Poradnik Przedsiębiorcy

Okulary dla pracownika - zwrot kosztów a przychód

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego dostarczenia pracownikowi środków ochrony indywidualnej, które mają na celu zabezpieczenie go przed wpływem niebezpiecznych dla zdrowia czynników w miejscu pracy. Do takowych należą m.in. okulary dla pracownika.

Okulary dla pracownika

Pracownik pracujący przy komputerze ma prawo do ubiegania się o zwrot pieniędzy, jakie wydał na okulary korekcyjne bądź soczewki kontaktowe, jeśli:

  • użytkuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
  • potrzebę stosowania szkieł korekcyjnych wykażą badania okulistyczne przeprowadzone przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Reguluje to § 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Z kolei pracodawca ma prawo do wpisania wydatku na okulary dla pracownika do kosztów uzyskania przychodu, gdyż zabezpiecza on źródło przychodu, co wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Jeśli pracownikowi pogłębi się wada wzroku, ma prawo do zwrócenia się do pracodawcy o zrealizowanie dodatkowych badań. Gdy potwierdzą one powstanie bądź powiększenie wady, pracownik może zakupić okulary lub szkła kontaktowe, a pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na okulary.

Wspomniane rozporządzenie nie zawiera wysokości owego zwrotu. Jak wiadomo, ceny wyrobów okulistycznych są zróżnicowane, dlatego pracodawca może nie chcieć oddać zatrudnionemu całości kwoty. Ma on prawo do wdrożenia regulacji w tej kwestii i ustalenia górnej kwoty refundacji. Kwota powinna być nie mniejsza niż koszt robocizny i zakupu szkieł o charakterystyce zatwierdzonej przez lekarza oraz oprawek w przynajmniej podstawowym standardzie.

Okulary dla pracownika a przychód

Wartość refundowanych wyrobów okulistycznych to dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Artykuł 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wskazuje, że świadczenia rzeczowe, ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. Zatem, okulary dla pracownika to przychód, który co do zasady podlega zwolnieniu z opodatkowania.

Przy czym opisane zwolnienie stanowi odstępstwo od zasady powszechnego opodatkowania, dlatego można z niego skorzystać jedynie, gdy spełni się wszystkie warunki wymienione w rozporządzeniu. W przypadku niespełnienia chociaż jednego z warunków powstaje obowiązek podatkowy po stronie pracownika. Może się to zdarzyć na przykład wtedy, gdy pracownik, który dostał refundację za zakup okularów, nie używa monitora dłużej niż w trakcie połowy dobowego wymiaru czasu pracy.

Prawa do skorzystania ze zwolnienia nie obowiązuje, jeśli badania, w ramach których wydano zalecenia noszenia okularów bądź soczewek, nie zostały przeprowadzone na bazie skierowania z miejsca pracy.

Okulary wydatkiem osobistym przedsiębiorcy

Nabycie okularów korekcyjnych bądź szkieł kontaktowych jest dla przedsiębiorcy wydatkiem osobistym, niemającym powiązania z firmą - dlatego też nie można zaliczyć tego kosztu do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to poniższa interpretacja indywidualna:

Interpretacja indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (sygn. ITPB1/415-790/08/AK):

“(...) wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę jego zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do poczynienia zakupu okularów z odpowiednimi szkłami niezależnie od tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów.(...)”.