Poradnik Przedsiębiorcy

Monitoring - czy pracodawca powinien poinformować o nim pracownika?

W dobie RODO pracodawca nie może przetwarzać danych osobowych zatrudnianych przez siebie pracowników w sposób nieograniczony. Wizerunek – w tym wizerunek utrwalony na taśmie – stanowi dane osobowe w rozumieniu przepisów dot. ochrony danych osobowych. Jeżeli pracodawca chce zainstalować w swoim przedsiębiorstwie monitoring, musi dostosować się do przepisów regulujących dopuszczalność takiego rozwiązania, w tym poinformować pracowników o stosowanym monitoringu.

Pobierz wzór informacji dla pracownika w związku z zainstalowaniem w zakładzie pracy systemu monitoringu w formacie PDF i DOCX!

Do pobrania:

pdf
Informacji dla pracownika w związku z zainstalowaniem w zakładzie pracy systemu monitoringu - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Informacji dla pracownika w związku z zainstalowaniem w zakładzie pracy systemu monitoringu - wzór.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Kiedy pracodawca może zainstalować monitoring?

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami pracodawca nie może stosować monitoringu w sposób dowolny, uzasadniony wyłącznie własną potrzebą. Przykładowo, nie może zainstalować żadnej formy monitoringu, jeżeli zamierza za jego pomocą kontrolować zatrudnianych pracowników czy rzetelność wykonywania przez nich powierzonych im zadań. Art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy
„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)”.
Monitoring może być zainstalowany tylko wówczas, gdy jest to konieczne z uwagi na potrzebę zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracowników;

  • ochrony mienia;

  • kontroli produkcji;

  • tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca musi poinformować o monitoringu

Wprowadzenie monitoringu na terenie zakładu pracy nie sprowadza się wyłącznie do zainstalowania kamer przemysłowych czy innych urządzeń. Aby zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca musi spełnić szereg wymogów:

  1. ustalenie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (w zależności od obowiązujących u danego przedsiębiorcy dokumentów lub sposobu komunikowania z pracownikami);

  2. poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu;

  3. przekazanie informacji nowo zatrudnianym pracownikom;

  4. umieszczenie na terenie zakładu pracy oznaczeń informujących o stosowanym monitoringu.

Jeżeli pracodawca planuje zastosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, oprócz spełnienia powyższych wymogów musi również uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej albo przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (w przypadku braku zakładowej organizacji związkowej). W takim przypadku uruchomienie monitoringu musi zostać poprzedzone uzyskaniem przez pracodawcę stosownej zgody.Art. 22(2) § 6–8 Kodeksu pracy
§ 6. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy
§ 7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. 
§ 8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6”.
W informacji dla pracownika przedsiębiorca powinien zawrzeć podstawowe dane odnoszące się do stosowanego monitoringu, w tym informacje dotyczące:

  • dokumentu, w którym dokładnie wskazano cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu;

  • rodzaju stosowanego monitoringu;

  • pomieszczeń objętych monitoringiem;

  • czasu przechowywania nagrań;

  • osób mających dostęp do nagrań.

Informacja dla pracownika może przybrać dowolną formę, w zależności od potrzeb pracodawcy oraz przyjętego przez niego sposobu komunikowania się z pracownikami.Forma pisemna, potwierdzona podpisem pracownika, jest najefektywniejszą formą poinformowania pracownika o stosowanym monitoringu.

Wzór informacji dla pracownika, która powinna zostać pracownikowi przekazana w związku z zainstalowaniem monitoringu, znajduje się poniżej. Wzór ten może być wykorzystany również wówczas, gdy pracodawca stosujący uprzednio monitoring zatrudnia nowego pracownika.

Przekazanie pracownikowi informacji o stosowanym monitoringu nie jest wystarczające do wywiązania się ze wszystkich obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca jest również zobowiązany do odpowiedniego oznaczenia wszystkich pomieszczeń oraz terenu monitorowanego za pomocą monitoringu poprzez umieszczenie odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Wybór konkretnej metody oznaczenia należy do przedsiębiorcy, przy czym stosowane przez niego oznaczenia muszą być widoczne oraz czytelne dla pracowników. Oznaczenia powinny zostać zamontowane nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem systemu monitoringu