Motywowanie pracownika podczas rozmów oceniających

Wprowadzenie systemu ocen okresowych, który został skonstruowany w prawidłowy sposób, może przynieść liczne korzyści zwłaszcza w przypadku firm o bardziej złożonej strukturze kadrowej. Jednym z ważniejszych elementów we wspomnianym systemie jest rozmowa oceniająca z pracownikiem. Z kolei podczas takiej rozmowy jednym z najistotniejszych składników jest motywowanie pracownika. Jak powinno się potraktować ten aspekt ewaluacji – o tym piszemy w artykule.

System ocen okresowych – podstawowe założenia

Praktycznie w każdej firmie pracownicy podlegają ocenie przez przełożonego. Odbywa się to w sposób mniej sformalizowany lub za pośrednictwem narzędzi określonych w systemie ocen okresowych. Należy podkreślić, że w niewielkich firmach o prostej strukturze zatrudnienia można wprowadzić postępowanie oceniające, powinno ono być jednak dostosowane do realnych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

System ocen okresowych jest instrumentem zarządzania danym podmiotem gospodarczym, którego podstawowym celem jest ciągły rozwój firmy w kierunkach wskazanych przez zarząd (właściciela).

Odpowiednio przygotowany system ocen okresowych charakteryzuje się w szczególności:

sformalizowaniem działań podejmowanych w trakcie oceny oraz podsumowania oceny wraz z wnioskami;
jednoznacznością przyjętych kryteriów ocen przy jednoczesnej minimalizacji opinii nacechowanych subiektywizmem;
określonym katalogiem elementów podlegających ocenie;
komunikatywnością dokonanych ocen;
możliwością planowania, na podstawie ocen okresowych, ścieżki zawodowej konkretnego pracownika;
możliwością dokonania kompleksowej oceny pod kątem potrzeb kadrowych firmy oraz konieczności przeprowadzania szkoleń, kursów doszkalających itp.;
możliwością wskazania korekt w systemie płacowym.

Jeżeli chodzi o kwestie związane z elementami objętymi oceną w ramach przyjętego systemu, to można wskazać następujące czynniki:

umiejętności o charakterze ogólnym, z uwzględnieniem znajomości wykonywania pracy w danych warunkach;
poziom realizacji zadań i obowiązków (za okres przyjęty w systemie);
szczególne cechy osobowe mające znaczenie podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Są to oczywiście podstawowe elementy – każdy przedsiębiorca podejmujący decyzję o wprowadzeniu systemu ocen okresowych może ustalić dowolny zakres komponentów objętych oceną.

Rozmowa oceniająca jako kluczowy element procesu oceniania

Rozmowa oceniająca jest sposobem uzyskania od pracownika określonych informacji, umożliwia ona także przekazanie podwładnemu wiadomości o wynikach jego pracy oraz postawie, jaką prezentuje. Z tego powodu spotkanie oceniające stanowi kluczowy element ewaluacji.

Przygotowując rozmowę oceniającą, warto pamiętać o wyeliminowaniu czynnika zaskoczenia – pracownikowi powinno się przekazać informację na temat celu rozmowy, można ponadto wcześniej wręczyć mu krótką notatkę dotyczącą problematyki, jaka będzie przedmiotem spotkania.

Dobrą praktyką jest ustalenie miejsca i czasu spotkania w taki sposób, aby było to korzystne zarówno dla przełożonego, jak i pracownika. Zorganizowanie rozmowy w neutralnym miejscu jest także zalecane, dzięki temu pracownik podlegający ocenie będzie odczuwał większy komfort psychiczny, co z kolei przełoży się na lepszą komunikację w trakcie oceny.

Rozmowę oceniającą warto prowadzić w taki sposób, aby pracownik nie odczuwał dyskomfortu oraz presji wywieranej ze strony szefa. Jest to istotne, ponieważ w innym przypadku – gdy przełożony, ukazując swą pozycję silniejszej strony w tej relacji – stanie się wyłącznie krytykiem, recenzentem dotychczasowej aktywności zawodowej pracownika. Spowoduje to jedynie skutek w postaci defensywnego nastawienia osoby ocenianej, a wynik ewaluacji zostanie w punkcie wyjścia – bez sformułowania miarodajnych wniosków. To zasadniczy błąd w procesie oceny, nieprzynoszący w istocie żadnych konstruktywnych efektów.

Motywowanie pracownika w czasie rozmowy oceniającej – na co zwrócić szczególną uwagę?

Pisaliśmy już o podstawowych cechach systemu ocen okresowych, trzeba jednak zadać pytanie, jakiemu celowi mają służyć działania podejmowane w trakcie ewaluacji?

Najważniejszym punktem docelowym systemu ocen okresowych jest podwyższenie poziomu wydajności pracownika. Dla osiągnięcia tego zamierzenia niezbędne jest systematyczne zwiększanie motywacji pracowników.

Choć przełożony podczas rozmowy oceniającej przedstawia zwykle krytyczną ocenę w odniesieniu do poszczególnych aspektów aktywności zawodowej pracownika, to ten element nie powinien stanowić głównego tematu oceny. W czasie oceny okresowej należy się skoncentrować na tym, co i w jakim zakresie można poprawić w zachowaniu pracownika – może to dotyczyć nie tylko kwestii czysto zawodowych, ale także postawy pracownika w kontaktach międzyludzkich, często bowiem w tej sferze powstają napięcia przekładające się bezpośrednio na wykonywanie obowiązków. Osoba przeprowadzająca rozmowę powinna dążyć zatem do wzmocnienia tych aktywności pracownika, które są korzystne oraz do eliminacji lub zminimalizowania tych postaw, które są negatywne.

Warto też wspomnieć o tym, że dla prawidłowego zmotywowania pracownika niezbędne jest posiadanie przez oceniającego szczegółowej wiedzy na temat przebiegu pracy zatrudnionego. Oznacza to, że przełożony powinien przede wszystkim:

być zorientowany co do obowiązków służbowych podwładnego oraz mieć wiedzę w zakresie metodyki oceny (znajomość kryteriów uwzględnianych podczas ewaluacji),
dysponować umiejętnością dokonania oceny aktywności pracownika według przyjętej listy kryteriów,
wziąć pod uwagę opinie wyrażane przez pracownika na temat swojej pracy.

Motywowanie pracownika może przybierać wymierny charakter (przyznanie podwyżki, dodatku, premii), może także polegać np. na skierowaniu go na kursy doszkalające lub szkolenia mające na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych. W niektórych przypadkach szef przekaże zatrudnionemu dobrą opinię o jego zaangażowaniu. Są to wszystko zachęty o pozytywnym charakterze.

Może się również zdarzyć, że wskutek dokonanej oceny przełożony podejmie próbę zwiększenia motywacji pracownika poprzez działania o ujemnym zabarwieniu. Może to polegać m.in. na wstrzymaniu wypłaty premii, braku podwyżki w kolejnym okresie rozliczeniowym czy odsunięciu od realizacji kluczowych projektów. W takim przypadku niezmiernie istotne jest poinformowanie pracownika o możliwości powrotu do poprzednich uzgodnień, jeżeli jego podejście do obowiązków służbowych ulegnie poprawie w konkretnej perspektywie czasowej.

Rozmowa oceniająca powinna się zakończyć identyfikacją kluczowych zagadnień stanowiących potencjalne wyzwania lub zagrożenia podczas realizacji obowiązków pracowniczych. Równie istotne jest określenie metod rozwiązywania konkretnych problemów w tym zakresie.

Motywowanie pracowników podczas rozmów oceniających – podsumowanie

Właściwie zaprojektowany system ocen okresowych umożliwia bardziej efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa poprzez maksymalizację wydajności pracowników. Kluczowe znaczenie w tym przypadku mają procesy pozwalające na systematyczne zwiększanie motywacji pracowników. Celowi temu służą przeprowadzane periodycznie oceny okresowe, które pozwalają na zapoznanie się z całokształtem działalności zawodowej konkretnego zatrudnionego. Motywowanie pracownika może przybierać różne formy – począwszy od przyznania podwyżek czy nagród, na odsunięciu od pracy przy najważniejszych projektach kończąc. Ważne jest, aby przełożony i pracownik dokonali wspólnie identyfikacji problemów oraz określili środki zaradcze w tym obszarze przedmiotowym.

Polecamy:

Polski Ład – najważniejsze zmiany w 2022 roku!