Poradnik Przedsiębiorcy

Małżonek jako pełnomocnik w działalności a składki ZUS

Prowadzenie działalności gospodarczej nie wymaga, aby przedsiębiorca sam podejmował wszelkie czynności związane z jej funkcjonowaniem. Z uwagi na to, że jego majątek często przenika z majątkiem „firmowym”, niejednokrotnie zdarza się, że małżonek pomaga przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Czy małżonek jako pełnomocnik w działalności rodzi jakiekolwiek konsekwencje podatkowe, ubezpieczeniowe? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Rodzaje pełnomocnictw

W zależności od rodzaju spraw, jakimi będzie zajmował się małżonek, mogą być potrzebne różnego rodzaju pełnomocnictwa:

1) Pełnomocnik CEIDG – zgodnie z art. 38 ustawy o centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej i punkcie informacji dla przedsiębiorcy przedsiębiorca wpisany do CEIDG może opublikować za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEIDG informację o swoim pełnomocniku lub prokurencie.

Przedmiotowa informacja, zawiera:

  1. imię i nazwisko pełnomocnika lub prokurenta;
  2. numer PESEL pełnomocnika lub prokurenta, o ile taki posiada;
  3. datę urodzenia pełnomocnika lub prokurenta, o ile nie posiada numeru PESEL ani numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
  4. numer identyfikacji podatkowej (NIP) pełnomocnika lub prokurenta, o ile taki posiada;
  5. informację o obywatelstwie pełnomocnika lub prokurenta;
  6. adres do doręczeń pełnomocnika lub prokurenta;
  7. dane kontaktowe pełnomocnika lub prokurenta, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały podane;
  8. zakres pełnomocnictwa lub rodzaj i sposób wykonywania prokury;
  9. datę udzielenia pełnomocnictwa lub ustanowienia prokury.

Jak wskazuje powyższy przepis, informacja o pełnomocnictwie może zostać ujawniona w CEIDG – nie jest to obowiązek przedsiębiorcy. Jednakże z praktycznego punktu prowadzenia działalności jest to rozwiązania bardzo wygodne. Pełnomocnik wpisany do CEIDG, dokonując czynności, nie będzie musiał za każdym razem okazywać dokumentu pełnomocnictwa, a w przypadku spraw urzędowych nie będzie musiał uiszczać opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł. Oczywiście wpis do CEIDG ma charakter wtórny. Pełnomocnictwo musi zostać formalnie udzielone przed wpisem do CEIDG.

2) Pełnomocnik do spraw podatkowych – w tym przypadku wyróżnić należy pełnomocnictwo ogólne, szczególne oraz do doręczeń, które składane jest odpowiednio na formularzach:

  1. PPO-1 – pełnomocnictwo upoważnia do występowania we wszystkich sprawach podatkowych;
  2. PPS-1 – pełnomocnictwo upoważnia do występowania w konkretnej sprawie podatkowej;
  3. PPD-1 – pełnomocnictwo upoważnia do odbioru korespondencji, gdy podatnik przebywa poza UE, a nie udzielił pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego.

3) Pełnomocnictwo pocztowe – umożliwia odbiór korespondencji w punkcie pocztowym, gdy np. nikogo nie ma w siedzibie przedsiębiorcy, a listonosz zostawił awizo.

Oczywiście powyższe pełnomocnictwa nie stanowią katalogu zamkniętego, przedsiębiorca może udzielać różnego ich rodzaju, w tym do zawierania konkretnych umów czy umów z konkretnymi podmiotami.

Małżonek jako pełnomocnik w działalności

Współpraca małżonka jako osoby współpracującej może przybrać różną postać – umowę o pracę, umowę zlecenia czy umowę ustną. Przepisy nie precyzują jednoznacznie i nie narzucają szczególnej formy.

Jeżeli małżonek współpracuje przy prowadzeniu działalności gospodarczej, to w świetle prawa kwalifikuje się jako osoba współpracująca, co podlega zgłoszeniu do ubezpieczenia.

Zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz osobami z nimi współpracującymi.

Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi wskazanymi w art. 18 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4–5a, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej bądź umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Jako datę obowiązku podlegania osób współpracujących obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu uznaje się dzień rozpoczęcia współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności, wykonywaniu umowy agencyjnej albo umowy zlecenia lub współpracy z osobami fizycznymi wskazanymi w art. 18 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców do dnia zakończenia tej współpracy.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ani przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców nie definiują pojęcia „współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej”.

W tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 6 stycznia 2009 roku, sygn. akt II UK 134/08, który stwierdził, że „cechami konstytutywnymi pojęcia »współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej« w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są występujące łącznie:

  1. istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań współpracownika, które to działania nie mogą mieć charakteru wtórnego, muszą pozostawać w bezpośrednim związku z przedmiotem działalności oraz muszą charakteryzować się pewną systematycznością, stabilnością i zorganizowaniem,
  2. znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót”.

Chodzi tu o taką współpracę, bez której dochody z działalności przedsiębiorcy nie osiągnęłyby takiego pułapu, jaki zapewnia takie współdziałanie.

Odnośnie do kwestii prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego, należy wskazać, że brany jest pod uwagę przede wszystkim nie tylko adres zameldowania (zamieszkania), lecz także okoliczności, takie jak m.in. wspólny budżet domowy oraz współpraca w załatwianiu codziennych spraw. Decyduje przede wszystkim więź społeczno-gospodarcza między określonymi osobami bliskimi.

Małżonek jako pełnomocnik w działalności a forma zatrudnienia

Niestety stanowisko ZUS-u w przedmiocie zatrudniania członka rodziny jest dość niejednoznaczne w przypadku umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Odnośnie do umów o pracę, ZUS traktuje zawartą umowę o pracę jako współpracę przy prowadzeniu działalności.

Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 11 lutego 2015 roku, III AUa 678/14, „Istnienie formalnie zawartej umowy o pracę między osobą prowadzącą działalność pozarolniczą a małżonkiem tej osoby, wykonującym czynności pracownicze w faktycznych warunkach współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności, określonych w art. 8 ust. 11 ustawy systemowej, powoduje objęcie tego małżonka ubezpieczeniami społecznymi z tytułu współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności”.

Tym samym, nawet jeżeli małżonek zatrudniony jest np. na 1/10 etatu, to przedsiębiorca nie odprowadza za niego składek w sposób proporcjonalny, a musi opłacić je w pełnej wysokości, tak jak za siebie (bez ulg).

Natomiast w kwestii umów zlecenia stanowisko to jest odmienne. Jak wskazuje interpretacja wydana przez Departament Ubezpieczeń i Składek Centrali ZUS 11 maja 2013 roku:

„[…] gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudni na podstawie umowy o pracę swojego współmałżonka, z którym pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym to dla celów ubezpieczeń społecznych osoba ta jest traktowana jako osoba współpracująca.

Zasada ta nie obowiązuje natomiast, gdy osoba prowadząca działalność zawiera z własnym współmałżonkiem umowę zlecenie.

Warunkiem jest jednak, aby treść zawartej umowy i okoliczności jej wykonywania, odpowiadały warunkom określonym przepisami kodeksu cywilnego. W konsekwencji, jeżeli współmałżonek będzie wykonywał faktycznie umowę zlecenie, to będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu jako zleceniobiorca”.

Okazjonalna pomoc małżonka pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym, jaką świadczy on osobie prowadzącej działalność gospodarczą, nie wypełnia pojęcia „współpracy” w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jest to bowiem normalna realizacja obowiązków uregulowanych w art. 23 i 27 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

Jeżeli będą zachodziły jakiekolwiek wątpliwości co do konkretnego przypadku, właściwa jednostka terenowa ZUS może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia, czy dana osoba została prawidłowo zgłoszona do ubezpieczeń. Oczywiście warte podkreślenia jest to, że interpretacje ZUS-u dotyczą konkretnych przypadków, gdzie opisywane są różne stany faktyczne, dlatego też każda sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie, tak by prawidłowo dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia.