Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, czy umów cywilnoprawnych, ma on określone obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem. Jaki podatek należy odprowadzić od wynagrodzenia oraz jakie deklaracje złożyć do Urzędu Skarbowego? Przeczytaj!

Płatnik a podatnik

Obowiązek podatkowy obliguje określone w ustawie jednostki do opłacania daniny od uzyskanych przychodów na rzecz państwa bądź innej jednostki terytorialnej (znajdującej się na terenie danego państwa).

Podatki są świadczeniami o charakterze:

  • publicznoprawnym,

  • nieodpłatnym,

  • przymusowym oraz

  • bezzwrotnym.

Przepisy prawa określają, kto spełnia warunki do zostania uznanym za podatnika.

Art. 7. § 1. Ustawy Ordynacja podatkowa
Podatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

Obowiązek podatkowy jest to powszechne zobowiązanie płacenia daniny, jakim jest podatek, w związku z zaistnieniem konkretnego zdarzenia (np. wypłata wynagrodzenia, zakup towaru itd.). Normy, określające zakres obowiązku podatkowego oraz zdarzenia go wywołujące, zostały określone w ustawach podatkowych i licznych rozporządzeniach.

Płatnikiem jest natomiast podmiot zobligowany do obliczania oraz pobierania podatku od przychodów osiągniętych przez podatników. Płatnik pełni funkcję pośrednika pomiędzy podatnikiem a urzędem skarbowym. To oznacza, że płatnik przekazuje na rzecz urzędu skarbowego zaliczki pobierane od wynagrodzeń podatników.

Art. 8. Ustawy Ordynacja podatkowa
Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem pracowników

Płatnicy w ciągu roku regularnie wyliczają, pobierają i odprowadzają zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy za swoich pracowników do urzędu skarbowego. Jednak w żadnej deklaracji nie ma potwierdzenia wysokości wniesionych wpłat. Sporządza się je na koniec roku, aby potwierdzić i wykazać, że w ciągu minionych dwunastu miesięcy dopełniało się wszystkie swoje obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem.

Pracodawca zobligowany jest:

  • rozliczyć własny podatek dochodowy,

  • rozliczyć podatki odprowadzane za swoich pracowników.

PIT, czyli Personal Income Tax

Skrót, powszechnie używany w polskim słownictwie, angielskojęzycznego sformułowania Personal Income Tax tzn. PIT oznacza:

  • Personal – osobisty,

  • Income tax – podatek dochodowy.

PIT należy do grupy podatków bezpośrednich, czyli nakładanych na konkretną jednostkę, na której ciąży obowiązek podatkowy z tytułu uzyskanych przychodów. PIT pobierany jest od:

  • obywateli kraju,

  • polskich rezydentów podatkowych oraz

  • nierezydentów podatkowych (osób, u których podatek pobierany jest tylko od przychodów uzyskanych na terenie Polski).

Ustawy i liczne przepisy podatkowe, w tym głównie ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, definiują, które grupy przychodów są objęte obowiązkiem podatkowym, a które zostały z niego zwolnione. Jeśli dana jednostka osiąga przychody zwolnione z opodatkowania, płatnik podatku nie musi składać deklaracji PIT.

Deklaracja PIT-11

PIT-11 to informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, jednak zawiera również informacje o tym, jakie dany pracownik osiągnął w danym roku rozliczeniowym koszty uzyskania przychodu. Obowiązkiem płatnika podatku jest terminowe składanie deklaracji PIT-11 w formie elektronicznej do urzędu skarbowego.

PIT-11 płatnik powinien dostarczyć do US w formie elektronicznej najpóźniej do ostatniego dnia stycznia danego roku za rok poprzedni!

Przykład 1.

Firma EventForYou, zatrudniająca tylko 3 pracowników, w roku 2020 chciała złożyć za pracowników PIT-11 w formie papierowej do urzędów skarbowych właściwych według miejsc zamieszkania tych osób. W pierwszym urzędzie, do którego skierował się pracodawca, została mu przekazana informacja, że PIT-11 złożony w formie papierowej nie zostanie przyjęty i przetworzony przez US.

W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem podatnik ma prawo do pisemnego wnioskowania do płatnika o wystawienie PIT-11. Płatnik musi wystawić taką deklarację w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. W momencie, gdy pracownik nie złoży takiego wniosku, deklarację PIT-11 wystawia się w ustawowym terminie. Również, kiedy zaprzestaną prowadzenia działalności przed upływem terminu dla złożenia informacji, płatnicy zobowiązani są przekazać informację PIT-11 do dnia zaprzestania prowadzenia tej działalności.

PIT-11 jako informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy powinna wykazywać dane faktyczne tzn. kwoty pobranych zaliczek (a nie tylko należnych do pobrania) oraz kwoty dochodu. Oznacza to, że jeżeli płatnik nie potrącał zaliczek na podatek dochodowy lub nie wypłacał wynagrodzenia z tytułów zawartych umów, nie musi wystawiać tzw. zerowych deklaracji PIT-11. Jednakże, jeżeli płatnik dokona przekazania PIT-11 z wykazaniem zerowych kwot – nie zostanie to uznane za błąd przez US ani za wykroczenie skarbowe.

PIT-11 płatnik ma obowiązek przekazać również podatnikowi (pracownikowi) w terminie do ostatniego dnia lutego w danym roku kalendarzowym za rok poprzedni.

Deklaracja PIT-4R

Stanowi informację o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, obowiązek jego rozliczenia mają:

  • osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,

  • jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe,

  • organy zatrudnienia,

  • gospodarstwa domowe zatrudniające osoby do pomocy,

  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą itd.

Pełną listę jednostek zobligowanych do wystawiania deklaracji PIT-4R oraz zależności, mających wpływ ten obowiązek można znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PIT-4R dotyczy wykazania zaliczek na podatek dochodowy należnych za dane miesiące poprzedniego roku podatkowego. Deklarację tę należy złożyć do urzędu skarbowego w formie elektronicznej najpóźniej do 31 stycznia za rok poprzedni.

Zaleca się, aby płatnik zostawił sobie wygenerowana deklarację PIT-4R do celów dowodowych. Pracodawca wysyła PIT-4R za wszystkich pracowników i nie ma obowiązku informowania ich o złożonej deklaracji.

Deklaracja PIT-8AR

Stanowi informację o pobranym podatku zryczałtowanym za dany rok. Tę deklarację muszą koniecznie złożyć ci przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego odprzychodów uzyskanych przez zleceniobiorców, wykonawców czy z tytułu wypłaty dywidend. W powyższych przypadkach płatnik odprowadza zryczałtowany podatek według stawki 17%, która nie uwzględnia kosztów uzyskania przychodów. Aby skorzystać z podatku zryczałtowanego zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła, nie mogą być zatrudnieni u tego samego płatnika dodatkowo na podstawie umowy o pracę, a jej należności nie mogą przekroczyć 200 zł. Jeśli taka sytuacji by nastąpiła, podatek należy pobierać na zasadach ogólnych. Wyjątkiem jest również umowa cywilnoprawna, której wynagrodzenie jest określone stawką godzinową. W takim wypadku płatnik składek jest zobowiązany do wystawienia deklaracji PIT-4R, a nie PIT-8AR.

Zryczałtowany podatek wg stawki 20% pobiera się od wynagrodzeń cudzoziemców nieposiadających statusu rezydenta, nawet gdy kwota na umowie cywlinoprawnej przekracza 200 zł brutto.

Zleceniodawca składa PIT-8AR (podobnie jak PIT-4R czy PIT-11) w formie elektronicznej w terminie do 31 stycznia w danym roku za rok poprzedni. Jedynie w przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed tą datą, PIT-8AR (tak samo, jak PIT-4R i PIT-11) należy złożyć do dnia zaprzestania prowadzenia tej działalności.

Niezłożenie deklaracji lub wysłanie źle wypełnionych druków

Niezłożenie formularzy PIT w świetle prawa stanowi wykroczenie skarbowe i podlega karze grzywny. Można jej uniknąć przez złożenie w formie ustnej lub pisemnej czynnego żalu podatnika. Jeżeli natomiast płatnik popełnił błędy w formularzach polegające na pomyłkach rachunkowych, czy źle uzupełnionych polach, może ponownie złożyć druki i dołączyć pisemne wyjaśnienie.

Obowiązki podatkowe związane z zatrudnieniem są jednymi z najważniejszych do przestrzegania po stronie pracodawcy. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować odczuwalnymi konsekwencjami.