Postępowanie administracyjne regulowane jest przez Kodeks postępowania administracyjnego (k.p.a.). Znowelizowany w czerwcu 2017 roku zawiera wytyczne w postępowaniu przed organami administracji publicznej.
Przepisy te stanowią część formalną prawa administracyjnego, natomiast materialną część - odrębne ustawy. Postępowanie administracyjne dzieli się na:
postępowanie administracyjne ogólne,
wyłączenia,
spory o właściwość,
postępowanie uproszczone w sprawach wydawania zaświadczeń,
postępowanie w sprawie skarg i petycji.
W jaki sposób ustalić, że to ogólne postępowanie administracyjne?
W celu stosowania przepisów o postępowaniu administracyjnym należy w pierwszej kolejności ustalić, czy postępowanie będzie się toczyć przed organem administracji publicznej. Nie należy przy tym pomijać organów powołanych w ramach realizacji partnerstwa publiczno-prywatnego. Są to podmioty, które w pewien sposób wyręczają samorząd, np. gminę, w realizacji zadań własnych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. firma zajmująca się wywozem śmieci czy wodociągi).
Kolejnym elementem badania jest ustalenie, czy organ posiada kompetencje do załatwienia naszej sprawy. Jednocześnie, czy jest właściwy miejscowo i instancyjnie.
Po ustaleniu powyższych, decydującym elementem będzie określenie charakteru sprawy. Jeśli jest ona indywidualna, czyli dotyczy konkretnej osoby (nas), z pewnością jest to postępowanie administracyjne. Oznacza to, że organ rozstrzyga o prawach i obowiązkach konkretnej osoby. Jeżeli natomiast to rozstrzygnięcie organu, czyli załatwienie sprawy ma formę decyzji (niezależnie od nazwy - może to być też koncesja czy zezwolenie) jako władczego jednostronnego rozstrzygnięcia mającego w sobie przymus państwowy, możemy być pewni, że zastosowanie będą miały przepisy k.p.a.
Wyłączenia a postępowanie administracyjne - czyli czego nie reguluje k.p.a.
Wyłączenia to “dziedziny”, dla których przepisy k.p.a. nie mają zastosowania, czyli takie, gdzie procedura będzie odmienna niż wskazana w Kodeksie, mimo że należąca do podobnej kategorii. Jest tak, ponieważ mają do nich zastosowanie odrębne przepisy, bardzo szczegółowe regulacje. Każda z wyłączonych “dziedzin” ma swój akt prawny. W nim należy szukać odpowiedzi na pytania, jak postępować w danej sprawie i przed jakimi organami. Do katalogu spraw wyłączonych, a tym samym o odrębnej regulacji, należą:
sprawy karne skarbowe,
sprawy podatkowe,
sprawy we właściwości polskich przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych,
sprawy podrzędności organizacyjnej i służbowej,
sprawy, które naruszają immunitet dyplomatyczny.
Spory o właściwość - część Kodeksu, która nie dotyczy strony, a kierowana jest do organów
W sprawie sporu między organami administracji publicznej dotyczącego tego, kto ma kompetencje do załatwienia danej sprawy, k.p.a. wskazuje organy, do których należy się zwrócić w celu jego rozstrzygnięcia. Występuje pojęcie organu wyższego stopnia, sądu administracyjnego czy ministra właściwego. Zdarza się, że kilka organów jednocześnie poczuwa się w obowiązku załatwienia sprawy, ale bywa i tak, że żaden nie czuje się właściwy. Organy szczegółowo wymienione są w art. 22 § 1 k.p.a.
Postępowanie administracyjne - w sprawie zaświadczeń
Postępowanie administracyjne dotyczące wydawania zaświadczeń traktowane jest w k.p.a. jako postępowanie uproszczone. Dokumenty poświadczające pewne prawa i obowiązki wydają organy administracji bez skomplikowanej procedury. Nie ma tam zwykle sporu stron. Pojawić się mogą jednak kwestie wymagające wyjaśnienia. O zaświadczenie należy się ubiegać, czyli wnioskować. Oznacza to, że organ nie działa z własnej inicjatywy - z urzędu. Potwierdzenie określonych faktów leży przecież w interesie osoby, która potrzebuje uzyskać taki dokument. Postępowanie to sprowadza się często do sprawdzenia danych w konkretnym rejestrze czy innych dokumentach, które są w posiadaniu organu. Nie występują w tym postępowaniu strony ani nie wydaje się decyzji (czyli nie rozstrzyga indywidualnej sprawy). Organ może jednak odmówić wydania zaświadczenia, na co przysługuje zażalenie.
Postępowanie administracyjne - w sprawach skarg i petycji
Konstytucyjnym prawem każdego obywatela jest możliwość składania skarg i petycji. Ten zapis znajdziemy w ustawie zasadniczej, w rozdziale dotyczącym praw i wolności politycznych.
Postępowanie w sprawach skarg i petycji według k.p.a. kieruje się innymi procedurami niż w postępowaniu ogólnym czy wydawaniu zaświadczeń. Postępowanie to charakteryzuje się najszerszym zakresem podmiotowym, czyli nie jest wyłącznie dla tych, którzy mają interes faktyczny lub prawny w sprawie lub kogo obowiązku lub prawa dotyczy dana kwestia. Każdy może złożyć skargę wobec swojego niezadowolenia z działalności organów. Wnioski w formie petycji są natomiast propozycją ulepszenia działań administracji.
Zasady, na których opiera się postępowanie administracyjne
Zasady to pewne filary, na których opiera się całe postępowanie. Ma je każda gałąź prawa. Można wyróżnić podział na naczelne, czyli te wywodzące się z Konstytucji i ratyfikowanej umowy o ochronie praw człowieka, oraz ogólne - mające źródło w samym Kodeksie postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej. Warto wskazać w szczególności te konstytucyjne. Należą do nich:
prawo do procesu (jednostka ma prawo bronić swojego interesu),
prawo do sądu (działania administracji są kontrolowane),
zasada praworządności (cała administracja działa na tej samej podstawie prawnej),
zasada proporcjonalności (administracja nie powinna przesadnie ingerować w życie jednostki),
zasada równości wobec prawa (ważne jest jednakowe traktowanie),
prawo do sprawiedliwego, jawnego i szybkiego procesu,
prawo do ochrony dóbr,
prawo wnoszenia petycji,
dwuinstancyjność (każde postępowanie może być rozpatrzone dwa razy).
