Przedsiębiorcy często zastanawiają się, w jaki sposób wprowadzić do ewidencji wynagrodzenia pracowników. Co tak naprawdę stanowi koszt dla pracodawcy? Jak ująć pensje w księdze przychodów i rozchodów? Jak wygląda księgowanie wynagrodzeń wypłacanych z przesunięciem? Na te pytania odpowiadamy w artykule.
Księgowanie wynagrodzeń - jaki jest całkowity koszt wynagrodzenia pracownika?
Co składa się na całkowity koszt wynagrodzenia pracownika? Składników wynagrodzenia może być naprawdę wiele, a wśród najpopularniejszych należy wymienić:
premie,
prowizje,
dodatki stażowe, funkcyjne,
dodatki za nadgodziny,
dodatki za pracę w nocy,
wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych,
ekwiwalent za pranie,
ekwiwalent urlopowy.
Wszystkie te składniki łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym stanowią pensję brutto pracownika. Jednak jest ono tylko częścią całkowitego kosztu pracodawcy, związanego z zatrudnianiem osób na podstawie umowy o pracę - trzeba pamiętać również o składkach ZUS finansowanych przez pracodawcę. Oznacza to, że na całkowity koszt wynagrodzenia ze stosunku pracy składa się wynagrodzenie brutto i oraz składki ZUS, opłacane przez zakład pracy.
Księgowanie wynagrodzeń w KPiR
Podstawą do wprowadzenia wynagrodzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest najczęściej lista płac, chociaż żadne przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku jej sporządzania. Księgowanie wynagrodzeń w KPiR jest niezwykle proste, gdyż przewidziano tam specjalną kolumnę właśnie na tego typu wydatki - jest to kolumna 12 Wynagrodzenia w gotówce i naturze. W tym miejscu podaje się jedynie wynagrodzenia brutto pracowników, a nie całkowity koszt wynagrodzenia.
Ważne! W KPiR należy ująć wynagrodzenie brutto pracownika, pomimo tego, że faktycznie wypłacana jest mu niższa pensja. |
O ile nie ma wątpliwości co do ujęcia wynagrodzeń wypłacanych w ostatnim dniu miesiąca, o tyle problem pojawia się w momencie wypłat z przesunięciem. Ważny jest tutaj miesiąc wypłaty, czy może miesiąc, za który wynagrodzenie jest należne? Wynagrodzenia pracowników stanowią koszt miesiąca, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone w zgodnym z przepisami terminie, czyli najpóźniej do 10 dnia następnego miesiąca.
Całkiem odmiennie wygląda księgowanie wynagrodzeń niewypłaconych w terminie. Jeśli bowiem pracodawca nie wypłaci wynagrodzeń na czas, wówczas będą one zaliczane do kosztów w dacie ich faktycznej wypłaty.
Ustalając miesiąc, do którego należy przypisać takie koszty, bierze się pod uwagę datę dokonania przelewu, jeśli wynagrodzenie wypłacane jest na konto pracownika. W przypadku wypłat gotówkowych ważna jest również data przekazania należności ze stosunku pracy.
Uwaga! Gdyby pracownik odbierający wynagrodzenie w gotówce nie pojawił się w pracy w dniu wypłaty, wtedy liczy się fakt postawienia pensji do dyspozycji tego pracownika. Oznacza to, że nieodebrane w terminie wynagrodzenie, które było przygotowane przez pracodawcę zgodnie z przepisami, stanowi koszt miesiąca, za który było należne. |
Księgowanie składek ZUS finansowanych przez pracodawcę
W przypadku ujęcia w kosztach składek finansowanych przez pracodawcę największe znaczenie to, czy dotrzymano odpowiednich terminów dotyczących:
wypłaty wynagrodzenia pracownikom,
opłacenia tych składek.
Jeżeli pracodawca opłaci składki w terminach zgodnych z przepisami i wypłaci wynagrodzenia, składki finansowane przez niego zawsze powinien ująć w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie. I nie ma tu znaczenia, czy pensja płatna jest w tym samym miesiącu, czy z przesunięciem.
Całkiem odmiennie wykazuje się składki finansowane przez pracodawcę, gdy nie dotrzymał on odpowiednich terminów. Wówczas składki mogą być wykazane w faktycznej dacie przekazania ich na konto ZUS.
Księgowanie wynagrodzeń a rachunki za umowy cywilnoprawne
Umowy cywilnoprawne nie mogą być wykazywane w liście płac wraz z wynagrodzeniami należnymi ze stosunku pracy. Powinno się je wykazać w odrębnym wpisie. Natomiast księgowanie wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych odbywa się na podstawie rachunków od zleceniobiorców. Te wynagrodzenia należy wprowadzić do kolumny 12 księgi przychodów i rozchodów zgodnie z datą ich wypłaty.
