Informację VAT-26 składają podatnicy, którzy chcą odliczać VAT w 100% na wydatki od pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Służy to zgłoszeniu tych pojazdów, które będą wykorzystywane jedynie na potrzeby działalności gospodarczej. Oprócz złożenia formularza VAT-26 należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu potwierdzającą użytek na cele firmowe. Jeżeli następuje zmiana wykorzystania pojazdu, trzeba złożyć aktualizację VAT-26.
Złożenie informacji VAT-26
Od 1 kwietnia 2014 roku zmieniły się przepisy dotyczące wydatków związanych z nabyciem i eksploatacją pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Na mocy nowelizacji przedsiębiorcy mają prawo odliczać tylko 50% kwoty VAT od wydatków eksploatacyjnych z wyjątkiem paliwa do samochodów osobowych, gdzie obecnie nie przysługuje odliczenie VAT. Od 1 lipca 2015 będzie również możliwe odliczenie 50% VAT od wydatków na paliwo.
Pełne odliczenie VAT przysługuje, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Ustawodawca nałożył w związku z tym dodatkowy obowiązek dokonania zgłoszenia informacji o tych pojazdach na druku VAT-26 właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym samochodem. Gdy nie zostanie to zrobione w obowiązującym terminie, za datę rozpoczęcia użytkowania tylko na potrzeby działalności gospodarczej uznaje się datę złożenia deklaracji. Oprócz złożenia druku VAT-26 konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wraz ze wskazaniem stanów licznika, co ma na celu wykluczenie użycia auta do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorcy zobowiązani są również sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
W informacji VAT-26 oprócz danych podatnika w części C należy podać:
dane dotyczące pojazdu (markę, model, numer rejestracyjny, rok produkcji),
datę nabycia pojazdu,
datę poniesienia pierwszego wydatku,
datę zmiany wykorzystania pojazdu - wypełnia się jedynie dla informacji aktualizacyjnych.
Kiedy dokonać aktualizacji VAT-26
Aktualizacji VAT-26 należy dokonać najpóźniej przed dniem, w którym następuje zmiana wykorzystania pojazdu samochodowego, ale przepisy nie precyzują dokładnie o jaką zmianę chodzi. W objaśnieniach do informacji VAT-26 określono niezbyt szczegółowo, kiedy należy dokonać aktualizacji VAT-26.
Uwaga! Aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany wykorzystania pojazdu samochodowego (z wykorzystania wyłącznie do działalności na wykorzystanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza) najpóźniej przed dniem, w którym podatnik dokonuje tej zmiany. |
Jest to jedyny warunek wyszczególniony w przepisach, zobowiązujący podatnika do złożenia aktualizacji VAT-26.
Sprzedaż samochodu a aktualizacja VAT-26
Mogłoby się wydawać, że sprzedaż samochodu nie jest zmianą wykorzystania pojazdu, a tym samym nie powoduje zmiany jego przeznaczenia, o której mowa powyżej. W tym wypadku nie powinno być zatem obowiązku złożenia aktualizacji VAT-26. Jednakże przepisy ustawy o VAT nie precyzują też, co dokładnie należy rozumieć poprzez zmianę wykorzystania pojazdu. Można to interpretować na różne sposoby i zastanowić się, czy w przypadku sprzedaży samochodu, który był wykorzystywany tylko do działalności gospodarczej, nie następuje zmiana jego przeznaczenia.
Przy sprzedaży występuje zaprzestanie wykorzystywania danego pojazdu, podatnik nie będzie miał prawa odliczać VAT od zakupów związanych z tym pojazdem, bo takie wydatki nie nastąpią, a więc od dnia sprzedaży samochód nie służy prowadzeniu działalności gospodarczej. W związku z tym w momencie zbycia pojazdu następuje obowiązek złożenia aktualizacji informacji VAT-26, ponieważ z tym dniem następuje zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego. Powyższe postępowanie potwierdza m. in. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie interpretacja indywidualna (sygn. nr IPPP2/443-799/14-2/MM) z dnia 14 listopada 2014 r.
