Osoby prowadzące jednoosobową działalność, mimo że postanowiły zarządzać swoją firmą w pojedynkę, nie zawsze są w stanie wszystko wykonać samodzielnie. Powody tego mogą być różne, jak np. brak doświadczenia lub wiedzy, albo po prostu brak czasu. Niezależnie od przyczyny, w każdym z tych wypadków przedsiębiorca może ustanowić pełnomocnika. Pełnomocnictwo takie może dotyczyć pojedynczo szczegółowo wskazanej czynności, lecz może mieć także charakter upoważnienia ogólnego, które pozwala pełnomocnikowi na wykonywanie niemal wszystkich tych czynności, do jakich uprawniony jest przedsiębiorca. Jeżeli przy pełnomocnictwie rodzajowym lub szczególnym nie jest problemem legitymowanie się pisemnym dokumentem od mocodawcy, to przy pełnomocnictwie ogólnym może stanowić to spory problem. W końcu noszenie przy sobie kartki papieru z upoważnieniem w czasie każdej czynności nie jest zbyt komfortowe. Rozwiązaniem może okazać się wpisanie pełnomocnictwa do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dzięki temu pełnomocnik przedsiębiorcy nie będzie zmuszony przy każdej czynności wskazywać na stosowne pełnomocnictwo, wystarczy powołanie się na dane znajdujące się w rejestrze.
Rodzaje pełnomocnictwa ustawionego w CEIDG
Oczywiście nie jest tak, że przedsiębiorca w CEIDG może wpisać wyłącznie pełnomocnictwo ogólne. Może to być także pełnomocnictwo rodzajowe, szczegółowe, a także prokura. Wszystko zależy od potrzeb firmy oraz specyfiki czynności, jakie ma wykonywać pełnomocnik przedsiębiorcy. Niezależnie jednak od rodzaju i zakresu umocowania, ustanowienie pełnomocnictwa online wydaje się w dzisiejszych czasach bardzo dobrym rozwiązaniem. W końcu aktualnie każdy dysponuje telefonem, tabletem lub laptopem, a to wystarczy, aby w szybki i prosty sposób zweryfikować, czy dana osoba ma prawo działać w imieniu przedsiębiorcy. Umocowanie przy pomocy rejestru ma jeszcze 1 zaletę – podrobienie takiego pełnomocnictwa jest niemal niemożliwe. Sfałszowanie podpisu tutaj na nic się nie zda, należy bowiem mieć dostęp do urządzeń lub danych identyfikujących przedsiębiorcę w internecie, a to już jest o wiele trudniejsze zadanie.
Umocowanie w CEIDG – pełnomocnik czy prokurent?
Przedsiębiorca do reprezentacji w sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą może powołać pełnomocnika lub prokurenta. Mimo że na pierwszy rzut oka może się wydawać, że są to analogiczne do siebie funkcje, to wybór między nimi może mieć istotne znaczenie przy ustalaniu zakresu umocowania.
Przedsiębiorca, decydując się na ustanowienie pełnomocnika lub prokurenta, musi liczyć się z tym, że taki reprezentant – o ile działa w zakresie swojego umocowania – działa w imieniu i na rzecz mocodawcy. Oznacza to, że wszelkie czynności dokonane przez powołanego przedstawiciela wywierają skutki prawne wobec osób trzecich. Mocodawca nie ma możliwości się od nich uchylić.
Pełnomocnik
W kwestii tego, kto może zostać pełnomocnikiem przedsiębiorcy, co do zasady nie ma szczegółowych wymogów. Może nim być pracownik przedsiębiorcy czy bliska mu osoba. Może być to również osoba trzecia, z którą oprócz pełnomocnictwa nie łączą przedsiębiorcy inne stosunki zawodowe. Należy jednak pamiętać, że w niektórych rodzajach spraw przepisy szczególne nakazują umocowanie pełnomocnika specjalizującego się w danej dziedzinie gospodarczej lub prawnej. I tak dla przykładu zgodnie z art. 87 Kodeksu postępowania cywilnego w procesie cywilnym pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny, w sprawach własności intelektualnej rzecznik patentowy, a w sprawach restrukturyzacji i upadłości także osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego. Ponadto pełnomocnikiem może być również osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony oraz osoba pozostająca ze stroną w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia.
Przy umocowaniu do danej czynności albo zbioru czynności przedsiębiorca musi zdecydować, jaki rodzaj pełnomocnictwa będzie dla niego odpowiedni. Przepis 98 Kodeksu cywilnego wyróżnia 3 rodzaje pełnomocnictwa:
- pełnomocnictwo ogólne – obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu,
- pełnomocnictwo rodzajowe – określa konkretny rodzaj czynności, do których dokonywania umocowany ma być pełnomocnik,
- pełnomocnictwo szczególne – obejmuje konkretną – jednorazową czynność, którą w imieniu mocodawcy ma dokonać pełnomocnik.
Warto zwrócić uwagę na udzielane pełnomocnictwo ogólne. Jest ono najczęściej wystawianym mocodawstwem. Trzeba zatem pamiętać, że uprawnia ono jedynie do dokonywania w imieniu mocodawcy czynności zwykłego zarządu. O tym, czy dana czynność jest czynnością zwykłego zarządu, należy rozstrzygać, biorąc pod uwagę specyfikę działalności przedsiębiorstwa. To, co dla jednej firmy będzie zwykłym zarządem, w przypadku innej może wychodzić poza ten zakres. Mimo powyższego przyjmuje się, że czynności zwykłego zarządu to czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa podejmowane w celu ochrony przedmiotu przedsiębiorstwa, tzw. czynności zachowawcze związane z jego normalną działalnością zarobkową, eksploatacją czy administracją. Jeżeli zatem przedsiębiorca upoważni osobę trzecią do sprzedaży części przedsiębiorstwa, zwykłe ogólne pełnomocnictwo będzie niewystarczające. W takim przypadku wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe sporządzone w formie notarialnej.
Prokurent
Przedsiębiorca w celu zlecenia prowadzenia spraw firmy może wyznaczyć także prokurenta. W przeciwieństwie do pełnomocnika prokurentem zostać może wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Najistotniejszą jednak różnicą jest to, że zakres umocowania przy prokurze nie określa mocodawca, a ustawa. Uprawnienia prokurenta nie mogą być modyfikowane, przedsiębiorca nie może ich ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Jego umocowanie jest takie samo względem wszystkich podmiotów, wobec których prokurent działa. Należy jednak pamiętać, że prokura zostaje wyłączona w stosunku do czynności przekraczających zwykły zarząd, takich jak:
- zbycie przedsiębiorstwa,
- oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
- zbycie lub obciążanie nieruchomości wchodzących w skład przedsiębiorstwa.
Chcąc upoważnić prokurenta do dokonania powyższych czynności, nieodzowne jest sporządzenie pełnomocnictwa szczegółowego określającego konkretną czynność.
Co daje ustanowienie pełnomocnictwa w CEIDG?
Pełnomocnictwo udzielone w CEIDG jest jednoznaczne w skutkach prawnych z pełnomocnictwem udzielonym tradycyjne, tj. na piśmie, stąd też wskazanie go w rejestrze w praktyce daje jedynie korzyści czysto techniczne i pozwala zaoszczędzić do kilkudziesięciu złotych. Pamiętać przy tym trzeba, że już w przypadku prokury dokonanie wpisu w CEIDG jest obowiązkowe. Bez tego ustanowienie prokurenta będzie bezskuteczne.
Dzięki ustanowieniu przedstawiciela w rejestrze przedsiębiorca przede wszystkim ułatwia pracę sobie, pełnomocnikowi oraz osobom trzecim, wobec których taki pełnomocnik działa. Pełnomocnictwo udzielane jest online, co jest formą o wiele prostszą (dla większości osób), niż ustalanie treści upoważnienia pisemnego. Warto również wskazać, że taki rodzaj umocowania jest wolny od opłat, forma pisemna to koszt 17 zł. Przy 1 pełnomocniku opłata nie jest problematyczna, jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca ustanowi ich większą liczbę, różnica może stać się odczuwalna. Kolejno pełnomocnictwo online zwalnia przedstawiciela od konieczności stałego posiadania przy sobie dokumentu z oświadczeniem woli mocodawcy.
Bardzo istotną cechą tego typu umocowania jest zwiększenie zaufania do pełnomocnika przedsiębiorcy. Jak zostało wskazane na wstępie, pełnomocnictwa online nie da się w tak łatwy sposób podrobić, dzięki czemu inni uczestnicy obrotu gospodarczego mogą łatwo sprawdzić, czy osoba podająca się za pełnomocnika przedsiębiorcy rzeczywiście nim jest. To samo tyczy się wszelkich urzędów – pełnomocnik nie potrzebuje specjalnego pełnomocnictwa do załatwienia spraw mocodawcy, urząd ma obowiązek zweryfikować uprawnienia pełnomocnika, sprawdzając wpis w CEIDG przedsiębiorcy.
Pełnomocnik przedsiębiorcy - jak ustanowić w CEIDG?
Wniosek z ustanowieniem (lub wykreśleniem) pełnomocnika może zostać złożony w formie tradycyjnej w Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy. Dokonać tego można również za pomocą portalu internetowego www.biznes.gov.pl.
Po prawidłowym ustanowieniu pełnomocnika rejestr będzie publicznie udostępniał takie informacje o przedstawicielu przedsiębiorcy jak:
- imię i nazwisko osoby fizycznej lub nazwę osoby prawnej,
- numer PESEL lub NIP;
- informację o obywatelstwie pełnomocnika (jeżeli jest osobą fizyczną),
- adres do doręczeń pełnomocnika,
- dane kontaktowe pełnomocnika, m.in. adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu,
- zakres pełnomocnictwa,
- datę udzielenia pełnomocnictwa.
Przy ustanowieniu prokury dane te będą analogiczne z tą różnicą, że zakres prokury ustanawia ustawa, nie mocodawca.
Ustanowionego pełnomocnika lub prokurenta w każdej chwili można odwołać. Przy upoważnieniu online, uchylenia pełnomocnictwa również należy dokonać przy pomocy formularza CEIDG. Trzeba jednak przy tym pamiętać, że pełnomocnictwo ustaje dopiero z chwilą otrzymania przez pełnomocnika informacji o odwołaniu albo z chwilą, w której pełnomocnik mógł się o tym z łatwością dowiedzieć. Zaleca się zatem, aby przedsiębiorca, odwołując pełnomocnika w rejestrze, poinformował o tym również samego zainteresowanego.
Podsumowując, każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG może ustanowić pełnomocnika, ujawniając ten fakt w rejestrze. Ustanowienie pełnomocnictwa w ten sposób jest równoznaczne z umocowaniem dokonanym w formie pisemnej. Zgłoszenia pełnomocnictwa można dokonać już w chwili rejestracji działalności gospodarczej bądź w późniejszym czasie w dowolnym momencie. Pełnomocnictwo ustanawia się przy pomocy formularza CEIDG-1 (dot. zmiany wpisu). Zrobić to można tradycyjnie w Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy lub online przy wykorzystaniu profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego. Oprócz danych pełnomocnika, do rejestru wprowadza się również informacje o zakresie umocowania, tj. wskazuje się, czy jest to pełnomocnictwo ogólne do dokonywania czynności zwykłego zarządu, czy też pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne do dokonywania konkretnych czynności. Za pośrednictwem rejestru, w łatwy sposób, może również odwołać pełnomocnictwo.
