Poradnik Przedsiębiorcy

Podpisywanie faktur

Faktura jest dowodem księgowym, który mogą wystawiać wszyscy przedsiębiorcy. Jest dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży. Musi być sporządzona sumiennie, ponieważ to na jej podstawie podatnicy obliczają wysokość podatku dochodowego oraz odliczają podatek VAT. Jednak czy rzetelne sporządzenie faktury wiąże się z zawarciem na niej podpisu wystawcy i odbiorcy? W jakich sytuacjach konieczne jest podpisywanie faktur? Odpowiedź na te pytania znajduje się poniżej.

Obowiązkowe elementy faktury

Zgodnie z przepisami, prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,

  • kolejny numer,

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy,

  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

  • cenę jednostkową towaru lub usługi (bez kwoty podatku),

  • stawki podatku,

  • kwotę należności ogółem,

  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • wskazanie przepisu ustawy lub innej podstawy prawnej zgodnie, z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży.

Jak widać, w wyżej wymienionych pozycjach nie został ujęty wymóg umieszczenia podpisu na fakturze. W sytuacji, gdy dokument będzie zawierał wymienione elementy, a nie będzie posiadał podpisu - stanowi podstawę do czynności księgowych i podatkowych.

Jeśli natomiast przedsiębiorca będzie chciał uwiarygodnić dany dokument, może opatrzyć go również podpisem oraz pieczątką. Nic nie stoi na przeszkodzie, by po uzgodnieniu z kontrahentem na fakturach umieszczać również tego typu zabezpieczenia.

W związku z powyższym podpisywanie faktur nie jest elementem koniecznym, nie jest też zabronione i zależy od indywidualnego podejścia przedsiębiorcy.

Podpisywanie faktur korygujących

Jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę, w sytuacji, gdy dojdzie do pomyłki lub wystąpi zdarzenie, które zmieni dane, jakie powinny się znaleźć na fakturze.

Faktura korygująca przeważnie wymaga potwierdzenia odbioru nabywcy. Jednak od tej zasady zostały wprowadzone wyjątki. Potwierdzenie odbioru jest bowiem konieczne jedynie, gdy korekta przyczynia się do zmniejszenia kwoty VAT na fakturze. W każdym innym wypadku fakturę korygującą po prostu wysyła się do nabywcy.

Potwierdzeniem odbioru korekty może być podpis na fakturze lub mailowe poświadczenie, dodatkowo w dokumentacji najbezpieczniej jest przechowywać dowód, iż kontrahent potwierdził odbiór.

Istnieją również sytuacje, w których mimo braku potwierdzenia dopuszczalne jest obniżenie podatku VAT. Przedsiębiorca może odliczyć VAT od danej faktury korygującej, jeśli:

  • mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nie uzyskał potwierdzenia,

  • z dokumentacji wynika, że nabywca jest poinformowany o przebiegu transakcji według warunków ujętych w korekcie.

Podpisywanie not korygujących

W przypadku noty korygującej konieczne jest potwierdzenie wystawcy pierwotnej faktury. Podobnie jak w przypadku korekty takim poświadczeniem może być podpis na fakturze lub wiadomość e-mail.

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR jest dokumentem zakupu produktów rolnych, a także niektórych usług świadczonych przez rolników ryczałtowych. Od tradycyjnej faktury odróżnia ją fakt, iż dokument potwierdzający zawarcie transakcji wystawiany jest przez nabywcę, a nie przez sprzedawcę.

Niezbędne elementy faktury VAT RR zostały wymienione w art. 116 ust. 1 i 2 Ustawy o VAT. Wśród nich jako nieodzowny element prawidłowo sporządzonego dokumentu został wymieniony:

(...) czytelny podpis osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób”.

Zgodnie z powyższym, faktura VAT RR, która nie posiada podpisu nabywcy i odbiorcy, jest nieważna.

Jak widać, konieczność umieszczenia podpisu na fakturze zależna jest od tego, z jakim dokumentem mamy do czynienia.