Wśród dokumentów dotyczących zatrudniania pracowników występują takie, których sporządzenie jest obligatoryjne, oraz takie, których sporządzać nie trzeba – chociaż czasem warto, dla celów skutecznego zarządzania. Jak w związku z tym powinniśmy traktować opis stanowiska pracy?
Obowiązki pracownika
Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). W myśl art. 100 kp pracownik ma wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. W szczególności pracownik jest obowiązany:
- przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
- przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
- dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
- przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
- przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
Obowiązki określone w wyżej podany sposób tyczą się każdego pracownika – mają charakter uniwersalny. Wiadomo jednak, że poszczególni pracownicy wykonują prace różnego rodzaju, zgodnie z treścią zawartych umów o pracę. W myśl art. 29 § 1 pkt 1 kp umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności rodzaj pracy. Najczęściej następuje to poprzez wskazanie nazwy stanowiska pracy, na którym pracownik zostaje zatrudniony.
Stanowisko pracy
W postanowieniu Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 17 listopada 2020 roku (I PK 236/19) wskazano: „Pojęcie »stanowisko pracy« nie jest zdefiniowane w podstawowych aktach prawa pracy, a w szczególności w kp, chociaż wielokrotnie w nim występuje. Ustalenia jego znaczenia należy więc poszukiwać w orzecznictwie i doktrynie prawa pracy. Według orzecznictwa pojęcie »stanowisko pracy« używane jest w dwóch głównych znaczeniach. Po pierwsze, używa się go zamiast lub obok pojęcia »rodzaj pracy«. Przez »stanowisko pracy« rozumie się więc ogół czynności organicznie związanych z tym stanowiskiem (zestaw jego funkcji). Termin ten jest innym sposobem wyrażenia tego, co można oddać za pomocą słowa »funkcja«. Mówiąc o stanowisku pracy, ma się wtedy na uwadze wszystkie funkcje przypisane do danego stanowiska. W tym znaczeniu używa się zwrotu, że »pracownik zajmuje określone stanowisko«. Po drugie, przyjmuje się, że »stanowisko pracy« stanowi element struktury organizacyjnej zakładu pracy (w znaczeniu przedmiotowym), jej najmniejszą jednostkę o określonym celu i zakresie działania. Natomiast w celu ustalenia tożsamości danych stanowisk pracy istotne jest nie tylko ich formalne wyodrębnienie w strukturze organizacyjnej zakładu pracy (przez wskazanie, nadanie określonej nazwy), lecz przede wszystkim ustalenie zakresu obowiązków i funkcji do nich przypisanych, a więc określenie rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika. Rodzaj pracy, zgodnie z interpretacją art. 29 § 1 pkt 1 KP, może być zaś określony w różny sposób”.
Zakres obowiązków na stanowisku pracy
Samo przydzielenie pracownikowi określonego stanowiska pracy często nie jest wystarczające dla jednoznacznego i wyczerpującego określenia obowiązków pracownika związanych z powierzeniem mu pracy danego rodzaju, które mogłyby być następnie skutecznie egzekwowane przez pracodawcę. Dlatego też zgodnie z art. 94 pkt 1 kp pracodawca powinien zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.
Sąd Najwyższy – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych w wyroku z 28 listopada 2017 roku (III PK 163/16) stwierdził, że sposób zaznajamiania pracowników z zakresem ich obowiązków jest uzależniony od charakteru pracy, a także wykształcenia i doświadczenia zawodowego danego pracownika, np. od pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowniczym (dyrektora sprzedaży w salonie samochodowym), posiadającego dodatkowo już doświadczenie zawodowe w branży, w której to stanowisko objął, należy oczekiwać odpowiedniej aktywności i samodzielności w realizacji obowiązków pracowniczych wynikających z zakresu obowiązków przewidzianych dla jego stanowiska. Do uczynienia zadość przez pracodawcę wymogom wynikającym z art. art. 94 pkt 1 kp wystarczy ograniczenie się w karcie zakresu obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku dyrektora sprzedaży – do nałożenia obowiązku wdrażania instrukcji sprzedaży samochodów nowych lub monitorowania zasad sprzedaży nowych samochodów w biuletynach korporacyjnych adresowanych do członków sieci dystrybucji.
Opis stanowiska pracy
Przez opis stanowiska pracy rozumie się zwykle dokument charakteryzujący dane stanowisko pracy dla potrzeb zarządzania personelem, w powiązaniu z realizacją celów działalności prowadzonej przez pracodawcę. Wspomniana charakterystyka stanowiska pracy obejmuje zazwyczaj następujące dane:
- nazwę stanowiska;
- jego cel;
- relacje z innymi stanowiskami pracy, w tym w zakresie podporządkowania (komu podlega?), zwierzchnictwa (kto jemu podlega?), zastępstw;
- zakres obowiązków (zadań, uprawnień);
- wymagania kwalifikacyjne;
- relacje z podmiotami spoza zakładu pracy (np. kontrahentami);
- warunki pracy;
- warunki wynagradzania.
Opis stanowiska pracy może być przydatny w szczególności przy prowadzeniu rekrutacji oraz dokonywaniu oceny pracy osoby zatrudnionej na stanowisku, którego ten opis dotyczy (czy spełnia wymagania wynikające z tego opisu).
Pracodawca może posługiwać się abstrakcyjnym opisem danego stanowiska pracy, przydzielając konkretny zakres obowiązków danemu pracownikowi. Zakres obowiązków w rozszerzonej postaci może zawierać wszystkie elementy zawarte w opisie stanowiska będącym swego rodzaju wzorem konkretnego zakresu obowiązków.
Czy sporządzenie opisu stanowiska pracy jest obowiązkowe?
Z prawnego punktu widzenia pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia na piśmie opisu stanowiska pracy ani bezwzględnego obowiązku sporządzenia w tej formie zakresu obowiązków, o którym mowa w art. 94 § 1 kp. Musi jednak skutecznie pracownika z tym zakresem zapoznać. Dla celów dowodowych warto uczynić to w formie pisemnej.
Podsumowując, opis stanowiska pracy, rozumiany jako jego charakterystyka, nie jest dokumentem wymaganym przepisami prawa pracy, jednakże jego sporządzenie może być przydatne do celów zarządczych.
