Poradnik Przedsiębiorcy

Czym jest premia motywacyjna i na jakich zasadach jest przyznawana?

Coraz częściej poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownicy otrzymują dodatkowe świadczenia, które mają formę pieniężną lub rzeczową. Do jednych z najpopularniejszych ponadwymiarowych składników uposażenia należy premia motywacyjna. Czym tak naprawdę jest ten rodzaj premii? Jak ją właściwie rozliczyć z pracownikiem?

Składniki wynagrodzenia

Wynagrodzenie za pracę może składać się z różnych elementów. Według Kodeksu pracy części wypłaty dzielą się na obowiązkowe i nieobowiązkowe W przypadku tych pierwszych konieczność ich przyznania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy (m.in. Kodeksu pracy, rozporządzenia urlopowego) i należą do nich na przykład:

  • wynagrodzenie zasadnicze,
  • wynagrodzenie za pracę w nocy,
  • wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
  • wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy,
  • dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
  • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.

W przypadku składników dobrowolnych zasady ich przyznawania i wypłacania zawarte są w umowach o pracę, regulaminach czy układach zbiorowych pracy funkcjonujących u danego pracodawcy. Zaliczają się do nich m.in.:

  • premie,
  • nagrody,
  • prowizje,
  • dodatki: np. funkcyjny, stażowy, motywacyjny itp.

Pracodawca może przyznać pracownikowi świadczenia niepieniężne – najpopularniejsze spośród nich to:

  • służbowy telefon, komputer, samochód,
  • prywatna opieka medyczna,
  • Multisport,
  • bilety do kina, teatru.

Czym jest premia motywacyjna?

W Kodeksie pracy nie znajdzie się definicji premii motywacyjnej, jednak bardzo często pojęcie stosuje się w kontekście przyznawania premii regulaminowej. Dzieje się tak, ponieważ premię taką otrzymuje się po spełnieniu konkretnych norm, np. osiągnięciu określonej sprzedaży produktu.

Głównym zadaniem premii motywacyjnej jest zwiększenie wydajności i efektywności pracy.

Przyjmuje się, że premia motywacyjna charakteryzuje się następującymi cechami:

  • po spełnieniu przez pracownika określonych warunków wypłata tego dodatku jest konieczna;
  • warunki uprawniające jego nabycie są jasno określone przez pracodawcę w przepisach wewnątrzzakładowych;
  • ma charakter roszczeniowy.

Wysokość premii można określić ilościowo, podając odpowiednią kwotę lub zastosować system procentowy.

Przykład 1.

Pani Anna otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł oraz premie motywacyjną. Premia motywacyjna wynosi 10% wynagrodzenia zasadniczego, jeżeli w ciągu miesiąca pani Anna sprzeda co najmniej 100 produktów promocyjnych. We wrześniu sprzedała jedynie 52, więc premii nie otrzymała. W październiku natomiast sprzedała aż 178 produktów, dlatego w tym miesiącu otrzyma premię motywacyjną w wysokości 300zł (3000zł x 10%).

Premia motywacyjna a dokumentacja

Co ważne, zasady, terminy oraz warunki uprawniające do przyznawania premii motywacyjnej powinny zostać określone w jasny, rzeczowy i mierzalny sposób w jednym z aktów, tj.:

  • układzie zbiorowym,
  • regulaminie pracy,
  • regulaminie wynagradzania,
  • regulaminie premiowania,
  • umowie o pracę.

Jeżeli u danego pracodawcy funkcjonuje układ zbiorowy lub któryś z wymienionych regulaminów, wówczas to tam powinny znaleźć się zasady przyznawania premii, a w umowie o pracę tylko informacja, że składnik wynagrodzenia taki jak premia motywacyjna jest wypłacany. Pracodawca, u którego nie ma obowiązku tworzenia regulaminu, szczegółowe zasady przyznawania i wypłaty premii powinien określić w umowie o pracę.

Roszczeniowy charakter premii motywacyjnej

Gdy premia motywacyjna jest regulowana w odpowiednich dokumentach, pracownik po spełnieniu określonych warunków ma prawo ubiegać się u pracodawcy o jej otrzymanie. Jeżeli pracodawca uchyli się od wypłaty premii, poszkodowana osoba może dochodzić swoich praw przed sądem.

Otrzymanie premii motywacyjnej zależne jest od konkretnych warunków

Przykład 2.

Pani Anna z przykładu 1. w listopadzie sprzedała 101 produktów promocyjnych. Pracodawca za ten miesiąc nie wypłacił jej premii, mimo iż pracownica spełniała warunki oraz miała odpowiednią sprzedaż. Pani Anna zwróciła się więc do pracodawcy o wypłatę premii motywacyjnej z listopada. Jeżeli pracodawca jej nie uiści, wówczas pani Anna może dochodzić swych praw w sądzie pracy.

Premia motywacyjna czy uznaniowa

Często premia motywacyjna jest mylona z premią uznaniową. Premia uznaniowa, jak sama nazwa wskazuje, przyznawana jest według uznania pracodawcy i nie ma jasno określonych warunków uprawniających do jej otrzymania. To pracodawca każdorazowo ustala, w jakiej kwocie chce przyznać pracownikowi odpowiedni dodatek finansowy i nie musi przy tym podawać powodów jego przyznania. Premia uznaniowa nie ma charakteru roszczeniowego.

W sytuacjach sporu pracownika z pracodawcą samo nazewnictwo dodatku nie ma tu znaczenia. O tym, czy dodatek jest roszczeniowy, decyduje m.in. istnienie (bądź nie) ścisłych kryteriów jego przyznawania.

Przykład 3. 

Pan Adam otrzymuje premię uznaniową, która – według zapisów w regulaminie – przysługuje za podpisanie pięciu umów z nowymi klientami. Mimo że dodatek ten nosi nazwę „premia uznaniowa”, jego charakter wskazuje, iż jest to dodatek roszczeniowy, którego warunki przyznania zostały opisane w regulaminie. Dlatego powinien być nazwany „premią motywacyjną”.

Rozliczanie premii motywacyjnej na listach płac na wFirma.pl

W systemie wFirma.pl można wprowadzać dodatki do wynagrodzenia, dzięki czemu zostaną one uwzględnione na listach płac. Można je dodawać poprzez: KADRY » trzeba kliknąć na imię i nazwisko pracownika, w otwartym oknie Szczegóły pracownika należy przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA, gdzie po kliknięciu DODAJ wybiera się INNE DODATKI.

Dodatkowi temu można nadać indywidualną nazwę, np. premia motywacyjna, oraz ustawić parametry.

Premia motywacyjna na wFirma.pl

Chcąc zwiększyć efektywność pracy, pracodawcy wprowadzają dodatkowe systemy motywacyjne, przybierające często formę premii. Przyznając premię motywacyjną, pracodawca powinien poinformować pracowników o warunkach możliwości jej otrzymania, a zapis taki umieścić w dokumencie wewnątrzzakładowym.