceniodawca składa PIT-8AR, podobnie jak PIT-4R, w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika składek.

PIT-4R i PIT-8AR należy złożyć do 31 stycznia.

Jedynie w przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-4R i PIT-8AR należy złożyć do dnia zaprzestania tej działalności.

Niezłożenie deklaracji lub wysłanie źle wypełnionych druków

Niezłożenie formularzy PIT-4R i PIT-8AR w świetle prawa stanowi wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny. Można jej uniknąć przez złożenie w formie ustnej lub pisemnej czynnego żalu podatnika. Jeżeli natomiast płatnik popełnił błędy w formularzach polegające na pomyłkach rachunkowych, czy źle uzupełnionych polach, może ponownie złożyć druki i dołączyć pisemne wyjaśnienie.