Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników

Obowiązki pracodawcy w wielu przypadkach są uzależnione od liczby zatrudnianych pracowników. Kiedyś kluczowe było zatrudnienie na poziomie 20 pracowników aktualnie poziom ten jest wyższy i zatrudnianie 50 osób wiąże się ono z wieloma dodatkowymi obowiązkami.

Ustalanie stanu zatrudnienia

Ustalanie stanu zatrudnienia u pracodawcy nie zawsze przeprowadzane jest w ten sam sposób. W przypadku ustalania stanu zatrudniania na potrzeby związane z tworzeniem regulaminu pracy czy regulaminu wynagradzania bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy. W tym przypadku nie ma znaczenia podstawa prawna nawiązania stosunku pracy (np. umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór czy spółdzielcza umowa o pracę) czy wymiar etatu danych pracowników.

Natomiast w kwestii ustalania stanu zatrudnienia w przypadku tworzenia ZFŚS obowiązek pracodawcy zaistnieje, gdy zatrudnia on w sumie według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Obowiązki pracodawcy - regulamin pracy i regulamin wynagradzania

Pracodawca zatrudniający przynajmniej 20 pracowników  był kiedyś zobowiązany do utworzenia regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania. Aktualnie po osiągnięciu stanu zatrudnienia wynoszącego co najmniej 50 pracowników pracodawca pownien utworzyć te regulaminy. Postanowienia regulaminów nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych przepisów prawa, a także układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych dotyczących zatrudnionych osób.

Regulamin pracy

Regulamin pracy określa organizację i porządek pracy. Regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników lub jeżeli regulacje zostały określone w układzie zbiorowym pracy. Ustalając liczbę 50 zatrudnionych osób, bierze się pod uwagę osoby zatrudnione bez względu na wymiar etatu w jakim świadczą pracę.

Jeżeli w przedsiębiorstwie działa organizacja związkowa, wprowadzenie regulaminu pracy należy uzgodnić z tą organizacją. W sytuacji, gdy w zakładzie pracy nie działa organizacja związkowa, pracodawca sam ustala regulamin pracy.

W regulaminie należy ustalić m.in.:

  • porę nocną,
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzeń,
  • organizację pracy,
  • przyjęty okres rozliczeniowy czasu pracy,
  • przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności,
  • regulacje dotyczące stosowanych kar w ramach odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Regulamin pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od momentu podania go do wiadomości (w sposób przyjęty u danego pracodawcy) zatrudnionych osób. Ogłoszenie regulaminu następuje na czas nieokreślony - do czasu aż nastąpi jego zmiana lub uchylenie. Pracodawca ma obowiązek zapoznania z regulaminem pracy każdego pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Pracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z regulaminem, potwierdzenie to pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracownika.

Regulamin może być także wprowadzony przez pracodawcę, który nie zatrudnia 50 osób, jeżeli pracodawca zadeklaruje jego utworzenie.

Regulamin wynagradzania

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia okresowo w zamian za pracę wykonywaną na podstawie zawartej umowy o pracę. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym, ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określenie na ich podstawie indywidualnych warunków umowy o pracę, ustala te warunki w regulaminie wynagradzania.

Jeżeli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa konieczne jest uzgodnienie treści regulaminu z tą organizacją. Jeżeli stanowisko organizacji związkowej będzie negatywne, pracodawca nie może samodzielnie wprowadzić regulaminu w życie.

W regulaminie można regulować zasady wypłacania pracownikom świadczeń, np. premii, wypłaty odpraw związanych z ustaniem zatrudnienia itp. W trakcie tworzenia regulaminu, należy wziąć pod uwagę składniki wynagrodzenia za pracę, takie jak:

  • wynagrodzenie zasadnicze,
  • dodatki za pracę w nocy,
  • dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • wynagrodzenie za dyżury pełnione poza normalnymi godzinami pracy,
  • wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, w przypadkach wymienionych w przepisach prawa pracy.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (w sposób przyjęty u pracodawcy).

Pracodawca nie musi uzyskiwać od pracownika potwierdzenia zapoznania się z regulaminem wynagradzania, wystarczające jest, że da osobie zatrudnionej możliwość wglądu do regulaminu wraz z wyjaśnieniem jego treści.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie zatrudnia 50 pracowników, regulamin wynagradzania może zostać wprowadzony na zasadzie dobrowolności.

Wprowadzenie regulaminu wynagradzania czy regulaminu pracy nie wymaga rejestracji w żadnym organie (nie wymaga zatwierdzenia przez Państwową Inspekcję Pracy).

Obowiązki pracodawcy w przypadku zwolnień grupowych pracowników

Pojęcie zwolnień grupowych dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników (istotna jest liczba zatrudnionych pracowników w momencie wypowiadania umowy o pracę). Przepisy dotyczące zwolnień grupowych przewiduje ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Warunkiem zaliczenia rozwiązania stosunku pracy w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy jest spełnienie określonych warunków. Zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie 30 dni pracodawca zwalnia co najmniej:

  • 10 pracowników, gdy w zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
  • 10% pracowników, gdy zatrudnia od 100 do 299 pracowników,
  • 30 pracowników, gdy zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Przeprowadzanie zwolnień grupowych obciąża pracodawców dodatkowymi obowiązkami, które polegają na współdziałaniu ze stroną pracowniczą oraz urzędem pracy. Obowiązki pracodawcy zakładają wypłacanie pracownikom zwalnianym z przyczyn ich niedotyczących odpraw pieniężnych.

Obowiązki pracodawcy a Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony z przeznaczeniem na finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, a także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Najbardziej popularnym z pośród  świadczeń finansowanych z ZFŚS jest świadczenie urlopowe.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy, którzy nie spełniają kryterium zatrudnienia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć ZFŚS na zasadzie dobrowolności.

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania można dowolnie ustalić wysokość odpisu na ZFŚS, można również postanowić, że fundusz nie będzie tworzony.

Obowiązki pracodawcy z zakresu BHP

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników ma zwiększone obowiązki w sferze Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników na jednej zmianie ma obowiązek zapewnienia pracownikom pomieszczenia do spożywania posiłków - jadalnię, chyba że w zakładzie pracy wykonywane są wyłącznie prace o charakterze biurowym, wówczas pracodawca nie ma takiego obowiązku.

Pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników tworzy służbę BHP. W przedsiębiorstwie, w którym poziom zatrudnienia nie przekracza 100 pracowników wykonywanie zadań służby BHP można powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

Pracodawca posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP może sam wykonywać zadania służby, pod warunkiem, że:

  • zatrudnia do 10 pracowników lub
  • zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3 kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

W przypadku braku kompetentnych pracowników wykonywanie zadań służby BHP można powierzyć specjaliście spoza zakładu pracy.

Obowiązki pracodawcy - wypłata zasiłków

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób według stanu na dzień 30 listopada danego roku jest zobowiązany do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego poczynając od następnego roku kalendarzowego. Jeśli pracodawca na dzień 30 listopada nie zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego ani jednej osoby, wówczas liczbę zgłoszony uprawniającą do wypłaty zasiłków ustala się według stanu na pierwszy miesiąc, w którym zostało dokonane zgłoszenie ubezpieczonych.

Wzrost lub spadek liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w trakcie danego roku nie ma wpływu na aktualną wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Pracodawca, który jest zobowiązany do wypłaty zasiłków, ustala czy danemu pracownikowi należy się wypłata zasiłku lub świadczenia, a także ustala jego wysokość przez cały okres niezdolności danej osoby do pracy. W sytuacji, gdy w trakcie pobierania zasiłku lub świadczenia umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, wówczas obowiązek wypłaty zasiłku lub świadczenia przejmuje ZUS.

Obowiązki pracodawcy - wpłaty na PFRON

Dokonywanie wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych jest obowiązkowe dla pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Drugim kryterium jest osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych poniżej 6%.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 25 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) lub osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych powyżej 6% są zwolnieni z dokonywania wpłat na PFRON.

Zatrudnienie u pracodawcy wynoszące powyżej 20 pracowników skutkuje szeregiem dodatkowych obowiązków dla pracodawcy. Nie wywiązywanie się z nich może skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnościami i grzywnami, dlatego warto wiedzieć jakie sa obowiązki pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników!