Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, a związane z jej uruchomieniem

Rozpoczęcie własnej działalności nierzadko łączy się z licznymi wymogami, które warunkują założenie własnej firmy. W związku z tym w pierwszej kolejności warto dowiedzieć się, które wydatku mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Definicja kosztu uzyskania przychodu

W myśl art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodu określamy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo wydatek nie może znaleźć w katalogu, który został wyłączony z kosztów podatkowych na mocy art. 23 powołanej ustawy, czyli został zaliczonych tzw. koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy nie ograniczyły możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na datę poniesienia wydatku. Tym samym do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Jednakże przedsiębiorca powinien w tej sytuacji wykazać związek przyczynowo - skutkowy konkretnego kosztu na możliwość uzyskiwania przychodów, bądź też na zachowanie lub zabezpieczenie źródła tychże przychodów.

Dodatkowo, aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu powinien zostać odpowiednio udokumentowany. Podstawowymi dowodami księgowymi, na podstawie których można ująć wydatek w kosztach podatkowych są przede wszystkim:

  • faktury VAT, faktura bez VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP,

  • dokumenty celne,

  • faktury korygujące i noty korygujące,

  • dzienne zestawienia dowodów,

  • noty księgowe,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • inne dowody opłat.

Ważne!

Dowód taki powinien zawierać co najmniej określenie jego rodzaju i numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość (jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych) oraz datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Przy księgowaniu wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności należy wówczas wpisać datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Uruchomienie działalności gospodarczej wiąże się z wymogami, które przedsiębiorca powinien spełnić. Wymogi te bardzo często generują koszty - wynajem lokalu, zakup sprzętu, cena porad prawnych czy opłat skarbowych. W związku z tym warto wiedzieć, że tego typu wydatki mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. A jakie wydatki przedsiębiorca najczęściej ponosi przed rozpoczęciem działalności?

Wydatki na organizację oraz reklamę

Przedsiębiorcy jeszcze przed rozpoczęciem działalności często ponoszą pierwsze opłaty czynszowe za wynajmowany lokal. Jednak poniesione opłaty za wynajem jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej powinny zostać odpowiednio uzasadnione. Przykładową sytuacją jest, gdy warunkiem zgody na założenie działalności powinno być posiadanie lokalu lub gdy lokal należałoby odpowiednio zaadaptować na potrzeby firmy.

Poza tym rozpoczęcie działalności może być związane z potrzebą uzyskania kredytu przeznaczonego na cele związane z działalnością gospodarczą. Wówczas odsetki od kredytu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to również sytuacji gdy odsetki były opłacane jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Ważne jest jednak aby zaliczyć w koszty jedynie odsetki zapłacone i skapitalizowane, z pominięciem tych niezapłaconych lub umorzonych.

Ważne!

W myśl art. 23 ust.1 pkt 33 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się odsetek, prowizji  i różnic kursowych od pożyczek (kredytów), które zwiększają koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.

Oznacza to, że w sytuacji, gdy nieruchomość jest w trakcie budowy, a przedsiębiorca spłaca w trakcie realizacji inwestycji kredyt wraz z należnymi odsetkami, to odsetki te nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Odsetki po zakończonej budowie zwiększą wartość początkową środka trwałego, od którego po zakończeniu budowy naliczane będą odpisy amortyzacyjne.

Wydatki związane z podnoszenie kwalifikacji przedsiębiorcy

Niekiedy zdarzają się sytuację, w których przyszły przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć działalności dopiero po odbytym kursie zawodowym, studiach podyplomowych czy uzyskaniu określonych uprawnień zawodowych. Jeśli przedsiębiorca jest w stanie wskazać związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy koniecznością zdobycia jakichś kwalifikacji lub certyfikatu a uzyskaniem w przyszłości przychodu lub też zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodu, to wydatki poniesione na kształcenie również może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Jednakże wiedza zdobyta na takich szkoleniach nie może być wiedzą ogólną, która dotyczy życia codziennego lub jest niezwiązana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zakup środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia

Przed rozpoczęciem działalności przedsiębiorcy często muszą dokonać zakupu środków trwałych czy wyposażenia. Powstaje pytanie czy tego rodzaju wydatki wówczas mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów.

Ważne!

Środkami trwałymi w rozumieniu ustawy o PIT są “stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

  • maszyny, urządzenia i środki transportu,

  • inne przedmioty,

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1.”


Jak wskazuje § 3 pkt 7 Rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia Podatkowej księgi Przychodów Rozchodów z dnia 26.08.2003 r., wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym do środków trwałych. Dodatkowo w myśl  § 4 pkt 2 tego przytoczonego rozporządzenia ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł netto.

W odniesieniu do zakupu składników wyposażenia, wydatek na nie poniesiony można zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych. Analogiczna sytuacji wygląda w przypadku zakupu środków o wartości nieprzekraczającej kwoty 3.500 zł netto. Tym samym środek trwały zostaje jednorazowo zamortyzowany, czyli w całości zostaje ujęty w kosztach podatkowych. Natomiast w przypadku zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości przekraczającej wartość 3.500 zł netto, należy zastosować amortyzację liniową, degresywną czy ewentualnie indywidualną. Wówczas w kosztach zostaną ujęte odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej środka trwałego.

Przedsiębiorcy którzy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej w bieżącym roku podatkowym, a także mali podatnicy (u którego wartość przychodu ze sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro). mogą skorzystać z amortyzacji jednorazowej dla środków trwałych o wartości powyżej 3500 zł.  Stanowi to jednorazową amortyzację w ramach ulgi de minimis.

Amortyzacja taka może dotyczyć wyłącznie środków trwałych zaliczanych do grup 3 - 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych. Należą do nich:

  • grupa 3 - kotły i maszyny energetyczne

  • grupa 4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania

  • grupa 5 - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty

  • grupa 6 - urządzenia techniczne

  • grupa 7 - środki transportu (z wyłączeniem samochodów osobowych)

  • grupa 8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości, wyposażenie

Ważne!

Łączna pomoc de minimis w ciągu 3 kolejnych lat nie może przekroczyć co do zasady 200 tys. euro

Zakup towarów i materiałów przed rozpoczęciem działalności

W przypadku zakupu towarów i materiałów sprawa wygląda nieco odmiennie. Nie można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków na zakup towarów i materiałów. W tej sytuacji należy wykazać je w spisie z natury sporządzonego na dzień rozpoczęcia działalności.

W spisie początkowym należy ująć wszystkie zakupione wcześniej towary i materiały. Wyceny dokonuje się na podstawie cen zakupu netto lub cen nabycia, ale też cen rynkowych w dniu sporządzenia spisu, jeśli są one niższe od cen zakupu/nabycia. Jednakże wyceny takiej można dokonać wyłącznie wtedy, kiedy jest się w posiadaniu dowodu zakupu.