Aby umowa o pracę mogła doprowadzić do powstania stosunku pracy, niezbędne jest zachowanie kilku kluczowych warunków – są one określone nie tylko w przepisach Kodeksu pracy, ale także i w Kodeksie cywilnym. Jednym z nich jest złożenie podpisu – czy możliwa jest umowa o pracę podpisana przez pełnomocnika?
Treść umowy o pracę
W rzeczywistości każda umowa o pracę może być zakwalifikowana do umowy cywilnoprawnej, choć rzeczywiście cechuje ją wyjątkowy charakter, ponieważ doprowadza do powstania stosunku pracy, a nie typowego stosunku cywilnoprawnego. Umowa o pracę musi posiadać pewne niezbędne minimum treściowe – w przeciwnym wypadku może zostać uznana za nieważną i bezskuteczną. Ustawodawca określa podstawowe elementy każdej umowy tego rodzaju, przy czym wszystkie dodatkowe kwestie mogą być już uregulowane swobodnie przez jej strony (muszą być jednak zgodne z obowiązującym prawem oraz zasadami współżycia społecznego).
Zgodnie z treścią art. 29 § 1–2 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
- wymiar czasu pracy;
- termin rozpoczęcia pracy.
W przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa nieobecnego pracownika w umowie określa się ten cel lub okoliczności tej sytuacji przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli forma pisemna nie została zachowana, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Pełnomocnik
Czasami zdarza się, że strona określonej czynności prawnej nie jest w stanie samodzielnie i osobiście zaciągnąć danego zobowiązania. Może to wynikać z wielu różnych przyczyn – np. długiego pobytu za granicą, nieobecności spowodowanej chorobą, dużej liczby umów, które musi podpisywać pracodawca (np. w wielkich korporacjach). W takich przypadkach dopuszczalne jest skorzystanie z pomocy pełnomocnika.
Zgodnie z treścią art. 98–100 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.
Pełnomocnictwo możemy porównać do formy zastępstwa danej osoby, umocowania do podjęcia oznaczonej czynności prawnej w imieniu i na rzecz mocodawcy. Korzystanie z pełnomocnika nie jest obowiązkiem, w każdym przypadku jest to uprawnienie – pełnomocnik może być przy tym w każdej chwili odwołany, nawet bez podania jakiejkolwiek przyczyny.
Umowa o pracę podpisana przez pełnomocnika
Korzystanie ze wsparcia pełnomocnika może dotyczyć także umów o pracę. Prawo do ustanowienia pełnomocnika przysługuje tutaj zarówno pracodawcy, jak i przyszłemu pracownikowi. Ustawodawca w żaden sposób nie zakazuje tego rodzaju praktyk. Co ważne, umowa o pracę podpisana przez pełnomocnika nie musi być później potwierdzona w żaden sposób przez mocodawcę – jej treść jest wiążąca od chwili złożenia podpisu przez pełnomocnika (pod warunkiem jednak, że posiadał on w tej chwili prawidłowe i ważne umocowanie).
Przykład 1.
Krzysztof jest prezesem dużej spółki, która zatrudnia ponad 500 osób. Obecnie firma poszukuje 60 nowych pracowników. Wszystkie zadania związane z rekrutacją i podpisywaniem umowy zostały przekazane wybranemu pracownikowi, który posiada należyte pełnomocnictwo w tym zakresie. Umowy o pracę mogą być więc podpisywane przez wyznaczonego pełnomocnika – Krzysztof nie musi składać na nich swojego podpisu ani też spotykać się z nowymi pracownikami.
Przykład 2.
Julia pomyślnie przeszła przez rozmowę kwalifikacyjną w firmie X, za tydzień ma podpisać umowę o pracę na okres próbny. Niestety kobieta dosyć mocno przeziębiła się na kilka dni przed podpisaniem umowy i nie będzie w stanie przyjechać do firmy. W tej sytuacji możliwe są dwa rozwiązania – podpisanie umowy zostanie przesunięte na inny dzień albo Julia wyznaczy pełnomocnika, który podpisze umowę w jej imieniu. Jeśli zostanie wybrana druga opcja, Julia nie będzie musiała w przyszłości podpisywać swojej umowy o pracę – ta podpisana przez jej pełnomocnika będzie ważna i skuteczna.
Przykład 3.
Marcin wkrótce podpisze umowę o pracę na czas określony w dużej firmie transportowej. Pracodawca nie ma czasu na osobiste podpisywanie umów, stąd wyznaczył do tego swojego pełnomocnika. Marcin również nie może stawić się na osobiste złożenie podpisu pod umową i chciałby skorzystać z pomocy pełnomocnika, obawia się jednak, że umowa o pracę nie może zostać podpisana przez dwóch pełnomocników. Wątpliwości Marcina są jednak nieuzasadnione, ponieważ każda umowa o pracę może być podpisywana przez dwóch niezależnych od siebie pełnomocników reprezentujących dwie strony stosunku pracy.
Czy pracodawca może być pełnomocnikiem przyszłego pracownika?
Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, w której występuje. Nie wolno mu także reprezentować drugiej strony umowy, jeśli występuje już w imieniu innej osoby. Takie działania są sprzeczne z prawem i powodują nieważność dokonanej czynności prawnej. W praktyce oznacza to, że ani szef nie może podpisać umowy o pracę w imieniu swoim i swojego pracownika, ani zatrudniony nie może tego zrobić w imieniu własnym i przełożonego. Jedna osoba nie może reprezentować dwóch stanowisk w sprawie.
Przykład 4.
Karolina ma wkrótce podpisać umowę o pracę na czas nieokreślony z firmą X. Pracodawca nie może jednak stawić się w danym dniu na podpisanie umowy, więc przesłał kobiecie pełnomocnictwo, które uprawnia ją do złożenia podpisu w jego imieniu. Taka sytuacja nie jest dopuszczalna, ponieważ Karolina nie może podpisać się na umowie jako pracownik oraz jako reprezentantka pracodawcy – taka umowa będzie po prostu nieważna.
Przykład 5.
Marek został zatrudniony przez Piotra na stanowisku informatyka. Ze względu na wypadek drogowy nie może podpisać swojej umowy o pracę – będzie przebywał w szpitalu jeszcze przez 2 tygodnie. Piotr potrzebuje jednak podpisanej umowy do dokumentacji swojej firmy, w związku z czym zaproponował, że podpisze ją także w imieniu Marka – po powrocie do zdrowia mężczyzna będzie mógł sam złożyć swój podpis na umowie (Piotr uzyskał zgodę Marka na dokonanie takiej czynności i dysponuje dowodem pod postacią nagrania rozmowy mężczyzn w szpitalu). Taka możliwość nie jest jednak prawnie dopuszczalna – nawet jeśli Piotr podpisze umowę za Marka oraz we własnym imieniu jako pracodawca, to nie będzie ona uznawana za ważną i wiążącą.
Forma pełnomocnictwa do podpisania umowy o pracę
Jeśli strony zdecydują się na podpisanie umowy o pracę przez swoich pełnomocników, to należy pamiętać o pewnej kluczowej kwestii. Udzielone pełnomocnictwo musi przybierać formę pisemną, niedopuszczalne jest tutaj stosowanie formy ustnej. Oczywiście zawsze można skorzystać z formy notarialnej, ponieważ jest ona formą wyższą niż zwykła pisemna. Co do zasady pełnomocnictwo powinno stanowić integralną część podpisywanej umowy o pracę. W praktyce jednak wystarczające jest umieszczenie w umowie wzmianki o tym, że działający pełnomocnik został należycie umocowany, a udzielone mu upoważnienie jest ważne.
Podsumowanie
Możliwa jest umowa o pracę podpisana przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo musi przybierać formę pisemną i może zostać udzielone zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Pamiętajmy, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności, w której uczestniczy, ani też reprezentować dwóch stron jednocześnie – wtedy taka umowa jest z mocy samego prawa nieważna.
