Poradnik Przedsiębiorcy

Mediacja w sporze między firmami – co warto o niej wiedzieć?

Jednym ze sposobów rozwiązania sporu jest poddanie się mediacji. W wielu sprawach, które trafiają do sądów, do mediacji namawiają sędziowie. Można się też zdecydować na mediację wcześniej, zanim sprawa trafi do sądu. Co daje przedsiębiorcom mediacja? Ile to kosztuje i na jakich zasadach się odbywa? Odpowiedzi na wszystkie pytania znajdziesz w poniższym artykule.  

Mediacja – co to daje?

Mediacja to szansa na polubowne zakończenie sporu w  mniej sformalizowanej niż w sądzie atmosferze. Strony przy pomocy mediatora mogą poszukać kompromisowego rozwiązania i uniknąć procesu sądowego, a ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma taką samą moc prawną jak wyrok sądu.

Mediacja jest dobrowolna, co oznacza, że można się na nią nie zgodzić. Nawet jeśli mediacja się odbyła, to nie ma obowiązku zawarcia ugody przed mediatorem. Dobrowolność to jedna z najważniejszych zasad mediacji.

Zasady prowadzenia mediacji są określone w Kodeksie postępowania cywilnego (art. 183[1] - 183[15] kpc)

Jak rozpocząć mediację?

Istnieją 3 sposoby na rozpoczęcie mediacji:

  1. Podpisanie przez strony umowy o mediację – strony ustalają w niej, co ma być przedmiotem mediacji i kto będzie mediatorem albo w jaki sposób wybiorą mediatora. Strony mogą zgłosić się np. do któregoś ze stałych ośrodków mediacyjnych, nie muszą do tego angażować sądu.

  2. Skierowanie stron na mediację przez sąd – sędziowie mają wręcz obowiązek nakłaniać strony do mediacji, choć zmusić ich do tego nie mogą. W praktyce sąd najpierw pyta strony, czy są zainteresowane polubownym załatwieniem sprawy. Może jednak bez pytania skierować sprawę do mediacji –  strona ma wtedy tydzień na złożenie sądowi oświadczenia, że się na to nie zgadza.

  3. Złożenie przez którąś ze stron wniosku o przeprowadzenie mediacji – wniosek doręcza się mediatorowi i drugiej stronie, jednak druga strona może się na mediację nie zgodzić.

Jakie są koszty mediacji?

Jeśli strony same pójdą do mediatora i zawrą umowę o mediację, to wysokość wynagrodzenia będzie taka, jaką ustalą z mediatorem. Stałe ośrodki mediacyjne mają swoje cenniki, z którymi można się zapoznać.

Jeśli sprawę skieruje do mediacji sąd, to mediatorowi należy się wynagrodzenie i zwrot wydatków w wysokości określonej w przepisach (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016 roku):

  • 1% wartości przedmiotu sporu (ale nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł) – gdy mediacja dotyczy sporu o prawa majątkowe (np. o zapłatę),

  • 150 zł za pierwsze posiedzenie i 100 zł za każde kolejne (łącznie nie więcej niż 450 zł)  – gdy mediacja dotyczy spraw o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić oraz spraw o prawa niemajątkowe (np. o naruszenie dóbr osobistych, gdy strona żąda przeprosin).

Jeśli mediator jest podatnikiem do wynagrodzenia dolicza się również VAT.

Trzeba jeszcze doliczyć należny mediatorowi zwrot udokumentowanych i niezbędnych wydatków poniesionych w związku z przeprowadzeniem mediacji. Do wydatków zalicza się:

  • przejazdy – „kilometrówka” jak w przypadku pracowników budżetówki z tytułu podróży służbowej,

  • wynajem pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego w wysokości nieprzekraczającej 70 zł za jedno posiedzenie,

  • korespondencję w wysokości nieprzekraczającej 30 zł.

Kto może być mediatorem?

Teoretycznie mediatorem może być każdy, wystarczy, że ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta w pełni z praw publicznych.

W praktyce powstało sporo ośrodków mediacyjnych oraz list mediatorów, stworzonych przez organizacje pozarządowe i uczelnie. Informacje o nich przekazywane są prezesom sądów. Stały mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów.

Jeśli strony zawierają umowę o mediację, dobrze jest od razu wybrać ośrodek mediacyjny i zapoznać się z obowiązującym w nim cennikiem.

Gdy sprawę do mediacji kieruje sąd, to powinien najpierw zapytać strony, czy te chcą razem wybrać mediatora. Jeśli tego nie zrobią, sąd wyznaczy mediatora mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju, biorąc pod uwagę w pierwszej kolejności stałych mediatorów. Mediator otrzymuje dane kontaktowe stron oraz ich pełnomocników (w tym numery telefonów, maile), a następnie kontaktuje się z nimi i umawia zasady oraz termin spotkania. Mediator może zapoznać się z aktami sprawy w sądzie, chyba że strona się na to nie zgodzi. Koszty mediacji są ściśle określone w przepisach.

Maksymalne wynagrodzenie mediatora to 2000 zł + VAT.

Jak wygląda mediacja?

Sam sposób prowadzenia mediacji nie jest sformalizowany. Przepisy mówią wprost, że mediator może wykorzystywać różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu. Może wspierać  strony w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych lub też na zgodny wniosek stron wskazać sposoby rozwiązania sporu. Nie są one jednak dla stron wiążące. Jeśli np. mediator uzna, że między stronami jest bardzo duży konflikt, to może najpierw spotkać się z każdą ze stron osobno, a dopiero później zorganizować wspólne spotkanie. Dużo zależy tu od doświadczenia i wiedzy mediatora oraz postawy stron.

Następnie z przebiegu mediacji sporządza się protokół, który podpisuje mediator. Ma on jednak mocno ograniczony zakres, ponieważ nie wpisuje się w nim tego, co która ze stron i mediator powiedzieli w trakcie mediacji. Mogłoby to naruszyć tajemnicę mediacji.

Ile trwa mediacja?

Przepisy regulują czas trwania mediacji tylko w przypadku, gdy to sąd skierował strony do mediacji.

Wyznaczony przez sąd czas trwania mediacji nie powinien przekraczać 3 miesięcy. Jednak na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin na jej przeprowadzenie może zostać przedłużony, jeśli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy.

Czy ugoda zawarta przed mediatorem jest ważna?

Jeśli mediacja przebiegnie pomyślnie, to zostanie zawarta ugoda przed mediatorem. Na ugodę muszą się zgodzić obie strony. Ma ona taką samą moc jak wyrok sądu, trzeba jednak dopełnić kilku formalności:

  • zawarcie ugody – ugoda jest spisywana i wciągana do protokołu z mediacji albo do niego dołączona oraz podpisywana przez strony;

  • zatwierdzenie ugody przez sąd – ugoda wymaga zatwierdzenia przez sąd, jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności;

  • odmowa zatwierdzenia ugody – sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem, w całości lub części, jeżeli ugoda:

  • jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego,

  • zmierza do obejścia prawa,

  • jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym. Oznacza to, że może być podstawą egzekucji komorniczej, tak samo jak wyrok sądu z klauzulą wykonalności.

Czym jest tajemnica mediacji?

Na postępowanie mediacyjne nie może wejść przypadkowa osoba, ponieważ nie jest ono jawne. Inaczej jest w przypadku rozpraw przed sądem – te co do zasady są jawne i każdy może w nich uczestniczyć.

Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym mają obowiązek zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji.

Bardzo ważna zasada dotyczy sytuacji, gdy mediacja zakończy się niepowodzeniem, a następnie sprawę rozstrzyga sąd. Podczas mediacji strony mogły składać sobie propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia, ponieważ liczyły na to, że uda się sprawę rozwiązać polubownie. Przed sądem nie można powoływać się na propozycje i oświadczenia złożone w trakcie mediacji. Powołanie się na nie będzie bezskuteczne, co oznacza, że sąd nie może ich uwzględnić.

Przykład 1.

Do mediatora trafiła sprawa o odszkodowanie od architekta za błąd w sztuce podczas przygotowywania projektu. Sprawa jest skomplikowana, więc błąd będzie trudno udowodnić. W trakcie mediacji architekt przyznaje, że faktycznie popełnił błąd, ale może zapłacić co najwyżej 20% żądanego przez inwestora odszkodowania. Do zawarcia ugody nie dochodzi, więc sprawa wraca do sądu. Inwestor musi w sądzie udowodnić, że architekt popełnił błąd. Nie może w tym celu powołać się na to, że architekt się do tego przyznał w trakcie mediacji. Nawet gdyby to zrobił, sąd uzna to za bezskuteczne.

Czym się różni mediacja od sądu polubownego?

W przypadku mediacji decyzja o jej ostatecznym wyniku do samego końca należy do stron. Mediator będzie próbował zbliżyć ich stanowiska, wypracować akceptowalne dla stron rozwiązanie, nie ma jednak żadnych narzędzi, żeby narzucić stronom swoją wolę i zmusić do ugody. Może on przygotować treść ugody, ale jedna ze stron może w ostatniej chwili podjąć decyzję, że jej nie podpisze.

Skierowanie sprawy do sądu polubownego (zamiast do państwowego sądu powszechnego) wymaga zgody obu stron, ale już decyzja o ostatecznym wyniku nie zależy od ich woli. To sąd polubowny wydaje wyrok, a strony będą musiały się mu podporządkować. Wyrok sądu polubownego ma taką samą moc, jak wyrok sądu powszechnego. Samo prowadzenie postępowania przed sądem polubownym jest bardziej sformalizowane niż w przypadku mediacji.