Poradnik Przedsiębiorcy

Monitoring w zakładzie pracy - czy jest legalny?

Wielu pracodawców decyduje się na zainstalowanie w zakładzie pracy kamer umożliwiających rejestrowanie obrazu i zapewnienie im wglądu w bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Monitoring wizyjny jest zgodne z obowiązującymi przepisami, ale przedsiębiorca musi zadbać o spełnienie wszystkich warunków, jakie nakłada na niego Kodeks pracy.

Monitoring w zakładzie pracy –  kiedy jest dopuszczalny?

Przez wiele lat dopuszczalność wykorzystania monitoringu wizyjnego w zakładach pracy budziła poważne wątpliwości dotyczące nieuzasadnionej ingerencji w prawo do prywatności zatrudnianych pracowników, zwłaszcza że brak było podstawy prawnej regulującej zastosowanie takich środków technicznych. 

Po wejściu w życie przepisów dotyczących RODO polski ustawodawca zdecydował się na dodanie do Kodeksu pracy przepisów obejmujących to zagadnienie.

Przepis art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy
„§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)”.

Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy montaż kamer w zakładzie pracy jest możliwy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne w celu wskazanym przez ustawę:

  • zapewnienie bezpieczeństwa pracowników;

  • ochrona mienia;

  • kontrola produkcji;

  • zachowanie w tajemnicy informacji przedsiębiorcy (tj. informacji, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorcę na poniesienie szkody).

Przedsiębiorca nie może tłumaczyć chęci montażu kamer żadnym innym powodem (np. zamiarem sprawdzenia wydajności poszczególnych pracowników). Wyłącznie przyczyny wskazane w ustawie mogą stanowić podstawę do zastosowania szczególnego środka nadzoru, jakim jest monitoring wizyjny. Jednocześnie zastosowanie konkretnych środków technicznych musi być współmierne do celu ich wprowadzenia – jeśli pracodawca może osiągnąć ten sam skutek za pomocą środków mniej ingerujących w prywatność pracowników, powinien wybrać tę metodę.

Kamery nie w każdym pomieszczeniu

Pracodawca, który decyduje się na skorzystanie z kamer, musi spełnić również inne warunki przewidziane w przepisach Kodeksu pracy, dotyczące zasad wprowadzenia monitoringu, dopuszczalności montażu kamer w poszczególnych pomieszczeniach i czasu przechowywania nagrań.

Zgodnie z ogólną zasadą, zgromadzone nagrania mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż trzy miesiące (przedsiębiorca może zdecydować o krótszym okresie przechowywania). 

Zgodnie z ogólną zasadą, nagrania z kamer zainstalowanych w zakładzie pracy nie powinny być przechowywane dłużej niż przez 3 miesiące. Okres ten liczony jest od chwili zarejestrowania nagrania.

Wskazany powyżej termin może zostać wydłużony, jeśli nagranie stanowi dowód w postępowaniu sądowym albo pracodawca wie, że nagrania mogą stanowić taki dowód. Kodeks pracy nie przewiduje żadnych ograniczeń dotyczących charakteru postępowania – może być to zarówno postępowanie karne, jak i cywilne (np. w sprawie z zakresu prawa pracy) czy postępowanie administracyjne.

Przykład 1.

Jan Kowalski zdecydował się na zainstalowanie monitoringu w swoim przedsiębiorstwie. Przedsiębiorca dostosował wprowadzone rozwiązanie do obowiązujących przepisów i z uwagi na to nagrania są kasowane automatycznie następnego dnia po upływie trzech miesięcy. W zeszłym miesiącu na terenie zakładu doszło do bójki pomiędzy trzema pracownikami – zdarzenie zostało zarejestrowane na kamerach monitoringu. Jan Kowalski wie o tej sytuacji, choć nie otrzymał jeszcze żadnych dokumentów od organów ścigania (tj. z prokuratury, komisariatu policji lub z sądu). Mimo braku dokumentów, powinien on zapisać nagranie z przedmiotowego zdarzenia i zachować je na odrębnym nośniku.

Po upływie maksymalnego okresu przechowywania przedsiębiorca jest zobowiązany do zniszczenia nagrań.

Prawo pracodawcy do zastosowania monitoringu nie jest nieograniczone. Przedsiębiorca nie może zamontować kamer w:
- pomieszczeniach sanitarnych,
- szatniach,
- stołówkach,
- pomieszczeniach przeznaczonych dla organizacji związkowych.

Zamontowanie kamer w powyżej wskazanych pomieszczeniach jest dopuszczalne tylko w szczególnych wypadkach – jeżeli monitoring jest naprawdę niezbędny z uwagi na konieczność realizacji jednego z celów określonych przez ustawodawcę (czyli np. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników czy zachowanie w tajemnicy szczególnie ważnych informacji) oraz monitoring w żaden sposób nie naruszy dóbr osobistych pracowników, w tym ich godności i prawa do zrzeszania się w związkach zawodowych. 

Jeśli pracodawca zdecyduje się na montaż monitoringu w tych szczególnie chronionych pomieszczeniach, musi zadbać o zastosowanie wyjątkowych środków ochrony – na przykład zastosowanie rozwiązań technicznych uniemożliwiających identyfikację osób utrwalonych na nagraniach.

Pracodawca musi poinformować pracowników o zainstalowanych kamerach

Na pracodawcy ciąży obowiązek informacyjny – pracownicy przedsiębiorcy muszą zostać poinformowani o:

  • celu (uwaga: cel powinien odpowiadać przesłankom wskazanym na wstępie niniejszego artykułu, np. konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracowników);

  • zakresie;

  • sposobie stosowania monitoringu w zakładzie pracy. 

Informacje te muszą zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu w przypadku braku układu zbiorowego lub regulaminu. 

Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu z dwutygodniowym wyprzedzeniem (dwa tygodnie liczone do momentu uruchomienia kamer). W przypadku nowo zatrudnianych pracowników, każda z osób winna otrzymać informację o stosowanym monitoringu w formie pisemnej.

Niezależnie od obowiązków formalnych związanych z uruchomieniem monitoringu, pracodawca jest również zobligowany do oznaczenia konkretnych pomieszczeń, w których kamery są stosowane, za pomocą stosownych znaków lub komunikatów – oznaczenie powinno zostać zamontowane nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu i powinno być jednoznaczne oraz czytelne. 

Warto zauważyć, że ustawodawca nie przyznaje pracownikom prawa do odmowy wyrażenia zgody na zarejestrowanie jego wizerunku na nagraniach z monitoringu w miejscu pracy. Jeśli pracodawca spełni wszystkie warunki określone w Kodeksie pracy, ma prawo do korzystania z tej metody nadzoru bez pytania pracowników o zgodę na zastosowanie monitoringu.

Monitoring a RODO

Przedsiębiorca, który decyduje się na wprowadzenie w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego, musi pamiętać, że od chwili rozpoczęcia nagrywania będzie podlegał w tym zakresie przepisom rozporządzenia RODO – będzie bowiem przetwarzał w ten sposób dane osobowe osób utrwalonych na nagraniach (zarówno pracowników, jak i innych osób, które mogą pojawić się w zakładzie pracy). Wynika z tego, że pracodawca staje się administratorem danych i musi dostosować monitoring nie tylko do przepisów Kodeksu pracy, lecz także RODO. Pracodawca może przetwarzać nagrania obrazów wyłącznie do celów, do których zostały zebrane i nie może wykorzystywać ich do żadnego innego. Działając jako administrator danych, będzie miał również obowiązek przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych zgodnie z procedurami RODO.

Przed wprowadzeniem monitoringu pracodawca powinien zapoznać się z zaleceniami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, opublikowanych w materiale „Wskazówki Prezesa Urzędu Danych Osobowych dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego” dostępnym na stronie internetowej UODO.