Premia uznaniowa, choć w teorii pozostaje świadczeniem fakultatywnym zależnym od swobodnego uznania pracodawcy, w polskiej praktyce kadrowej od dawna odgrywa rolę znacznie bardziej złożoną. Rynek pracy po pandemicznych zawirowaniach się ustabilizował, a rekordowo niskie bezrobocie w I kwartale 2025 roku oznacza silniejszą pozycję zatrudnionych w negocjacjach płacowych. W tym kontekście wielu pracodawców, aby utrzymać kluczowe kadry, wprowadziło comiesięczną premię uznaniową o stałej kwocie, zapisując ją ewidentnie lub dorozumianie w regulaminach wynagradzania. Jednak takie rozwiązanie wymaga uważnej analizy norm prawnych. Wbrew nazwie bowiem comiesięczna, niezmienna premia uznaniowa staje się elementem przewidywalnym, a co za tym idzie – przestaje być wyłącznie gestem dobrej woli pracodawcy i nabywa charakter roszczeniowy.
Definicyjna natura premii uznaniowej a praktyka kadrowa
Kodeks pracy nie zawiera odrębnej definicji premii uznaniowej, posługując się pojęciem „wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą”. Tradycyjnie utożsamia się ją z nagrodą finansową przyznawaną ad hoc za ponadprzeciętne efekty, podnoszącą motywację, a jednocześnie pozostawiającą decydentom pełną swobodę co do terminu i kwoty wypłaty. W regulaminach wynagradzania spotyka się sformułowanie, że premia jest „przyznawana według uznania zarządu bez roszczenia ze strony pracownika”. W praktyce jednak w wielu zakładach pracy ową swobodę wypiera regularność: identyczna kwota premii przychodzi wraz z pensją zasadniczą, wpływa na planowanie domowych budżetów, a pracownicy, powołując się na zasadę ochrony wynagrodzenia z art. 78 § 1 kp, oczekują jej tak samo jak pensji zasadniczej. Jeżeli taka regularność trwa minimum 3–4 miesiące, sądy coraz częściej uznają, że pracownik może skutecznie domagać się wypłaty także w kolejnych okresach rozliczeniowych, bez względu na widzimisię pracodawcy.
Kiedy regularność odbiera uznaniowość? Linie orzecznicze do 2025 roku
Kluczowe znaczenie ma tu orzeczenie Sądu Najwyższego z 3 grudnia 2024 roku (sygn. II PSK 92/24), w którym stwierdzono, że premia uznaniowa, systematycznie ewidencjonowana i uwzględniana przy kalkulacji innych składników płacowych, w praktyce jest częścią stałego wynagrodzenia. W uzasadnieniu SN podkreślił, że oznaczenie świadczenia w listach płac jako „uznaniowe” nie pozbawia go roszczeniowego charakteru, jeżeli jego wypłata stała się przewidywalna, a pracownik mógł racjonalnie zakładać, że otrzyma je w danym terminie. Tendencję tę potwierdzają wyroki sądów apelacyjnych w Krakowie (I VII Pa 12/24) oraz Wrocławiu (III APa 17/24), w których spór kończył się uwzględnieniem roszczenia o zaległą premię uznaniową, właśnie dlatego, że na przestrzeni ponad pół roku pracodawca wypłacał ją w niezmienionej wysokości, a jej zatrzymanie nastąpiło bez aneksu do umowy czy zmiany regulaminu.
Przykład 1.
W jednym z zakładów pracy 4 pracowników od 6 miesięcy otrzymuje dodatkowy składnik wynagrodzenia nazwany premią uznaniową. W praktyce premia wypłacana jest za wykonywanie dodatkowych raportów. Zadanie to zostało im zlecone w trakcie zatrudnienia jako zadanie dodatkowe, do wykonywania w podstawowych godzinach pracy. Pracownicy otrzymują co miesiąc stałą kwotę premii. Oznacza to, że wypłacany składnik nie jest „uznaniowym”, ale stałym składnikiem wynagrodzenia.
Powtarzalna premia w podstawie wynagrodzenia za nadgodziny
Z punktu widzenia rozliczeń godzin nadliczbowych najważniejszy jest art. 151¹ § 1 kp nakazujący wypłatę dodatku procentowego od „normalnego wynagrodzenia”. Jeżeli premia uznaniowa staje się stałym składnikiem, wchodzi do normy wynagrodzenia za pracę, a więc powinna być uwzględniana w podstawie do kalkulacji dodatku za nadgodziny. Zignorowanie tej zasady skutkuje zaniżeniem stawki godzinowej, co w świetle omawianego wyroku SN może rodzić konieczność wypłaty wyrównań nawet za 3 lata wstecz zgodnie z ogólnym okresem przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Eksperci z zakresu wynagrodzeń podkreślają, że w sprawach o nadgodziny to właśnie pracodawca musi wykazać, iż premia była rzeczywiście uznaniowa, a nie stała, jeżeli chce uniknąć doliczania jej do podstawy. W praktyce oznacza to konieczność rzetelnej ewidencji kryteriów przyznania premii oraz sporządzania miesięcznych not objaśniających, dlaczego dany pracownik otrzymał określoną kwotę.
Przykład 2.
Pan Marek jest pracownikiem działu obsługi reklamacji. Otrzymuje on wraz z innymi pracownikami tego działu premię uznaniową, której wysokość zależy od comiesięcznych wyników uzyskanych z ankiet wypełnianych przez obsługiwanych klientów – od 5 miesięcy w stałej kwocie 650 zł. Wynika to z tego, że co miesiąc otrzymuje najwyższy wyniki w opinii klientów. Jasno określone kryteria przyznawania premii uznaniowej powodują, że premia mimo wypłaty w stałej kwocie nie ma charakteru stałego i roszczeniowego, a zachowuje charakter premii uznaniowej
Premia uznaniowa w podstawie wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu
Rozporządzenie urlopowe z 8 stycznia 1997 roku, po ostatniej nowelizacji opublikowanej w Dz.U. 2024 poz. 535, nakazuje w § 8 ust. 1 wliczać do podstawy urlopowej wszystkie składniki wynagrodzenia o charakterze zmiennym wypłacone w 3 miesiącach poprzedzających urlop. W praktyce kadrowej oznacza to, że regularna premia uznaniowa, choćby nazwana „uznaniową”, jeżeli wpływa na konto pracownika co miesiąc, będzie częścią podstawy urlopowej. Istotne jest ustalenie, czy premia jest pomniejszana proporcjonalnie przy nieobecnościach chorobowych bądź urlopowych; jeśli tak, tym bardziej podlega uśrednieniu. Z kolei w przypadku ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zasada jest tożsama: przy obliczeniu stawki dziennej należy uwzględnić uśrednioną wielkość premii z okresu referencyjnego.
Zasiłki chorobowe, odprawy i inne świadczenia – łańcuch skutków
Utrata uznaniowości premii wpływa także na ubezpieczenia społeczne. Art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej wyłącza z podstawy świadczeń chorobowych te składniki, do których pracownik zachowuje prawo w okresie choroby. Jeśli zatem premia uznaniowa była dotąd wypłacana w pełnej wysokości niezależnie od absencji, nie wchodziła do podstawy zasiłku. Gdy jednak pracodawca wprowadził zasadę proporcjonalnego pomniejszania premii za dni nieobecności, premie uznaniowe, zgodnie z aktualizacją art. 42 ustawy, wlicza się do średniej chorobowej za okres 12 miesięcy poprzedzających zwolnienie. Analogiczne reguły stosuje się do wynagrodzenia za czas przestoju, odpraw z tytułu zwolnień grupowych, nagród jubileuszowych uzależnionych od ostatniego wynagrodzenia oraz świadczeń obliczanych od średniej, takich jak dodatek stażowy czy dodatek za pracę w warunkach szkodliwych. Dla pracodawcy oznacza to konieczność weryfikacji regulaminów pod kątem tego, czy premia jest redukowana przy nieobecnościach, aby zrozumieć jej wpływ na koszty ZUS.
Przykład 3.
Pani Anna otrzymuje co miesiąc składnik wynagradzania nazwany premią uznaniową, w stałej wysokości 500 zł. Dodatek ten nie jest pomniejszany proporcjonalnie za dni nieobecności spowodowanej chorobą. Tym samym składnik, który mimo nazwy ma charakter stały, nie będzie uwzględniany w podstawie świadczeń chorobowych, ponieważ nie jest on pomniejszany za okres nieobecności.
Transparentność wynagrodzeń a comiesięczna premia uznaniowa
Od momentu przyjęcia dyrektywy 2023/970 UE o jawności wynagrodzeń przedsiębiorcy przygotowują się do sprawozdawczości dotyczącej luki płacowej. Chociaż Polska ma czas na pełną implementację do czerwca 2026 roku, już teraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w projekcie ustawy z grudnia 2024 roku proponuje obowiązek raportowania nie tylko stawek zasadniczych, lecz także pozostałych składników wynagrodzenia. Jeżeli premia uznaniowa jest ustalana kwotowo i wypłacana wszystkim w jednakowej wysokości, stanie się łatwa do porównania w ramach raportu i może ujawnić dysproporcje płacowe. Pracodawcy, którzy chcą zachować elastyczność, powinni już dziś zadbać o jasno zdefiniowane kryteria przyznawania premii oraz dokumentować przesłanki jej ewentualnego różnicowania, tak aby móc wykazać brak dyskryminacji płacowej.
Ryzyka compliance i spory sądowe
Najpoważniejszym ryzykiem wynikającym z regularnego wypłacania premii uznaniowej jest powstanie stałego zobowiązania finansowego, którego cofnięcie wymaga wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy, a więc konsultacji z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników. Pominięcie tej drogi i jednostronne wstrzymanie premii otwiera pracownikom drogę do roszczeń o zaległe wynagrodzenie z odsetkami, a przy większej skali – do roszczeń zbiorowych. Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy, kontrolując dokumentację płacową, może zakwalifikować nieprawidłowo opisane premie jako próbę ominięcia obowiązku wypłaty dodatku za nadgodziny, co – poza nakazem wypłaty – grozi grzywną od 1000 zł do 30 000 zł na podstawie art. 281 pkt 6 kp. Bezpośrednio dotkliwe mogą być również skutki podatkowe, jeśli urząd skarbowy uzna, że przy niewłaściwej kwalifikacji wypłat doszło do zaniżenia zaliczek na PIT bądź składek ZUS.
Rekomendacje dla działów HR
Aby zachować rzeczywiście uznaniowy charakter premii, należy unikać jej sztywnego kwotowego określenia w regulaminie lub umowie o pracę i zamiast tego stosować przedział wartości powiązany z konkretnie opisanymi osiągnięciami, przy czym kryteria muszą być mierzalne, ale zarazem pozostawiać decydentom margines oceny. Jeśli organizacja chce jednak korzystać z comiesięcznej premii motywacyjnej, powinna pogodzić się z tym, że będzie to stały składnik wynagrodzenia, i uwzględnić go we wszystkich obliczeniach płacowych, urlopowych oraz ZUS‑owskich, a także w budżetach wynagrodzeń na kolejne lata. Warto też prowadzić kwartalne audyty wewnętrzne, w ramach których sprawdza się zgodność ewidencji czasu pracy, list płac i regulaminów z faktyczną praktyką wypłat. W przypadku zmian polityki premiowej bezpieczniejszym rozwiązaniem bywa wprowadzenie przejściowego okresu wygaszania premii uznaniowej, połączonego z alternatywnymi narzędziami motywacyjnymi, takimi jak benefity kafeteryjne lub jednorazowe nagrody projektowe.
Podsumowanie – najważniejsze wnioski
Comiesięczna wypłata premii uznaniowej w tej samej kwocie powoduje, że z punktu widzenia prawa pracy przestaje ona być bonusem zależnym od arbitralnej decyzji pracodawcy. Staje się roszczeniowym, stałym składnikiem wynagrodzenia, który należy wliczać do wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny, podstawy urlopowej, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a także – przy spełnieniu warunków ustawowych – do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i innych świadczeń zależnych od średniego wynagrodzenia. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować nie tylko pozwami o wyrównania, lecz także sankcjami administracyjnymi oraz negatywnymi wnioskami z raportów jawności wynagrodzeń, które weszły w fazę implementacji. Aby uniknąć sporów, organizacje muszą albo elastycznie kształtować politykę premiową, tak aby premia rzeczywiście zależała od indywidualnych osiągnięć i była wypłacana nieregularnie, albo włączyć ją na stałe do pakietu wynagrodzeń i transparentnie rozliczać we wszystkich obszarach płacowych.
Wprowadzenie premii w systemie wFirma
System wFirma.pl pozwala na kompleksowe rozliczanie pracowników, w tym również ich wynagrodzeń. Aby wprowadzić premię dla pracownika, należy wejść w zakładkę KADRY » PRACOWNICY, następnie wybrać daną osobę i przejść do sekcji DODATKI i POTRĄCENIA. Po kliknięciu przycisku DODAJ można wybrać z listy jeden z dostępnych dodatków, inny składnik wynagrodzenia lub potrącenie.
Szczególowe informacje na temat wprowadzania premii w systemie wFirma znajdują się w artykule: Czy w systemie można wprowadzić dodatki i potrącenia do wynagrodzenia?
