Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady wystawiania faktur - co warto wiedzieć?

Nowe zasady wystawiania faktur obowiązują od 1 stycznia 2020 r. Zmiany zostały wprowadzone ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ministerstwo Finansów uregulowało szczegółowo zasady dokumentowania transakcji, które są ewidencjonowane przez sprzedawców.

Zasady wystawiania faktur

Fakturę otrzymają kupujący, którzy na paragonie wskażą sprzedawcy swój NIP. Zatem sprzedawcy, którzy będą zapisywać sprzedaż na kasie fiskalnej, mogą wystawić fakturę kupującemu, który poda im NIP. Numer ten następnie powinien znaleźć się na paragonie. W praktyce może pojawić się problem z umieszczeniem NIP-u na paragonie, dlatego kupujący od razu powinien zwrócić sprzedawcy uwagę, że nabywa towar jako przedsiębiorca. Wówczas sprzedawca powinien wystawić fakturę zamiast paragonu. Warto pamiętać, że za pomocą kas fiskalnych należy rejestrować sprzedaż wyłącznie wobec konsumentów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej.

Przykład 1.

Pani Anna, która prowadzi firmę usługową, zrobiła zakupy w sklepie meblowym. Rachunek wyniósł 1689 zł. Przy kasie pani Anna nie podała sprzedawcy NIP-u. Następnie udała się do punktu obsługi klienta i poprosiła o wystawienie faktury na podstawie paragonu za zakupy. Jednak zgodnie z nowymi zasadami wystawiania faktur sprzedawca nie będzie mógł wystawić faktury za tę sprzedaż. Z uwagi na brak NIP-u na paragonie nie można wystawić faktury za zakupy. Pani Anna, mimo że jest przedsiębiorcą, nie będzie mogła zaliczyć tych zakupów do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem praktyka polegająca na tym, że po odebraniu paragonu za zakupy od kasjera udajemy się do punktu obsługi klienta, uległa zmianie. Sprzedawca powinien przed zarejestrowaniem paragonu zapytać klienta, czy chce otrzymać paragon z kasy fiskalnej czy fakturę.

Kary za niestosowanie nowych zasad wystawiania faktur

W znowelizowanej ustawie wskazano dwa rodzaje kar za niestosowanie się do nowych przepisów w zakresie wystawiania faktur, mimo że ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje szereg sankcji w związku z naruszeniem przepisów podatkowych. Kary w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wskazanego na fakturze będą nakładane za brak wystawienia faktury przy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej i brak NIP-u przy sprzedaży na fakturze.

Zgodnie z nowymi zasadami wystawiania faktur, w szczególności wskazanych w art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem powyższego ustępu, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, nie ustala się dodatkowego zobowiązania podatkowego. Powyższych przepisów nie stosuje się do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Natomiast zgodnie z art. 109a ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku ujęcia w ewidencji przez podatnika wystawionej dla niego faktury dotyczącej sprzedaży potwierdzonej paragonem, który nie zawiera numeru, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Inne zmiany w ustawie o podatku od towarów i usług

Warto wspomnieć, że podatnik, który wybrał rozliczenie podatku należnego z tytułu importu towarów i nie rozliczył tego podatku w całości lub w części na tych zasadach, traci prawo do rozliczania podatku w deklaracji podatkowej w odniesieniu do kwoty podatku należnej z tytułu importu towarów, której nie rozliczył w deklaracji podatkowej. Podatnik jest obowiązany do zapłaty kwoty podatku wraz z odsetkami naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu do poboru kwoty należności celnych przywozowych wynikających z długu celnego (art. 33a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług).

Ewidencja sprzedaży

Podatnicy, poza wyjątkami wskazanymi w ustawie o podatku od towarów i usług, są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

  • rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
  • kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
  • kontrahentów;
  • dowodów sprzedaży i zakupów (art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Podatnicy są obowiązani przesyłać za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję łącznie z deklaracją podatkową w terminie do złożenia tej deklaracji.

Ewidencja jest przesyłana za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału w terminie do 25. dnia miesiąca następującego odpowiednio po każdym z tych miesięcy; za ostatni miesiąc danego kwartału, łącznie z deklaracją w terminie do złożenia tej deklaracji.

W przypadku stwierdzenia przez naczelnika urzędu skarbowego w przesłanej ewidencji błędów, które uniemożliwiają przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji, naczelnik urzędu skarbowego wzywa podatnika do ich skorygowania, wskazując te błędy. Natomiast podatnik w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, o którym mowa powyżej, przesyła do naczelnika urzędu skarbowego ewidencję skorygowaną w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub składa wyjaśnienia wskazujące, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu.

Jeżeli podatnik, wbrew obowiązkowi określonemu powyżej:

  • nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie;
  • w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu

naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd (art. 109 ust. 3 h ustawy o podatku od towarów usług).

Podsumowując, należy podkreślić, że nowe zasady wystawiania faktur zostały wprowadzone w celu uregulowania dokumentowania transakcji, które zarejestrowano przy sprzedaży. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o podaniu NIP-u przy sprzedaży, który umożliwi im otrzymanie faktury. Paragon z kasy fiskalnej bez NIP-u nie może być dokumentem księgowym i nie będzie mógł być podstawą rozliczenia kosztu zakupu. Na podstawie paragonu z NIP-em nie ma możliwości wystawienia faktury. Zatem sprzedawca powinien przed zapisaniem sprzedaży na kasie fiskalnej zapytać nabywcę, czy oczekuje paragonu czy faktury. Za niestosowanie się do nowych zasad wystawiania faktur przewidziano kary dla podatnika w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wskazanego na fakturze. Tak samo kary będą nakładane na nabywcę, który nie będzie stosował się do nowych przepisów. Jeśli wykaże on w ewidencji fakturę potwierdzoną paragonem fiskalnym bez NIP-u, organ podatkowy nałoży karę odpowiadającą 100% kwoty podatku wskazanego na fakturze.