Poradnik Przedsiębiorcy

Zmiana stanowiska pracy – jak powinna przebiegać?

Jednym z podstawowych elementów umowy o pracę, oprócz wynagrodzenia i wymiaru etatu, jest stanowisko pracy. Podpisując umowę, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy na danym stanowisku przez określony czas za wynagrodzeniem ustalonym w umowie. Stanowisko pracy ma określony zakres obowiązków, których wykonywania pracodawca ma prawo żądać od pracownika, a pracownik ma obowiązek wykonywać te czynności sumiennie i z pełnym zaangażowaniem w ramach czasowych określonych w umowie o pracę. Niekiedy zdarza się, że w trakcie trwania umowy, pracodawca potrzebuje zmienić stanowisko pracy pracownika. Powodem mogą być na przykład zmiany restrukturyzacyjne w zakładzie pracy lub konieczność obsadzenia wolnego stanowiska pracy. Jak powinna przebiegać zmiana stanowiska pracy? Wyjaśniamy poniżej.

Stanowisko pracy – czy można zmienić jego nazwę?

Zmiana warunków umowy o pracę polegająca jedynie na modyfikacji nazwy stanowiska pracy, bez zmiany warunków pracy i wynagrodzenia, nie wymaga od pracodawcy żadnych dodatkowych procedur. Jeżeli na przykład stanowisko specjalista ds. kadr i spraw socjalnych zostanie zmienione na samodzielne stanowisko ds. kadr i spraw socjalnych i żadne dodatkowe zmiany nie będą wprowadzone, pracodawca może tylko poinformować pracownika, że zmianie ulega nazwa jego stanowiska pracy.

Może tego dokonać w formie aneksu do umowy o pracę, który powinien zostać podpisany przez pracownika.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 września 1999 roku (sygn.akt. I PKN 265/99)
„Zmiana warunków pracy polegająca wyłącznie na zmianie nazwy stanowiska, przy zachowaniu innych warunków pracy i płacy, mieści się w ramach pracowniczego podporządkowania i nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 KP). Jeżeli jednak strony zgodnie traktują taką zmianę jako element podmiotowo istotny (np. gdy nazwa implikuje prestiż stanowiska), to może ona wymagać wypowiedzenia warunków pracy”.

Ważne jest zatem, aby nowa nazwa stanowiska pracy nie była degradująca  – np. ze specjalisty ds. technicznych na rzemieślnika – ponieważ wówczas należałoby porozmawiać z pracownikiem i podpisać porozumienie zmieniające albo, jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na zmianę nazwy, wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające.

Porozumienie zmieniające a wypowiedzenie zmieniające – jaka jest między nimi różnica?

Zmiana stanowiska pracy w formie porozumienia zmieniającego jest najprostszym sposobem zmiany stanowiska pracy. Pracodawca i pracownik dogadują się na mocy porozumienia stron i zawierają aneks do umowy o pracę zmieniający stanowisko pracy. Najczęściej sytuacja taka ma miejsce w przypadku awansu, który wiąże się ze wzrostem wynagrodzenia czy wprowadzeniem dodatkowych profitów, np. dodatku funkcyjnego.

Porozumienie zmieniające może być również zawarte w przypadku zmiany stanowiska na inne, ale na równorzędnym poziomie – na przykład starszy księgowy na specjalista księgowy – o ile oczywiście pozostałe warunki umowy o pracę zostaną zachowane.

W przypadku każdej innej zmiany stanowiska należy wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające. Jest to rodzaj wypowiedzenia warunków umowy o pracę, w którym należy zawrzeć informację o tym, że pracownik do połowy okresu wypowiedzenia ma czas na to, aby odwołać się od zaproponowanych nowych warunków umowy o pracę. W takim wypadku jego umowa o pracę rozwiąże się z ostatnim dniem okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia jest uzależniony od tego, jak długo dany pracownik jest zatrudniony w firmie i wynosi:

  • w przypadku zatrudnienia krótszego niż pół roku – 2 tygodnie

  • w przypadku zatrudnienia powyżej pół roku, a krócej niż 3 lata – 1 miesiąc

  • po upływie 3 lat – 3 miesiące.

Jeżeli pracownik nie złoży sprzeciwu w wymaganym terminie, nowe warunki umowy zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie zmieniające – czy musi być skonsultowane ze związkami zawodowymi?

Wypowiedzenie zmieniające, tak jak wypowiedzenie umowy o pracę, musi zostać skonsultowane z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi. Przed wręczeniem pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego, należy utworzyć pismo z pytaniem, czy dana osoba (pracownik) korzysta z obrony związku zawodowego. Organizacje związkowe mają 5 dni na zajęcie stanowiska. Jeżeli pracownik korzysta z obrony, to należy przedstawić związkom zamiar wręczenia wypowiedzenia zmieniającego z podaniem przyczyny wypowiedzenia, która obowiązkowo musi znaleźć się na wypowiedzeniu osoby zatrudnionej na czas nieokreślony. Ważne, aby przyczyna ta nie była pozorna, tylko odpowiadająca rzeczywistym potrzebom zakładu.

Konieczność konsultacji wypowiedzenia zmieniającego dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę na czas nieokreślony.

Po upływie 5 dni (tyle czasu mają organizacje związkowe na ustosunkowanie się do wypowiedzenia) pracodawca może wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające. Ważne, żeby zrobić to w obecności świadka i w razie odmowy podpisania przez pracownika wypowiedzenia, sporządzić notatkę służbową z zajścia. Zajście to nie będzie miało wówczas znaczenia, ponieważ bieg wypowiedzenia będzie trwał od chwili, gdy pracownik mógł zapoznać się z treścią wypowiedzenia.

Komu nie można wręczyć wypowiedzenia zmieniającego?

Pracodawca musi pamiętać, że niektórzy pracownicy są szczególnie chronieni przed wręczeniem wypowiedzenia zmieniającego:

  • imiennie wskazany uchwałą zarządu zakładowej organizacji związkowej członek związku zawodowego lub inny pracownik będący członkiem danej organizacji związkowej, upoważniony do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy (art.32 ust.1 pkt 2 ustawy o związkach zawodowych);

  • społeczny inspektor pracy (art.13 ustawy z dnia 24 czerwca 1983 roku o związkach zawodowych) – w okresie pełnienia przez niego funkcji, która zgodnie z ustawą trwa 4 lata oraz rok po jej wygaśnięciu, chyba że dojdzie do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia;

  • pracownik w wieku przedemerytalnym – czyli taki, któremu brakuje 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego z wyjątkiem przypadków opisanych w art.43 Kodeksu pracy (kp), czyli w przypadku wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników lub grupy, do której dany pracownik należy oraz jeżeli pracownik chroniony utraci zdolność do pracy na danym stanowisku potwierdzoną orzeczeniem lekarskim lub też utraci bez swojej winy uprawnienia do wykonywania pracy na swoim stanowisku;

  • pracownik w trakcie usprawiedliwionej nieobecności, np. podczas zwolnienia lekarskiego, urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego itp.

Kiedy można zmienić pracownikowi stanowisko pracy bez porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego?

Pracodawca może raz w roku przenieść pracownika na 3 miesiące na inne stanowisko pracy pod warunkiem zachowanie jego dotychczasowego wynagrodzenia. W tej sytuacji nie jest wymagana zgoda pracownika.

Art.42 § 4 kp
„Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”.

Ważne jest zatem, aby nowe stanowisko nie odbiegało w znaczący sposób od tego dotychczas zajmowanego, tak aby pracownik był w stanie dzięki swojemu wykształceniu czy doświadczeniu podołać stawianym przed nim wymaganiom.

Stanowisko to nie może być również znacząco niższe – takie, na którym pracownik nie będzie mógł wykorzystywać swojej wiedzy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 8 maja 1997 roku (I PKN 131/97) stwierdzając, że powierzenie pracownikowi (technik chemik) pracy „nie wymagającej żadnych kwalifikacji zawodowych (sprzątanie) w okresie biegnącego wypowiedzenia warunków pracy i płacy stanowi naruszenie art. 42 § 4 KP. Odmowa wykonywania takiej pracy nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 KP”.

Zmiana stanowiska pracy – czy należy ponowni wykonać badania lekarskie i przejść szkolenia BHP?

Często pracodawcy zapominają, że zmiana stanowiska pracy niesie za sobą obowiązek wysłania pracownika na wstępne badania lekarskie, mimo że pracownik ma nadal ważne badanie wstępne czy okresowe. Zgodnie z art.229 § 4 kp pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy na danym stanowisku bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Sama zmiana nazwy stanowiska pracy nie wymaga od pracownika poddania się wstępnym badaniom lekarskim.

Przy ocenie, czy pracownik musi poddać się badaniom lekarskim, ważne jest to, czy nastąpiła zmiana środowiska pracy, a co za tym idzie zmiana zagrożeń na nim występujących. Dla bezpieczeństwa jednak warto wysłać każdego pracownika, któremu zmienia się stanowisko pracy na badania, aby nie narazić się na sankcje podczas kontroli BHP.

Pracownik, który zmienia stanowisko pracy, musi przejść również szkolenie BHP. Należy przeprowadzić instruktaż stanowiskowy, na którym pracownik zapozna się z zagrożeniami na danym stanowisku pracy. Wymóg taki wynika z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Instruktaż stanowiskowy powinien zostać przeprowadzony przez bezpośredniego przełożonego, a zaświadczenie z tego szkolenia powinno znaleźć się w aktach pracowniczych.