Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest mediacja i w jakich przypadkach należy ja zastosować?

Przedsiębiorcy w celach gospodarczych podejmują współpracę między sobą, ale bywa tak, że ich interesy okazują się sprzeczne. Z tego względu konflikty pomiędzy kontrahentami są nieuniknione. Chcąc dochodzić swoich racji na drodze sądowej, przedsiębiorca obawia się, że postępowanie procesowe będzie długotrwałe, a jego koszty wysokie. Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia wizerunku i możliwość dalszej współpracy. Tymczasem ustawodawca przewidział możliwość rozwiązania konfliktu w drodze mediacji. Mediacja polega na rozwiązywaniu konfliktów w oparciu o dialog, a ponadto jest zdecydowanie szybsza i tańsza.

Definicja mediacji

Mediacja jest jednym z dobrowolnych sposobów rozwiązywania konfliktów. Podmioty decydują się podjąć próbę mediacji, gdy ich celem jest nie tylko uzyskanie korzystnego dla siebie rozstrzygnięcia, lecz przede wszystkim wyjaśnienie spornych kwestii i nawiązanie porozumienia. Podkreślić wypada, że przystąpienie do mediacji nie wiąże się z obowiązkiem zawarcia ugody. Nie przekreśla ono również prawa strony do dochodzenia swoich praw przed sądem. Mediacja odbywa się za zgodą obu stron, a wypracowana w jej toku ugoda jest efektem osiągniętego konsensusu. Obecnie powód ma obowiązek wskazać w pozwie, czy strony sporu wcześniej podjęły próbę mediacji.

Jakie sprawy nadają się do mediacji?

Mediacja może rozwiązywać spory dotyczące spraw, w których dopuszczalne jest zawarcie ugody. Przedmiotem ugody może być wyłącznie sprawa cywilna, dla której dopuszczalna jest droga sądowa. Ponadto przedmiot ugody nie może przekraczać granicy dyspozytywności stron. Oznacza to, że nie można zawrzeć ugody w sprawie, o której strony nie mogą decydować.

W szczególności ugody nie można zawrzeć:

  • jeżeli sprawa nie należy do drogi sądowej;

  • jeżeli sprawa jest wyłączona z jurysdykcji krajowej oraz

  • w postępowaniu w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Kiedy mediacja?

Pozostający w sporze kontrahenci na mediację mogą zdecydować się przed procesem sądowym albo w jego trakcie. Mogą również zostać skierowani do mediacji przez sąd.

Rozpoczęcie mediacji

Mediacja zostaje wszczęta na podstawie uprzednio zawartej umowy o mediację lub na wniosek jednej ze stron skierowany do mediatora, po wyrażeniu zgody na mediację przez drugą stronę lub na podstawie postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji.

Zasady mediacji

Podstawowymi zasadami postępowania mediacyjnego są:

  • dobrowolność – mediacja odbywa się za zgodą stron, ponadto mają one prawo do odstąpienia od mediacji na każdym jej etapie;

  • bezstronność – mediator powinien zachować bezstronność przy prowadzeniu  mediacji;

  • poufność – przebieg mediacji jest poufny. Zgodnie z art. 259(1) kpc  mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji. Jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody, strony nie mogą w trakcie dalszego postępowania powoływać się na oświadczenia i propozycje składane przed mediatorem.

Mediacja a bieg terminu przedawnienia

Podkreślić należy, że zgodnie z art. 123 § 1 pkt 3 kc wszczęcie mediacji przerywa bieg terminu przedawnienia roszczenia. Należy wskazać, że po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo. Jednak w razie przerwania przedawnienia przez czynność w postępowaniu przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym albo przez wszczęcie mediacji, przedawnienie nie biegnie na nowo, dopóki postępowanie nie zostanie zakończone. Oznacza to, że termin przedawnienia należy liczyć od daty zakończenia mediacji. Jeżeli zakończyła się ona ugodą, to roszczenie w niej stwierdzone przedawnia się z upływem dziesięciu lat, chociażby termin przedawnienia roszczeń tego rodzaju był krótszy. Jeżeli stwierdzone w ten sposób roszczenie obejmuje świadczenia okresowe, roszczenie o świadczenie okresowe należne w przyszłości ulega przedawnieniu trzyletniemu.

Jak długo trwa mediacja?

Strony sporu same decydują, jak długo będą prowadzić mediację pozasądową. W dowolnej chwili każdy z jej uczestników może ją przerwać. Zazwyczaj czas prowadzenia mediacji pozasądowej nie przekracza miesiąca. Z praktyki wynika, że ugodę udaje się wypracować stronom w ciągu 3–4 sesji mediacyjnych wyznaczanych co kilka dni. Natomiast czas trwania mediacji sądowej określa procedura. Stosownie do art. 18310 § 1 kpc, kierując strony do mediacji, sąd wyznacza czas jej trwania na okres do trzech miesięcy. Na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin na przeprowadzenie mediacji może zostać przedłużony, jeżeli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy. Czasu trwania mediacji nie wlicza się do czasu trwania postępowania sądowego.

Zatwierdzenie ugody przez sąd

Zgodnie z art. 18314 § 1 kpc, jeżeli zawarto ugodę przed mediatorem, sąd na wniosek strony niezwłocznie przeprowadza postępowanie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem. Stosownie do § 2 przywołanego przepisu, jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności; w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem na posiedzeniu niejawnym.

Z powyższego wynika, że na wstępie sąd dokonuje oceny przedłożonej mu ugody w aspekcie, czy zawiera ona treść nadającą się do wykonania w drodze egzekucji. Jeśli ugoda spełnia ten warunek, to jej zatwierdzenie następuje przez nadanie klauzuli wykonalności, a w przeciwnym wypadku przez wydanie postanowienia o zatwierdzeniu.

Następnie sąd bada treść ugody w aspekcie jej zgodności z prawem. Na podstawie art. 18314 § 3 kpc sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem, w całości lub części, jeżeli ugoda:

  • jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego;

  • zmierza do obejścia prawa,

  • jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Jak podkreślono w orzecznictwie, katalog przyczyn uniemożliwiających zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem ma charakter zamknięty i nie podlega wykładni rozszerzającej. Kontrola dopuszczalności ugody zawartej przed mediatorem nie może polegać na merytorycznym rozpoznaniu sprawy (postanowienie Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 14 stycznia 2014 roku, I ACz 2163/13).

Zgodnie z art. 18315 § 1 kpc ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym. Oznacza to, że na jej podstawie komornik sądowy może prowadzić egzekucję, tak jak w przypadku wyroku sądu.

§ 2 przywołanego przepisu wskazuje, iż nie uchybia on przepisom o szczególnej formie czynności prawnej.

Oznacza to, że chociaż ugoda zawarta przed mediatorem ma moc prawną ugody zawartej przed sądem, to występuje między nimi różnica w aspekcie stosowania przepisów o szczególnej formie czynności prawnej. Jedynie ugoda zawarta przed sądem ma moc równą aktom notarialnym. Ugoda zawarta przed mediatorem nie posiada tego waloru.

Koszty mediacji

Koszty mediacji obejmują wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, takich jak koszt wynajmu pomieszczenia czy koszt korespondencji. Ponoszą je strony, zazwyczaj po połowie, chyba że ustalono inny sposób rozliczeń. W przypadku mediacji pozasądowej, wysokość wynagrodzenia mediatora oraz zwrotu jego wydatków poniesionych w związku z przeprowadzeniem mediacji uzgadniane są przez strony z mediatorem przed rozpoczęciem mediacji.

W postępowaniu mediacyjnym, do którego strony zostały skierowane na podstawie postanowienia sądu, wysokość wynagrodzenia mediatora wynosi:

  • w sporach niemajątkowych oraz w sporach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić – 150 zł za pierwsze posiedzenie mediacyjne, a za każde kolejne – 100 zł (łącznie nie więcej niż 450 zł);

  • w sporach dotyczących praw majątkowych: 1% wartości przedmiotu sporu (nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całość postępowania mediacyjnego).

Zwrotowi podlegają też wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji (w tym opłata za wynajem pomieszczenia do 70 zł za jedno posiedzenie oraz koszty korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 zł). Do kosztów mediacji trzeba będzie doliczyć podatek VAT, jeśli mediator jest podatnikiem podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 981 § 1 kpc do niezbędnych kosztów procesu zalicza się koszty mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd. § 2 przywołanego stanowi, że jeżeli postępowanie cywilne zostało wszczęte w ciągu trzech miesięcy od dnia zakończenia mediacji, która nie została zakończona ugodą albo w ciągu trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o odmowie zatwierdzenia ugody przez sąd, do niezbędnych kosztów procesu zalicza się także koszty mediacji w wysokości nieprzekraczającej czwartej części opłaty.