Nowe przepisy ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia precyzyjnie regulują zasady, na jakich agencje zatrudnienia mogą prowadzić kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej na terytorium Polski. Zrozumienie tych unormowań jest kluczowe dla legalnego i prawidłowego funkcjonowania agencji. W artykule szczegółowo omawiamy najważniejsze obowiązki i procedury wynikające z aktualnych regulacji prawnych.
Kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w Polsce przez agencje zatrudnienia — podstawowe zasady
Kwestie związane z kierowaniem cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (RP) zostały uregulowane w Ustawie dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia, zwanej dalej „ustawą”.
zatrudnienie – to wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego lub umowy o pracę nakładczą;
inna praca zarobkowa – to wykonywanie pracy lub świadczenie usług na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, albo umowy o pomocy przy zbiorach, o której mowa w art. 91a Ustawy z dnia 20 grudnia 1990 roku o ubezpieczeniu społecznym rolników, lub w okresie członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych lub spółdzielni usług rolniczych.
Umowa jako podstawa skierowania cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu prowadzącego działalność na terytorium RP
Skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu prowadzącego działalność na terytorium RP — powierzającego wykonanie zatrudnienia lub inną pracę zarobkową cudzoziemcowi — odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem.
Umowa zawarta między agencją zatrudnienia a cudzoziemcem określa w szczególności:
podmiot powierzający wykonanie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej i jego siedzibę;
okres zatrudnienia lub wykonywania innej pracy zarobkowej;
rodzaj umowy oraz warunki zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej i wynagrodzenia, a także przysługujące cudzoziemcowi kierowanemu do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej świadczenia socjalne;
warunki ubezpieczeń społecznych, jakimi cudzoziemiec będzie objęty;
obowiązki i uprawnienia agencji zatrudnienia oraz cudzoziemca kierowanego do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej;
zakres odpowiedzialności cywilnej stron w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zawartej między agencją zatrudnienia a cudzoziemcem kierowanym do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.
Obowiązek informacyjny agencji zatrudnienia wobec cudzoziemca
Agencja zatrudnienia informuje na piśmie cudzoziemca kierowanego do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej — w języku dla niego zrozumiałym — o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP.
Obowiązki informacyjne agencji zatrudnienia w odniesieniu do podmiotu zatrudniającego
Agencja zatrudnienia ma także określone obowiązki informacyjne w stosunku do podmiotu zatrudniającego. Oznacza to, że wspomniana agencja informuje na piśmie podmiot, do którego kieruje cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej:
o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oraz
o obowiązkach wynikających z art. 17–19 Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwanej dalej „ustawą o powierzaniu pracy cudzoziemcom”.
W myśl art. 17 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom — podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę:
uwzględnia w umowie z cudzoziemcem warunki określone w zezwoleniu na pracę lub zmianę warunków, która nie wymaga zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę;
przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ministra właściwego do spraw pracy, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku gdy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy;
w przypadku gdy cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium RP na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej — dostosowuje wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej na podstawie odnośnych przepisów;
w przypadku gdy cudzoziemiec jest pracownikiem podmiotu zagranicznego i będzie delegowany na terytorium RP w celu wykonywania pracy — dostosowuje wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż 70% aktualnej wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez Prezesa GUS na podstawie art. 30 ust. 2 Ustawy z dnia 26 października 1995 roku o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa;
podwyższa wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
informuje cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę;
przekazuje cudzoziemcowi decyzje o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę, a także informację o odmowie wydania zezwolenia na pracę;
zachowuje należytą staranność w postępowaniach o wydanie, zmianę lub uchylenie zezwolenia na pracę;
udostępnia staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej ZUS, KRUS, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1–7 i 10, sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski;
na wniosek pracodawcy użytkownika przekazuje mu kopię zezwolenia na pracę dotyczącego pracownika tymczasowego.
W przypadku:
stwierdzenia naruszenia wymienionych powyżej przepisów — podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi niezwłocznie dopełnia wymaganych obowiązków,
niewypłacenia należnego wynagrodzenia — podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi wypłaca cudzoziemcowi zaległe wynagrodzenie za okres wykonywanej pracy.
W odniesieniu do cudzoziemca pełniącego funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji albo prowadzącego sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, a także będącego prokurentem, przepisów wskazanych wyżej w pkt 1–4 i 10 się nie stosuje.
W przypadkach, gdy cudzoziemiec jest pracownikiem podmiotu zagranicznego i będzie delegowany na terytorium RP w celu wykonywania pracy, jeżeli przestał on spełniać warunki do wykonywania pracy zgodnie z zezwoleniem na pracę lub oświadczeniem o powierzeniu pracy wpisanym do ewidencji oświadczeń — podmiot zagraniczny jest obowiązany niezwłocznie zakończyć delegowanie cudzoziemca na terytorium RP.
Z kolei stosownie do art. 18 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:
- nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej:
- podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi,
- podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny,
- pracodawcy użytkownika;
- nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
- nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.
Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, o okolicznościach wskazanych w art. 18 ust. 1 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom.
Art. 19 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom stanowi natomiast, że podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:
- cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,
- cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące,
- cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.
Obowiązki agencji zatrudnienia w zakresie prowadzenia wykazów: podmiotów zatrudniających oraz cudzoziemców kierowanych do pracy
Agencja zatrudnienia prowadzi w formie pisemnej — w postaci papierowej albo elektronicznej — wykaz:
podmiotów, do których są kierowani cudzoziemcy do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej — zawierający w szczególności oznaczenie podmiotu i określenie adresu jego siedziby;
cudzoziemców kierowanych do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej — obejmujący imię (imiona) i nazwisko, obywatelstwo i datę urodzenia cudzoziemca oraz oznaczenie podmiotu, do którego skierowano cudzoziemca do pracy, i określenie jego siedziby oraz okresy zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej.
Kierowanie cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w Polsce przez agencje zatrudnienia — podsumowanie
Skierowanie cudzoziemca przez agencję zatrudnienia do podmiotu prowadzącego działalność na terytorium RP odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między agencją zatrudnienia a tym cudzoziemcem. Agencja zatrudnienia informuje na piśmie cudzoziemca kierowanego do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej o zasadach dotyczących wjazdu, pobytu i pracy cudzoziemców na terytorium RP. Ponadto agencja zatrudnienia ma także określone obowiązki informacyjne w stosunku do podmiotu zatrudniającego.
